Si han copiado tu base de datos de clientes y la usan

¿Tienes razón?

Tres factores determinan si puedes actuar: titularidad y originalidad de la base, forma de obtención de la copia y el uso que se hace. Titularidad y originalidad: una base de datos con inversión en captación y mantenimiento tiene protección frente a extracciones no autorizadas; documentación de captación, contratos y registros de consentimiento ayudan a acreditar la titularidad. Forma de obtención: si la copia se hizo mediante acceso indebido, extracción por exempleados, compra ilícita o hacking, la reclamación es fuerte. Si el tercero compiló los mismos datos de fuentes públicas de manera independiente, tu posición es más débil.

Uso: si la tercera parte utiliza la lista para enviar ofertas a tus clientes, captar contratos o dañar tu relación comercial, hay perjuicio. Además, existe la dimensión de protección de datos: el tratamiento por un tercero debe cumplir las obligaciones de la normativa de protección de datos; si no, tienes un doble fundamento para actuar: civil y administrativo.

Cómo se soluciona

1. Conserva evidencia de tu base: exportaciones con marcas de tiempo, registros de captación (formularios, consentimientos, facturas), contratos con clientes y logs de acceso que muestren uso y mantenimiento. Guarda muestras comparativas que muestren coincidencia con los contactos que emplea el tercero.
2. Reúne pruebas del uso por terceros: correos enviados, capturas de campañas, mensajes por teléfono o SMS, y cualquier elemento que demuestre la comunicación con tus clientes por parte del competidor. Pide a clientes afectados que guarden los mensajes recibidos.
3. Comunicación fehaciente y solicitud de cesación: envía burofax al responsable exigiendo cese del uso y conservación de las pruebas. Exige la documentación sobre cómo obtuvieron los datos y solicita la destrucción o devolución de la base.
4. Denuncia ante la autoridad de protección de datos: si el tercero no cumple las exigencias de tratamiento, presenta una reclamación ante la autoridad competente aportando las pruebas. Esto puede llevar a sanciones administrativas además de la vía civil.
5. Vía judicial: si persiste el uso indebido, demanda por actos de competencia desleal y por vulneración de derechos sobre bases de datos y solicita medidas cautelares. La demanda puede reclamar indemnización y la prohibición de usar los datos.

Qué puedes hacer por tu cuenta: recopilar exportaciones, registrar consentimientos y notificar clientes. Necesitas abogado para coordinar la acción judicial, pedir medidas cautelares, y elaborar la pieza técnica que acredite la copia. Si hay delito informático, coordina también con las fuerzas de seguridad.

Qué puede pasar

1. Retirada y cesación: en muchos casos la simple notificación y la amenaza fundada de acción legal provocan que el tercero deje de usar la base y destruya las copias, que es la solución más directa.
2. Sanción administrativa y acuerdo: una reclamación ante la autoridad de protección de datos puede terminar con una sanción y obligar al responsable a cesar el tratamiento; a la vez, puedes negociar un acuerdo compensatorio por el perjuicio causado.
3. Juicio: si se litiga, el juzgado puede ordenar cesación, devolución o destrucción de la base y condena por daños. Si no logras probar la copia o el nexo con tu pérdida, puedes tener un pronunciamiento adverso y la posibilidad de costas.

Y si ganas, ¿cobras? La sentencia puede obligar a indemnizar, pero la percepción efectiva depende de la solvencia del demandado. En muchos casos se combina la vía administrativa para lograr resultados más rápidos y efectivos.

Errores que arruinan el caso

• No conservar los registros de captación y consentimientos de tus clientes.
• No documentar cuándo y cómo accedieron empleados o terceros a la base.
• No pedir a clientes que guarden mensajes recibidos de la parte infractora.
• No coordinar la acción de protección de datos con la reclamación civil, perdiendo opciones de sanción.
• Intentar desactivar cuentas de un tercero por vías irregulares que perjudiquen tu credibilidad y la validez de las pruebas.