Me deben una factura y no contestan, ¿qué hago?

¿Tienes razón?

Que tengas razón depende de tres elementos: 1) que la factura sea correcta y esté emitida a la persona o empresa adecuada; 2) que exista prueba de la prestación o entrega (albarán firmado, aceptación del servicio, correos de conformidad); y 3) que se cumplieran las condiciones contractuales (precio, plazos, descuentos). Si la factura está mal emitida (datos del receptor equivocados) o no hay constancia de entrega, tu caso es más débil hasta que regularices esos puntos.

Para facturas entre profesionales, la factura y el albarán son prueba sólida. Cuando el cliente no contesta, la situación es distinta si la relación es con una empresa que con un particular: las empresas suelen tener departamentos de cobro y sus respuestas se registran; con un particular la comunicación puede perderse con más facilidad. También importa la forma de envío: una factura enviada por correo electrónico con acuse de lectura y un albarán firmado es más fácil de demostrar que una factura enviada sin seguimiento.

Otro asunto a considerar es la existencia de compensaciones o reclamaciones cruzadas: si el cliente alega defectos o trabajos no conformes, lo normal es que lo ponga por escrito. Si no lo hace, la falta de respuesta no extingue tu derecho, pero complica la ejecución si hay disputa sobre la calidad.

Cómo se soluciona

1) Reúne la documentación imprescindible:

• Factura original y cualquier rectificación o abono posterior.
• Albaranes o comprobantes de entrega firmados por el receptor.
• Contrato, pedidos, ofertas y correos donde se acepte el trabajo o la entrega.
• Conversaciones que acrediten aceptación del servicio y recordatorios de cobro.

2) Envía una reclamación por escrito fehaciente:

• Remite un burofax con acuse de recibo o correo certificado reclamando el pago y adjuntando la factura. Indica una propuesta de pago o advertencia formal sobre las acciones que tomarás. Conserva el acuse y el contenido.

3) Intenta la gestión de cobro extrajudicial:

• Si eres empresa, tu departamento de cobros o una empresa de recobro pueden gestionar el cobro. Pide siempre un informe por escrito de las gestiones.
• Puedes ofrecer un plan de pagos a cambio de una garantía (pagaré firmado, aval, transferencia inicial).

4) Procedimiento judicial:

• Para deudas documentadas, el procedimiento monitorio suele ser la vía adecuada. Si la deuda es contestada, tendrás que acudir a la vía civil ordinaria o verbal según la cuantía.
• Necesitarás abogado y procurador cuando la cuantía y la vía lo exigieran. En la demanda habrá que acreditar la factura, el albarán y las comunicaciones.

5) Ejecución y garantía de cobro:

• Si obtienes resolución favorable, se ejecuta sobre bienes o ingresos del deudor. Para evitar largos procesos, exige garantías si aceptas fraccionamiento.

Qué puedes hacer hoy: localizar y ordenar albaranes y correos, exportar conversaciones y enviar burofax. Qué hace un abogado: redactar un burofax técnico, solicitar información al deudor sobre su solvencia, presentar el procedimiento monitorio o la demanda.

Qué puede pasar

1) Se arregla con una carta y pago. Muchas facturas se cobran tras una reclamación formal. Si aceptas un fraccionamiento, documenta todo y busca una garantía.

2) Acuerdo o conciliación. Si el deudor admite parte de la deuda, puede firmarse un acuerdo que evite juicio y detalle plazos y garantías. A veces conviene aceptar menos para evitar demora y riesgo de incobrabilidad.

3) Juicio y ejecución. Si no hay acuerdo, ir a juicio puede terminar en sentencia. Si ganas, podrás iniciar la ejecución; pero cobrar depende de los bienes del deudor. Si pierdes, puedes ser condenado a pagar costas. Por eso es importante valorar la solvencia y la evidencia documental antes de litigar.

Y si ganas, ¿cobras? Una sentencia facilita el cobro solo si hay bienes o ingresos embargables. En trámites contra empresas con activos es más factible; contra particulares con pocos bienes puede ser difícil.

Errores que arruinan el caso

• Enviar facturas sin albarán o sin prueba de aceptación del trabajo.
• No conservar correos o no exportar pruebas electrónicas.
• Aceptar acuerdos verbales sin dejar constancia por escrito.
• Iniciar una demanda sin investigar la solvencia del deudor.
• No pedir avales o garantías cuando se negocia un fraccionamiento.