Mi empresa ha recibido una denuncia por facturas simuladas

¿Tienes razón?

Tres elementos marcan si la empresa está en riesgo serio ante una denuncia por facturas simuladas:

1. Existencia de respaldo económico y contractual. Si las facturas están soportadas por contratos, órdenes de compra, remisiones y pagos bancarios, la defensa es más sólida. Facturas sin contraprestación son más difíciles de justificar.

1. Participación y conocimiento de los responsables. Si la emisión fue por un empleado sin conocimiento de la dirección, la empresa puede alegar falta de dolo; si directivos autorizaron o se beneficiaron, la exposición penal y fiscal crece.

1. Consistencia contable y fiscal. Registros contables coherentes, declaraciones de renta y retención congruentes y auditorías previas pueden ayudar a cuestionar la tesis de simulación.

Si su documentación muestra operaciones reales y trazables, su posición es sólida. Si faltan soportes o hay irregularidades repetidas, la empresa enfrenta riesgo de sanciones administrativas y penal.

Cómo se soluciona

1. Asegure la documentación y evite la destrucción de pruebas.

• No elimine facturas, registros contables, correos ni contratos. Manipular evidencia puede agravar la situación y constituir un delito.
• Haga inventario de la documentación relevante y guárdela en soportes seguros.

1. Hable con su asesor contable y de impuestos.

• Solicite un análisis técnico de los soportes, pagos y operaciones que respaldan las facturas.
• Verifique conciliaciones bancarias y órdenes de compra correspondientes.

1. Notifique internamente y, si procede, al órgano de cumplimiento (si existe).

• Active protocolos internos para investigaciones disciplinarias y, si corresponde, separación cautelar de responsables.

1. Coordine la defensa y evalúe la declaración ante la Fiscalía.

• No declare por iniciativa propia sin asesoría; una declaración mal conducida puede perjudicar la defensa.
• Si la Fiscalía cita, acuda con abogado o con defensoría pública si corresponde.

1. Prepare acciones administrativas y fiscales.

• Si la DIAN u otra autoridad fiscal inicia proceso, coordine la respuesta técnica: auditorías internas, rectificaciones si procede y negociación de sanciones cuando proceda.

Qué puede hacer usted solo: asegurar la prueba y recabar la información contable. Cuándo necesita abogado: desde la primera citación de la Fiscalía o cuando la DIAN inicia investigación administrativa. Un abogado penal y tributario ayuda a coordinar la defensa.

Qué puede pasar

1) Se aclara internamente y la denuncia no prospera.

• Si hay pruebas que respalden las operaciones, la investigación puede cerrarse sin imputaciones. La empresa puede corregir registros y cooperar para evitar sanciones.

2) Acuerdo o reparación con autoridades fiscales.

• En lo fiscal, puede negociarse el pago de tributos y sanciones reducidas si se corrigen las inconsistencias y se colabora. Un acuerdo puede ser preferible a un proceso largo y costoso.

3) Investigación penal y sanciones.

• Si la Fiscalía demuestra que hubo simulación con ánimo defraudatorio, pueden surgir cargos penales contra responsables y sanciones contra la empresa. Además, la DIAN puede imponer multas y sanciones tributarias.

Y si gana, ¿cobro? Si la empresa obtiene archivo de investigación o absolución, la reputación puede recuperarse con medidas comunicativas y rectificaciones contables. Sin embargo, daño a contratos y clientes puede requerir acciones civiles para reparación, que dependen de probar el perjuicio y la relación causal.

Errores que arruinan el caso

• Destruir o alterar libros y documentos: es la peor conducta y puede convertir una defensa débil en un caso penal grave.
• No investigar internamente desde el primer momento: la falta de actuación demuestra pasividad y puede perjudicar la defensa.
• Contestar a la Fiscalía sin asesoría: respuestas improvisadas suelen favorecer la investigación.
• No coordinar con el contador y el área fiscal: incoherencias entre declaraciones y pruebas contables complican la postura defensiva.