Me sancionan por errores en nóminas y salarios

¿Tienes razón?

Tres factores determinan si la Inspección considera que hubo falta grave:

• Soporte de pagos. Comprobantes bancarios, recibos de nómina firmados por el trabajador, comprobantes de pago de aportes a seguridad social y libros contables son la primera línea de defensa. Si falta ese soporte, la Inspección dará mayor crédito a la reclamación del trabajador.
• Criterio en la liquidación: cómo se calcularon salarios, horas extra, recargos y prestaciones. Errores en la fórmula de liquidación o en la base salarial que se declare y adjunte con sus justificantes pueden demostrarse y rectificarse.
• Voluntad de corregir y regularizar: la existencia de acciones de la empresa para subsanar errores, como pago voluntario de diferencias o plan de regularización, reduce la posibilidad de multas severas. La Inspección valora la actitud de colaboración.

Si usted puede presentar soportes de pago coherentes y explicar la metodología de cálculo, su defensa mejora. Si la empresa no puede probar pagos o existe documentación contradictoria, la probabilidad de sanción aumenta.

Cómo se soluciona

1. Reúna los soportes financieros. Busque comprobantes bancarios, libros de nómina, liquidaciones firmadas, comprobantes de pago de seguridad social y cualquier certificado contable. Haga copias y exporte los archivos contables.
2. Recalcule las nóminas cuestionadas y prepare un informe técnico que explique las diferencias: base salarial usada, deducciones y criterios de liquidación. Si hay errores, determine la cuantía que falta y prepare propuesta de pago.
3. Conteste la propuesta de la Inspección con toda la documentación y el informe técnico. Si realiza pagos de oficio, guarde comprobantes. Mantenga comunicación escrita con la autoridad.
4. Separe lo que puede hacer usted solo y lo que requiere abogado. Usted puede reunir documentos, recalcular y proponer regularización. Necesitará abogado cuando la Inspección proponga sanción firme, si hay múltiples trabajadores afectados o si hay riesgo de responsabilidad penal por falsedad en documentos.
5. Conciliación y negociación: la conciliación extrajudicial en derecho puede servir para cerrar la controversia mediante pagos y reducciones de sanción. Un acuerdo puede ser preferible a un procedimiento largo si el monto a pagar y el riesgo son razonables.

Qué puede pasar

1. Se arregla con una corrección y pago. Si se demuestra error de buena fe y se pagan las diferencias acreditadas, la Inspección puede optar por medidas correctivas y no imponer sanción máxima.
2. Acuerdo o conciliación. Las partes pueden pactar el pago de las diferencias y una posible reducción de sanción, evitando un proceso largo. Un acuerdo inmediato suele ser eficaz para preservar relaciones laborales.
3. Procedimiento sancionador y consecuencias judiciales. Si la Inspección considera que hubo incumplimiento grave o fraude, puede imponer sanciones administrativas. Si la resolución es adversa y se confirma en sede judicial, la empresa asumirá pagos, multas y posiblemente costas. Si la empresa no paga, ejecutar la sentencia puede ser complejo.

Si gana la empresa, cobrar las sumas adeudadas depende de la solvencia del trabajador o de la empresa según quién deba pagar; si pierde, asumir los pagos puede impactar la liquidez y generar responsabilidad por falsificación de documentos si se detecta.

Errores que arruinan el caso

• No conservar recibos de pago y comprobantes bancarios; destruir nóminas o alterar registros contables empeora la situación.
• No recalcular las nóminas antes de contestar; una contestación sin cifra concreta reduce la credibilidad.
• Pagar sin documentar o hacerlo en efectivo sin recibo firmado; la falta de constancia escrita deja la empresa desprotegida.
• Intentar ocultar errores mediante acuerdos verbales con trabajadores sin dejar constancia escrita y firmada.