Problemas con la presentación electrónica de ofertas (e-procurement)

¿Tienes razón?

Cuando la plataforma de presentación electrónica falla, la pregunta clave no es tanto si ocurrió la caída —que puede ocurrir— sino quién puede demostrar qué pasó y si la administración aceptará la incidencia como justificante. Lo que determina si tienes razón son tres cosas: 1) la existencia de prueba contemporánea de la incidencia (capturas de pantalla con hora, logs de la plataforma, mensajes de error); 2) la relación temporal entre la incidencia y el cierre del plazo (es decir, que el problema coincidiera con tu intento de presentar); y 3) el comportamiento de la entidad contratante ante tu queja (si la administración tiene un registro de incidencias o procedimientos internos que permitan subsanar o admitir ofertas fuera de plazo por causa de la plataforma).

Si tienes documentos que muestran intento de presentación y mensajes de error, tu posición es fuerte. Si solo recuerdas que te falló el ordenador y no hiciste nada más, la prueba es débil. Tampoco es automática la aceptación: hay licitaciones que exigen entregar justificantes concretos y otras que son más flexibles.

Cómo se soluciona

1. Reúne y preserva toda la prueba. Haz capturas de pantalla donde se vea la fecha y hora del sistema, el error y la URL; descarga cualquier archivo de log que la propia plataforma ofrezca. Si la plataforma envía un correo de error o rechazo, guárdalo en formato original. Si llamaste o abriste chat con soporte, exporta la conversación.

1. Envía una reclamación por escrito y de forma fehaciente a la entidad contratante. Utiliza burofax con acuse de recibo y certificación de contenido o el medio oficial que indique la propia plataforma para incidencias. En el escrito describe con precisión la hora, el error, el número de expediente y adjunta las pruebas. Pide la anotación que corresponda en el expediente electrónico.

1. Notifica al soporte técnico de la propia plataforma administrativa. Algunas plataformas administradas por comunidades o por la Oficina de Contratación central generan actas de incidencia que la administración puede consultar. Solicita un informe técnico por escrito si te lo facilitan.

1. Conserva evidencia alternativa de tu actividad. Por ejemplo, exporta la oferta desde el sistema local (ZIP firmado, documentación firmada electrónicamente), haz un sello temporal (timestamp) si tu certificado lo permite y guarda justificantes de pago de fianzas o tasas vinculadas a la licitación.

1. Si la administración rechaza admitir tu incidencia, valora reclamación administrativa previa o recurso ante el órgano competente. Aquí es donde la intervención de un abogado especializado empieza a ser importante: te ayudará a estructurar la impugnación y, si procede, preparar la demanda contenciosa-administrativa.

Qué puedes hacer tú solo: capturas, burofax y solicitudes al soporte. Qué necesita profesional: analizar condiciones del expediente, preparar recurso y defender la alegación ante tribunales si la entidad mantiene el rechazo.

Qué puede pasar

1) Se arregla con una carta o anotación en el expediente. A menudo la administración admite la incidencia y permite la presentación por otro medio o extiende el plazo por motivos técnicos. En esos casos recuperas la oportunidad sin mayor coste.

2) Acuerdo o acto administrativo reconociendo la incidencia. La administración puede emitir un acto que deje constancia y declare admitida la oferta fuera de plazo por causa de la plataforma. Eso suele resolverse con comunicaciones formales y, si hay dudas sobre la interpretación, con mediación interna.

3) Recurso contencioso-administrativo. Si la entidad se niega a admitir la incidencia, puedes impugnar la exclusión o el acto que niega la admisión. En ese proceso el tribunal valorará la prueba técnica y la diligencia del licitador. Si pierdes, generalmente no podrás presentar la oferta; además, en algunos supuestos podrías asumir costas procesales si el tribunal así lo determina. Si ganas, que una sentencia reconozca la admisión no garantiza que la administración ejecute la contratación: si el órgano decide anular procedimiento por otras causas o adjudicar a otro, puede haber más pasos para ser contratado.

Y si ganas, ¿cobras? En procesos de contratación pública la sentencia favorable suele obligar a que se retrotraiga el procedimiento o se reconozca la posición del licitador, pero la ejecución práctica depende de la solvencia y de la situación del expediente: una sentencia es útil, pero si la administración ha adjudicado y ejecutado contratos con terceros, la solución puede ser compleja.

Errores que arruinan el caso

• No documentar la incidencia en el momento: esperar a días después y confiar en la memoria.
• No usar un medio fehaciente para reclamar a la administración (por ejemplo, no enviar burofax ni registrar la incidencia en el perfil del contratante).
• Borrar logs o sobrescribir ficheros de la oferta en el intento de corregir el fallo: conserva todo tal cual.
• Enviar la misma oferta por canales alternativos sin permiso: puede interpretarse como manipulación.
• No activar recursos técnicos disponibles (por ejemplo, solicitar informe de la plataforma) y quedarte con pruebas débiles.