Mi cooperativa enfrenta una inspección laboral: cómo responder

¿Tienes razón?

Que haya una inspección no significa culpa; tres cosas condicionan el resultado.

1) Qué compruebe la inspección. La Inspección puede revisar contratos de trabajo, cotizaciones, registro horario, seguridad social, prevención de riesgos y cumplimiento de convenios. El alcance de la actuación determinará si existen vulneraciones que deban corregirse.

2) Calidad de la documentación. Si los contratos, nóminas y seguros están en orden y pueden justificarse con registros, la cooperativa parte de mejor posición. Los errores formales —registro horario defectuoso, diferencias entre salario pactado y cotizado— son el foco habitual.

3) Reacción de la cooperativa. Colaborar, aportar documentación y dejar constancia de las medidas adoptadas suele reducir consecuencias. En cambio, obstaculizar la actuación o negar información puede empeorar la valoración inspector.

Si la documentación y los registros están en regla y hay respuestas claras a las consultas, lo habitual es que la inspección termine sin sanción grave. Si hay irregularidades, habrá propuesta de acta y posible sanción.

Cómo se soluciona

1. Identifica al inspector y el alcance de la visita. Pide su identificación y el documento que justifica la inspección. Anota qué capítulos van a revisar. Esto lo hace el responsable de recursos humanos o el administrador.

1. Reúne documentación inmediata. Prepara contratos, altas en Seguridad Social, últimos recibos de salarios, registros de jornada, libros de visitas, partes de bajas, documentaciones de prevención de riesgos y cualquier convenio aplicable. Si hay pólizas de seguro o certificados de formación, tenlos a mano.

1. Designa un interlocutor y toma nota. Nombra quien atienda a la inspección; esa persona debe registrar las preguntas y la documentación entregada. Entrega siempre copia sellada o acuse de recepción de lo que entregues. No improvises respuestas: responde con datos verificados.

1. Revisa posibles irregularidades y prepara medidas correctoras. Si el inspector señala faltas formales, apunta las recomendaciones y, si procede, adopta medidas de corrección documentadas: regularizaciones a la Seguridad Social, modificaciones de contratos, rectificaciones de registro horario. Documenta la ejecución de cada medida.

1. Valora la propuesta de acta. Si el inspector propone acta con requerimiento o denuncia, tienes derecho a formular alegaciones. Las actas que contengan propuestas sancionadoras deben ser valoradas con asesoramiento jurídico para decidir si impugnar o negociar su moderación.

1. Si hay requerimientos económicos, negocia o recurre. En caso de propuesta de sanción, puedes presentar alegaciones y aportar pruebas de las correcciones adoptadas. Si no prospera, existe la vía administrativa y, posteriormente, la judicial.

Qué puede pasar

1) La inspección finaliza con observaciones menores y sin sanción. Con documentos en regla y medidas correctoras rápidas, es frecuente que el inspector emita propuestas de mejora sin abrir expediente sancionador.

2) Se acuerda regularización y medidas correctoras. La Inspección puede requerir la regularización de altas, cotizaciones o contratos y fijar un plazo para que la empresa lo cumpla. Aceptar y documentar correcciones suele minimizar sanciones.

3) Propuesta de acta con sanción. Si se detectan incumplimientos graves, el inspector puede levantar acta con propuesta de sanción administrativa. En ese caso, tienes derecho a alegar y a presentar pruebas en impugnación administrativa y, si procede, contencioso-administrativa.

Y si ganas, ¿cobras? Aquí no se cobra; ganar significa anular una sanción o reducir su importe. Pero una resolución favorable no devuelve el tiempo o molestias; por eso es preferible adoptar medidas preventivas que eviten la inspección sancionadora.

Errores que arruinan el caso

• Entregar documentación sin registro de entrega: deja constancia por escrito y pide acuse.
• Responder oralmente sin comprobar datos: una declaración errónea puede usarse en tu contra.
• Ocultar información o intentar retrasar la inspección: la obstrucción agrava la situación.
• No documentar las medidas correctoras: si no hay pruebas de que corregiste, las alegaciones pierden fuerza.
• No consultar con un especialista si el acta contiene propuestas de sanción; la impugnación técnica requiere argumentos concretos.