Me piden traducciones y legalizaciones que no sé cómo sacar

¿Tienes razón?

La exigencia de traducciones y legalizaciones depende de tres factores: el tipo de documento, el país de emisión y el idioma. En términos concretos:

1) Tipo de documento. Actas de nacimiento, matrimonio, antecedentes judiciales y certificados académicos suelen exigir apostilla o legalización. Documentos públicos requieren un tratamiento distinto a los privados (contratos, certificados privados, etc.).

2) Requisito del país receptor. España, como parte del Convenio de La Haya, suele pedir apostilla en documentos públicos expedidos en países que son parte del convenio; sin embargo, la exigencia concreta puede variar según el tipo de documento y la autoridad que lo reciba.

3) Traducción. Si el documento está en español colombiano, en la práctica suele aceptarse en España sin traducción; no obstante, hay oficinas que piden traducción jurada por traductor oficial por motivos administrativos. Si le exigen traducción, debe pedir por escrito qué formato aceptan y quiénes son los traductores habilitados.

Si su caso encaja con estos requisitos, la exigencia es legítima. Si la autoridad pide trámites innecesarios, solicite que lo indiquen por escrito y la norma que lo respalda.

Cómo se soluciona

1) Pida la lista exacta por escrito. Diríjase al consulado o a la oficina de extranjería y solicite, por escrito, la relación de documentos exigidos con la indicación clara de si requieren apostilla, legalización consular o traducción jurada.

2) Separe documentos públicos de privados. Para los públicos (actas, registros, antecedentes), verifique si Colombia y el país receptor tienen convenio de apostilla. En Colombia la apostilla se tramita en la autoridad competente; solicítela sobre el documento original o la copia certificada.

3) Obtenga copias certificadas cuando sea necesario. Las copias simples no sirven si exigen apostilla. Pida la copia certificada en el registro colombiano correspondiente y solicite la apostilla sobre esa copia.

4) Traducción jurada cuando proceda. Si le exigen traducción jurada, averigüe si aceptan traductores en España o requieren traducción hecha por traductor jurado acreditado en Colombia. En muchos casos aceptan traducciones juradas por traductores oficiales en Colombia o certificadas por notaría.

5) Legalización consular si corresponde. Si por alguna razón el documento no puede apostillarse, puede requerir legalización consular; consulte con la oficina consular qué procedimiento sigue. La legalización suele ser más lenta y puede exigir pasos adicionales.

6) Documente todo el trámite. Guarde recibos, comprobantes y copias de las solicitudes de apostilla y de las traducciones. Si surge un problema, esa documentación mostrará que cumplió los requisitos.

Qué puede hacer usted solo: pedir apostillas y copias certificadas en Colombia y encargar traducciones juradas. Cuándo contratar a un gestor o abogado: si hay documentos complejos (sentencias, procesos judiciales) que requieren legalización especial, o si la administración exige requisitos contradictorios.

Qué puede pasar

1) Se resuelve con la documentación correcta. La mayoría de los casos terminan cuando el interesado aporta la apostilla y la traducción solicitada. La constancia de que ha seguido las instrucciones suele bastar.

2) Acuerdo para aceptar documentos alternativos. Algunas administraciones, ante dificultades, aceptan medios probatorios alternativos o certificados complementarios que acrediten el contenido del documento.

3) Recurso administrativo o contencioso. Si la administración exige trámites no previstos por los convenios internacionales o rechaza documentos válidos, caben recursos administrativos y, en última instancia, acciones judiciales. Estos recursos implican costes y resultados inciertos: si pierde, puede asumir costas; si gana, obligará a la administración a aceptar los documentos.

Y si gana, ¿cobro? Aquí la cuestión no es cobrar sino lograr que el expediente continúe. Una resolución en su favor obliga a la administración a proseguir el trámite, pero puede requerir seguimiento para que se ejecute efectivamente.

Errores que arruinan el caso

• Pedir apostilla sobre copias simples en lugar de sobre copias certificadas.
• No pedir por escrito qué clase de traducción aceptan y encargar una traducción que la administración no valida.
• Contratar a un gestor sin pedir referencias o recibos: exigen pagos y luego no entregan los documentos.
• Entregar documentos incompletos o no apostillados creyendo que la copia simple sería suficiente.
• No guardar recibos ni comprobantes de solicitud de apostilla o traducción.