Constituir una filial o sucursal en España

¿Tienes razón?

La decisión entre filial y sucursal se basa en cuatro factores: responsabilidad y aislamiento de riesgos, régimen fiscal y contable, grado de autonomía operativa y facilidad administrativa. Una filial es una sociedad local controlada por la matriz colombiana; sus riesgos y obligaciones suelen limitarse a su patrimonio. Una sucursal es la misma empresa actuando en otro país, lo que implica que la casa matriz responde directamente por las obligaciones en España. También hay diferencias prácticas: la filial requiere la constitución de una sociedad conforme a la forma societaria local y su inscripción en el registro mercantil español; la sucursal requiere inscripción de la representación de la empresa extranjera y la designación de un representante legal en España. En ambos casos necesitará documentación que acredite la existencia de la empresa colombiana, poderes de representación y, en muchos casos, traducciones oficiales de esos documentos.

Documentos que importan: certificado de existencia y representación legal de la empresa colombiana, estatutos, actas de junta que aprueben la apertura de la filial o sucursal, poderes otorgados a representantes en España y documentación financiera básica. Todos los documentos oficiales deben estar legalizados o apostillados y, si procede, traducidos por traductor jurado para su validez ante autoridades españolas.

Cómo se soluciona

1. Defina la estructura (filial o sucursal) según los objetivos comerciales y el riesgo que quiera asumir. Consulte con su contador o asesor fiscal la implicación tributaria en España y en Colombia para evitar doble imposición.

1. Prepare y legalice la documentación: obtenga el certificado de existencia y demás documentos societarios en Colombia y pida la apostilla o legalización correspondiente. Tradúzcalos si la autoridad española lo exige.

1. Designe representante en España y otorgue poderes: la sucursal exige representante legal domiciliado en España; para la filial nombre apoderados y representantes que actúen ante notaría y registro mercantil.

1. Proceda a la inscripción: la filial se constituye como sociedad española y se inscribe en el registro mercantil correspondiente; la sucursal se inscribe como establecimiento permanente de la empresa extranjera. Ambas inscripciones generan obligaciones contables locales.

1. Abra cuenta bancaria y obtenga identificación fiscal local: en España necesitará un número de identificación fiscal para la entidad o la sucursal y una cuenta bancaria para operar; los bancos solicitarán documentación de la casa matriz y del representante.

1. Cumpla con obligaciones fiscales y laborales locales: registre la entidad o sucursal ante la autoridad tributaria española y cumpla con obligaciones de IVA, retenciones y cotizaciones cuando proceda. Si va a contratar personal en España, cumpla con la normativa laboral y de seguridad social local.

Qué puede hacer sin abogado: preparar documentación societaria y realizar consultas preliminares con bancos y asesores fiscales. Cuándo buscar abogado: para la constitución formal ante notaría y registro mercantil, para diseñar la estructura fiscal cruzada y para negociar contratos locales de arrendamiento o empleo.

Qué puede pasar

1) Se arregla con la constitución y puesta en marcha: si la documentación está en orden y la estrategia fiscal es coherente, la filial o sucursal inicia operaciones sin mayores imprevistos.

2) Acuerdos o rectificaciones: si las autoridades españolas hacen observaciones sobre la documentación o la traducción, suele resolverse con la presentación de papeles complementarios o correcciones administrativas.

3) Problemas administrativos o fiscales: en caso de incumplimiento de obligaciones fiscales o laborales locales, la empresa o la sucursal pueden enfrentar sanciones, multas o embargos. En una sucursal, la casa matriz puede ver afectada su responsabilidad patrimonial directa en España. Si se abre litigio, la ejecución de una sentencia en España depende de la estructura elegida y de la presencia de bienes en territorio español.

Y si gana, ¿cobro? Una sentencia favorable en España puede ejecutarse contra los bienes que la parte tenga en ese país; la existencia de una filial limita la ejecución al patrimonio de ésta, mientras que una sucursal puede exponer a la casa matriz si no hay separación efectiva.

Errores que arruinan el caso

• No apostillar o traducir los documentos colombianos correctamente.
• Elegir sucursal cuando se requiere aislamiento de riesgos, exponiendo la casa matriz a pasivos locales.
• No considerar el efecto fiscal en Colombia y España ni las obligaciones de reporte.
• No designar un representante con poderes claros en España.
• Confiar en respuestas verbales de bancos sin la documentación oficial que exigen para aperturas de cuenta y operaciones.