Un colaborador externo alerta de posible blanqueo en mi empresa: ¿qué puedo hacer?

¿Tienes razón?

Una alerta externa no prueba culpabilidad. Determinan si la alarma tiene fundamento:

• El contenido y la verosimilitud de la alerta: si incluye datos concretos (montos, cuentas, fechas, nombres) la alerta tiene más peso que una opinión genérica.
• La posición del alertante: un proveedor con acceso a facturación aporta más que un tercero lejano.
• Existencia de documentación que corrobore la alerta: facturas, transferencias, incumplimientos de controles.
• Sus propios controles internos: empresas con políticas AML robustas suelen detectar antes problemas y la alerta indica una falla puntual; sin políticas, la alerta sirve para justificar revisión.

Si la comunicación externa viene con pruebas concretas y usted encuentra inconsistencias contables, la preocupación es legítima. Si la alerta es vaga, conviene igualmente investigarla con calma y documentar todo para demostrar diligencia.

Cómo se soluciona

1. Preserve la alerta tal cual: mantenga el correo, exporte mensajes, obtenga firma si fue presencial. Evite conversaciones informales sobre el tema que no queden registradas.

1. Active un equipo de revisión interna o compliance: contabilidad, jurídico y área operacional deberían revisar los hechos. Si no existe un área, delegue a dos personas con autoridad para ordenar una investigación. Documente quién hace qué y plazos internos.

1. Reúna prueba básica: facturas, contratos relacionados, extractos bancarios, conciliaciones, órdenes de compra y entregas, y comunicaciones internas que puedan confirmar o desmentir lo señalado.

1. Realice una verificación de cumplimiento: compruebe si las contrapartes están registradas, cuál es su beneficiario final y si existen alertas previas con bancos o agentes. Use proveedores externos de diligencia cuando haga falta.

1. Decide cómo comunicarlo: informe a la dirección y redacte un informe interno con conclusiones y medidas correctivas. Si la revisión muestra indicios serios, valora la obligación de reportar ante la entidad competente o ante la Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) según el régimen aplicable.

1. Si la alerta proviene de un colaborador externo que busca protección o insiste en confidencialidad, evalúe su credibilidad y la posibilidad de utilizar su declaración en un proceso interno o frente a la autoridad.

1. Corrija fallas administrativas: si detecta debilidades en controles KYC, en la separación de funciones o en registros, implante medidas inmediatas y documente su adopción.

Acciones que puede hacer sin abogado: preservar la alerta, convocar equipo interno, recopilar documentos y hacer un informe preliminar. Consulte asesoría legal cuando la revisión apunte a indicios de delito, o si existe posibilidad de reporte a la autoridad.

Qué puede pasar

1) Se aclara internamente con una carta explicativa. Muchas alertas se resuelven documentando la razón económica: pagos por servicios, compensaciones internas o errores contables que se corrigen con mayor control.

2) Acuerdo o mejora de controles. Puede que la solución sea administrativa: sanciones internas, rescisión de contratos con proveedores sospechosos o acuerdos con contrapartes. Aceptar una salida negociada puede evitar repercusiones penales y proteger continuidad del negocio.

3) Investigación formal. Si la revisión muestra indicios de lavado, puede iniciarse una investigación por parte de autoridades, y su banco o la UIAF pueden declarar operaciones como sospechosas. En un proceso penal existe riesgo reputacional y de medidas cautelares. Si la empresa no puede pagar sanciones o tiene bienes sujetos a embargo, la ejecución de cualquier sentencia dependerá de la situación patrimonial.

Si gana la empresa en un proceso posterior, recuperar reputación y costes no es automático; por eso documentar diligencias desde el primer momento es crucial.

Errores que arruinan el caso

• Ignorar la alerta o devolverla sin revisión documentada: evidencia negligencia.
• Tratar la alerta en privado sin dejar rastro: no documentar decisiones internas complica la defensa.
• Despedir o sancionar al alertante sin investigación: puede crear riesgos laborales y entorpecer cooperación.
• No corregir fallas detectadas: repetir la misma conducta agrava sanciones posteriores.