Mi empresa ha sido sancionada por fallos en prevención del blanqueo

¿Tienes razón?

No todas las sanciones implican conducta criminal; muchas obedecen a fallos administrativos en sistemas de prevención. Lo que define si su empresa está en una posición complicada son: 1) la existencia y eficacia de políticas y procedimientos antilavado (manuales, oficial de cumplimiento, capacitación); 2) la prueba de que la empresa efectuó la debida diligencia frente a clientes y operaciones señaladas; y 3) la intencionalidad o negligencia en el incumplimiento. Si su compañía cuenta con un programa de cumplimiento documentado y puede demostrar diligencia en los casos señalados, puede rebajar el riesgo de sanciones mayores. Si, en cambio, no hay registros de control o existe evidencia de actuación consciente para eludir reportes, la situación es más grave.

Cómo se soluciona

1. solicite el expediente administrativo: pida copia de la actuación sancionatoria y de los soportes en poder de la autoridad (Superintendencia o entidad competente). Use derecho de petición para obtener copias y pliegos de cargos.

1. realice una revisión interna exhaustiva: identifique las faltas señaladas y reúna toda la documentación del programa de cumplimiento: manuales, registros de capacitación, reportes de operaciones inusuales, políticas KYC (conozca a su cliente) y actas donde se asignó responsabilidad al oficial de cumplimiento.

1. prepare un plan de remediación: documente las medidas adoptadas para corregir fallos (actualización de procedimientos, refuerzo de controles, auditorías internas y capacitación). Detalle pruebas de implantación y seguimiento.

1. presente descargos formales y pruebas: responda al pliego de cargos aportando la documentación que acredite la existencia y aplicación de medidas de prevención. Si hay errores en la actuación de la autoridad, pida aclaraciones y aporte pruebas que contradigan los hallazgos.

1. negocie o gestione la sanción: en algunos casos es posible acordar sanciones menos gravosas o planes de cumplimiento supervisados por la autoridad. Considere proponer medidas concretas de control y seguimiento para mostrar buena fe.

1. revise responsabilidades internas: determine si hay directivos o funcionarios responsables de la falla y si procede iniciar procesos disciplinarios internos.

Acciones que puede hacer solo: solicitar copia del expediente, recopilar manuales y registros y ejecutar medidas de remediación básicas. Acciones que necesita abogado: defensa en procedimiento administrativo, negociación con la Superintendencia y valoración de recurso administrativo si procede.

Qué puede pasar

1. la sanción se revoca o se moderan medidas. Si logra demostrar que los fallos fueron formales o que implementó correcciones efectivas, la autoridad puede reducir la sanción o dejarla sin efecto.

1. acuerdo y plan de cumplimiento supervisado. Es posible llegar a un acuerdo que implique la imposición de medidas correctivas y supervisión continua en lugar de sanción económica fuerte; esto preserva la operatividad y reputación.

1. sanción firme y consecuencias administrativas y reputacionales. Si la autoridad mantiene la sanción, la empresa puede enfrentar multas, restricciones operativas o pérdida de licencias en sectores regulados. Además, la reputación y la confianza de clientes e inversores pueden verse dañadas. En algunos casos, la violación grave de deberes puede también derivar en investigaciones penales que afectan a personas naturales.

Si la empresa obtiene una decisión favorable, la normalización operativa puede tardar hasta que se actualicen registros regulatorios y se restablezca la confianza del mercado.

Errores que arruinan el caso

• no conservar evidencia de programas de cumplimiento ni registros de capacitación.
• reaccionar tardíamente y no implementar un plan de remediación comprobable.
• cambiar personal clave sin documentar la transición de responsabilidades.
• minimizar la comunicación con la autoridad: la falta de diálogo reduce la posibilidad de acuerdos.
• no revisar riesgos de clientes y mantener relaciones comerciales con contrapartes no verificadas.