He detectado facturas falsas en la empresa

¿Tienes razón?

Si ha detectado facturas que no corresponden a operaciones reales, su posición depende de varios factores que debe evaluar como checklist mental. Primero, quién generó el documento: si la factura la emitió un proveedor habitual la explicación puede ser un error contable; si la emite una empresa desconocida o inexistente, hay indicios claros de fraude. Segundo, cómo llegó esa factura a la contabilidad: ¿fue registrada por usted, por un tercero en la nómina contable o por un asesor externo? Tercero, la existencia de respaldo: si la factura no tiene contrato, orden de compra, remisión o entrega de bienes/servicios, es más probable que sea falsa. Finalmente, la intención: la diferencia entre una equivocación administrativa y un fraude suele estar en quién se beneficia y en patrones repetidos.

Ninguno de esos elementos por sí solo prueba que usted no tenga responsabilidad. Si la empresa respondió a la factura pagándola o compensándola, o si la factura afectó declaraciones tributarias, la situación exige más cuidado. También influye si la persona que llevó la contabilidad actuó a sus órdenes o de forma independiente. En general: cuanto mejor documente la falta de relación entre la factura y una operación real, más sólido será su caso.

Cómo se soluciona

1. Preservar la evidencia: guarde copias de las facturas, de los archivos contables, de los correos electrónicos, de las órdenes de compra, de las guías de remisión y de las comunicaciones internas. Exporte conversaciones de mensajería y haga capturas con fecha. No borre ni modifique archivos. Si la contabilidad es electrónica, exporte los registros y guárdelos en un soporte externo.

1. Identificar a los responsables internos y externos: obtenga la lista de personas que tuvieron acceso al proceso de facturación y contabilización. Solicite por escrito, a través del canal que use la empresa para comunicaciones internas, la explicación sobre la procedencia de las facturas.

1. Revisión contable y fiscal: pida una auditoría interna o externa. Si la empresa ya tiene contador o revisor fiscal, solicite que se haga una verificación de los soportes. Si no, contrate temporalmente a un contador forense o auditor que documente incongruencias.

1. Reclamación por escrito: presente una comunicación interna formal reclamando aclaración y solicitando que se conserven las pruebas. Si la factura afecta declaraciones tributarias, notifique también a la persona que presenta impuestos.

1. Herramientas administrativas: si la empresa es cliente de la DIAN para facturación electrónica, pida la consulta de trazabilidad de la factura y la validación del RUT o del NIT del emisor. Si la factura corresponde a un proveedor inexistente, recopile pruebas de la inexistencia.

1. Si hay riesgo penal: si hay indicios de que las facturas se usaron para defraudar a terceros, evadir impuestos o blanquear activos, considere denunciar ante la Fiscalía. Antes de hacerlo, documente claramente los hechos y, si procede, acuda a la revisoría fiscal o a la gerencia para que se tomen medidas internas.

1. Comunicación a terceros afectados: si la emisión o pago de facturas afectó obligaciones con bancos, socios o autoridades tributarias, informe por escrito a esos terceros.

Qué puede hacer usted solo y cuándo necesita ayuda profesional: usted puede recopilar y conservar prueba, exportar conversaciones y solicitar explicaciones internas por escrito. Necesitará contador forense y abogado cuando la situación pueda generar responsabilidad penal, cuando la empresa sea grande o la otra parte ya haya actuado (presentado impuestos, reclamado el pago), o si le ofrecen un acuerdo para evitar denuncia.

Qué puede pasar

Primer escenario: se arregla con una carta o aclaración interna. En muchos casos la empresa reconoce el error, corrige la contabilidad y presenta las declaraciones rectificatorias si hace falta. Este es el desenlace más rápido y menos costoso.

Segundo escenario: acuerdo o conciliación. Si hay daño patrimonial —por ejemplo, dinero pagado a un proveedor inexistente— puede negociarse un acuerdo con la persona que causó el perjuicio o con quien tenía la custodia de la facturación. Un acuerdo pago parcial o recuperación mediante devolución puede ser preferible a una demanda larga y costosa.

Tercer escenario: investigación penal y juicio. Si se detecta una conducta dolosa destinada a defraudar a terceros, la Fiscalía puede abrir investigación. En ese proceso se discute responsabilidad penal y se piden medidas cautelares sobre bienes. Si la Fiscalía decide imputar, la discusión es compleja: perder puede acarrear sanciones penales y responsabilidad civil subsidiaria. Además, obtener una sentencia favorable no garantiza la recuperación del dinero si el responsable no tiene bienes. Por eso, en paralelo a la vía penal suele plantearse una acción civil para asegurar bienes o solicitar medidas cautelares.

Y si gana, ¿cobro? Una sentencia condenatoria facilita el cobro si el condenado tiene bienes embargables. Si no los tiene, la sentencia será un título pero la ejecución puede no resultar efectiva. Por eso es importante valorar la solvencia del responsable antes de iniciar litigio.

Errores que arruinan el caso

• Borrar o modificar archivos contables o correos: destruye la cadena de prueba y puede convertir un buen caso en algo imposible de probar.
• No exportar conversaciones o registros electrónicos: las pruebas en el teléfono o en la nube pueden perderse.
• Confundir culpa con dolo sin pruebas: acusar penalmente sin documentar la intencionalidad puede volverse contra usted.
• Evitar los canales formales de comunicación internos: no dejar constancia escrita reduce sus opciones.
• No solicitar auditoría cuando procede: perder la oportunidad de una pericia contable que cuantifique el daño.