Me han suplantado la identidad de mi empresa para contratar servicios

¿Tienes razón?

Tres factores definen si la suplantación dará lugar a responsabilidad de la empresa. Primero, la existencia de firma, autorización o documento que aparentemente formalice la contratación: si no hay firma o la firma es falsa, hay suplantación. Segundo, la diligencia del proveedor: si el proveedor contrató sin verificar la identidad o ignoró signos evidentes de fraude, su responsabilidad aumenta. Tercero, el destino y el uso de los servicios contratados: si los servicios se prestaron y se beneficiaron terceros ajenos a su empresa, la contraparte puede ser responsable por daños.

También influye cómo se manifestaron los documentos: si usaron correo corporativo falso, sellos apócrifos o documentos forjados, hay indicios claros. Si la empresa externalizó gestiones y un empleado actuó fuera de sus facultades, hay que analizar responsabilidad interna y posibilidades de nulidad del acto.

Cómo se soluciona

1. Reúna la documentación. Junte los contratos supuestamente firmados, correos, órdenes de compra, facturas y cualquier comunicación con el proveedor. Compare las firmas con documentos oficiales de la empresa y recabe soportes de contabilidad que prueben ausencia de autorización.

1. Solicite al proveedor prueba de autorización. Envíe una comunicación fehaciente pidiendo la copia de la orden firmada y el soporte de la verificación de identidad. Exija que le entreguen la información de la persona que contrató en su nombre.

1. Si hay firma falsa o suplantación, denuncie ante la Fiscalía. Presente la denuncia por suplantación y falsedad documental, adjuntando las pruebas comparativas de la firma y los documentos oficiales de la empresa.

1. Reclamo civil y medidas cautelares. Exija la nulidad del contrato y la devolución de lo pagado si aplica. Si la otra parte reclama pago, inicie conciliación extrajudicial y, si no hay acuerdo, demanda. Pida medidas cautelares si hay riesgo de desaparición de bienes.

1. Informar a terceros y autoridades. Notifique a la Cámara de Comercio, a la DIAN y a entidades financieras si la suplantación puede generar efectos fiscales o bancarios. Esto ayuda a prevenir responsabilidades tributarias o cobros indebidos.

Qué puede hacer la empresa y cuándo necesita abogado: Usted debe recopilar pruebas y comunicar al proveedor la supuesta suplantación. Necesita abogado si hay documentos con firma falsa, si la otra parte inicia cobros o si la suplantación afecta obligaciones fiscales o laborales: un abogado puede denunciar, solicitar medidas cautelares y representar a la empresa en la reclamación.

Qué puede pasar

1) El proveedor rectifica y anula el contrato. Si la suplantación queda acreditada, con frecuencia las partes acuerdan la nulidad y la devolución.

2) Acuerdo o conciliación. Puede negociar la nulidad y la reparación mediante conciliación extrajudicial, evitando un juicio largo.

3) Procesos penales y civiles. La Fiscalía puede investigar falsedad documental y suplantación; la vía civil puede ordenar nulidad y reparación. Riesgo de perder: si la empresa no puede probar la suplantación o si la conducta se atribuye a un apoderado con facultades, la responsabilidad puede recaer sobre la empresa.

Y si gana, ¿cobro? Si obtiene sentencia favorable, la ejecución depende de la existencia de bienes del contratado. La cooperacif3n entre la acción penal y la civil facilita localizar activos.

Errores que arruinan el caso

• No conservar las versiones originales de documentos para cotejar firmas.
• No pedir inmediatamente al proveedor la prueba de la autorización.
• Aceptar pagos o reconocer servicios prestados sin investigar.
• No denunciar la falsedad y permitir que la otra parte regularice la situación de forma encubierta.
• No notificar a la DIAN o a la Cámara de Comercio si hay riesgo de afectación fiscal.