Riesgo de multas por incumplimiento de protección de datos: cómo actuar

¿Tienes razón?

Para saber si está en riesgo real de una sanción por incumplimiento de protección de datos debe valorar tres elementos: la naturaleza del dato (sensibles o no), la extensión del incumplimiento (un registro aislado frente a una filtración masiva) y las medidas de prevención que tenía implementadas. En Colombia, la normativa de protección de datos exige deberes de seguridad, finales y mínima intervención; si no puede demostrar que adoptó medidas técnicas y organizativas razonables y que actuó con diligencia, es más probable que una autoridad imponga sanciones.

Otras cuestiones relevantes: si el tratamiento se hizo sin base legal, si hubo afectación de derechos de titulares y si la organización cooperó cuando se le pidió información. La existencia de políticas internas, evaluaciones de impacto y registros de tratamiento reduce el riesgo de multa. No obstante, la clave práctica es la prueba: registros de decisiones, contratos con proveedores, controles de acceso y evidencias de capacitación del personal.

Cómo se soluciona

1. Haga un diagnóstico inmediato. Identifique qué datos se tratan, dónde están, con qué base legal y qué medidas de seguridad existen. Genere un informe interno que detalle las brechas encontradas y las acciones correctivas propuestas.

1. Priorice medidas técnicas básicas y documentables. Asegure accesos, aplique cifrado si procede, limite copias y establezca controles de registro de accesos. Documente cada intervención con fecha y responsable.

1. Revise contratos con proveedores y subcontratistas. Asegúrese de que existan cláusulas de tratamiento de datos, obligaciones de seguridad y mecanismos de auditoría. Exija a los proveedores exportaciones de logs si hay incidente.

1. Comunique internamente y forme al personal. Registre las sesiones de capacitación y las políticas actualizadas; eso sirve como prueba de diligencia.

1. Si ha habido afectación de titulares, evalúe si corresponde informar a la autoridad o a los titulares y prepare plantillas de comunicación. En caso de duda, obtenga asesoría técnica y legal para redactar los avisos.

1. Si recibe requerimiento de la autoridad, coopere pero con asesoría: responda puntual y documentadamente, aportando las pruebas de mitigación y las medidas adoptadas.

Qué puede hacer sin abogado: el diagnóstico inicial, la adopción de medidas técnicas básicas y la revisión de proveedores. Cuándo contratar abogado: ante un requerimiento formal de la autoridad, cuando exista posibilidad de multa elevada, o cuando se precise negociar medidas con proveedores o redactar comunicaciones oficiales.

Qué puede pasar

1) Resolución sin multa: la autoridad puede ordenar medidas de corrección o imponer comparendos administrativos leves si considera que hubo falta subsanable y cooperación.

2) Acuerdo o medidas administrativas: puede terminarse con un acuerdo que incluya planes de remediación y seguimiento. Eso evita sanción económica mayor y obliga a mejoras.

3) Imposición de sanciones: en casos de negligencia grave, la autoridad puede imponer multas y acciones correctivas. Además de la sanción, hay consecuencias reputacionales y posibles demandas civiles por perjuicios.

Si gana, ¿cobra? En materia de protección de datos, una resolución favorable para el responsable puede limitar obligaciones o evitar sanciones, pero la reparación económica por parte de terceros depende de la capacidad de éstos y de sentencias independientes.

Errores que arruinan el caso

• No documentar las medidas adoptadas: sin evidencia de diligencia es difícil defenderse.
• Ocultar el incidente a la autoridad o a los titulares: la falta de colaboración agrava sanciones.
• Confiar en cláusulas vacías con proveedores: debe poder demostrar control y auditoría.
• No realizar evaluaciones de riesgo cuando el tratamiento es alto: las autoridades valoran la prevención.
• Responder emocionalmente en comunicaciones públicas sin asesoría: puede dañarle más que ayudar.