Si no te entregan tu historia clínica y la necesitas

¿Tienes razón?

Su reclamación depende de tres cosas concretas: quién custodia la historia clínica, si usted es el titular de la información y si hay una razón legítima para restringir el acceso. En Colombia la historia clínica es un documento clínico que pertenece al establecimiento de salud en cuanto a custodia, pero usted, como paciente, tiene el derecho a conocer y obtener copia de la información que le concierne. Si el documento existe y usted es la persona afectada (o su representante legal), a priori tiene derecho a copia.

Hay excepciones: cuando el acceso puede poner en riesgo la salud o la vida de la persona o de terceros, o cuando hay datos de terceros que no pueden revelarse sin su autorización. También influye la titularidad de la información —si la atención fue en una entidad pública o privada— y si la entidad alega motivos administrativos o falta de formato para negarla. En la práctica, muchas negativas se justifican con alegatos técnicos que no resisten un requerimiento formal. Si usted recibió atención, pagó o la atención aparece en algún registro, la probabilidad de acceder es alta; si la atención fue informal sin registro, el caso es más débil.

Cómo se soluciona

1. Reúna la prueba básica: nombre del profesional que lo atendió, fecha aproximada de la atención, recibos o pagos, resultancias de exámenes, fotos o mensajes donde aparece la referencia a la atención. Si tiene identificación del paciente, llévela. Exporte conversaciones de mensajería y guárdelas en un lugar seguro.

1. Pida copia por escrito: redacte una solicitud dirigida a la entidad que custodia la historia clínica. Indique claramente que solicita copia simple o copia fiel del documento y por qué la necesita. Entregue la solicitud con constancia de recibido o por un medio que deje rastro. Guarde copia de la solicitud y del comprobante de entrega.

1. Use el derecho de petición si la entidad no responde o responde negativamente. El derecho de petición obliga a la entidad a contestar por escrito. En su solicitud explique la finalidad y adjunte documento de identidad que acredite su relación con la historia (si actúa como representante, anexe el poder o la documentación que lo acredite).

1. Si la respuesta es insuficiente o si la entidad tarda, valore la acción de tutela para proteger su derecho fundamental a la salud y al acceso a la información. La tutela es una vía rápida que no exige abogado y que busca proteger derechos fundamentales; es especialmente útil cuando necesita la historia para una intervención, para una reclamación ante aseguradora o para acreditar hechos en un proceso.

1. Si hay conflicto técnico (por ejemplo, la entidad exige autorización de terceros por datos de otra persona), pida a la entidad que entregue una versión con las partes protegidas o que permita ver el documento en sala. Si hay un interés judicial o administrativo, informe en su petición que la historia se solicita para ejercer derechos en trámite.

1. Si necesita certificar el contenido, pida copia fiel o certificada. Para efectos administrativos y judiciales, una copia certificada o una constancia oficial de la entidad es más sólida.

En muchos casos la primera carta con constancia de recibido resuelve el problema. Si la entidad alega seguridad o formatos, solicite que le indiquen cómo puede obtener la copia (por correo, en físico, por plataforma electrónica) y que le confirmen el procedimiento para aportar pruebas en trámites ante EPS o aseguradoras.

Qué puede pasar

1. Solución con entrega directa: la entidad entrega la copia tras la solicitud escrita o tras el derecho de petición. Es la salida más rápida y frecuente. A veces pedir copia en establecimiento distinto o hablar con el jefe de historia clínica acelera la entrega.

1. Acuerdo administrativo o conciliación: la entidad propone entregar sólo parte de la información o una versión con datos reservados; usted puede aceptar un acuerdo si la información que recibe es suficiente para su fin (por ejemplo, para tramitar una incapacidad o una reclamación ante la EPS). Un acuerdo puede ser práctico si valora rapidez frente a obtener todo el documento.

1. Recurso judicial: si la entidad niega por razones que usted considera injustificadas, la acción de tutela o una acción de reparación patrimonial (si hubo daño) son vías posibles. En un proceso, la entidad puede verse obligada a entregar copia certificada y a reparar el daño por la demora o la negativa injustificada.

Y si gana, ¿cobra? Una sentencia que ordene entrega obliga a la entidad, pero obtener una reparación económica depende de que demuestre daño y de la capacidad de la entidad para responder. En ocasiones una orden judicial basta para que la entidad entregue la historia sin más compensación.

Errores que arruinan el caso

• No dejar constancia por escrito: reclamar sólo de palabra facilita la negativa. Siempre pida constancia de recibido.
• No conservar pruebas: eliminar mensajes, no sacar fotos de las órdenes o no guardar recibos dificulta demostrar la atención.
• Firmar autorizaciones amplias sin leer: una autorización mal redactada puede facilitar que la entidad niegue copia alegando reserva de terceros.
• No acreditar la representación: si actúa en nombre de otra persona, no presentar poder o documentos que lo acrediten lleva a que la entidad niegue la entrega.
• Empezar demandas sin agotar el derecho de petición: en muchos casos la vía administrativa previa es obligatoria o práctica antes de acudir a la tutela o a la demanda.