Los voluntarios no son empleados por definición, pero sí tienen derechos y deberes: su estatus depende del acuerdo que tengan con la asociación y de si existe o no una contraprestación. Lo que determina su condición son el contenido del convenio de voluntariado, las labores que realizan y cómo se les remunera. Primer paso práctico: formalice la relación mediante un convenio o carta de voluntariado que deje claro funciones, duración y cobertura en riesgos.
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En Colombia los voluntarios colaboran con asociaciones sin una relación laboral típica, pero eso no significa que estén sin protección. Lo que determina su situación son: el acuerdo entre la asociación y el voluntario (convenio, carta o reglamento interno), la naturaleza de la actividad (si es formativa, altruista o sustituye trabajo remunerado) y las condiciones de la colaboración (si reciben auxilio económico, reembolso de gastos o seguridad social). Si la actividad tiene características de relación laboral —subordinación, horario fijo, prestaciones pagadas— podría entenderse como contrato de trabajo, lo que cambiaría derechos y obligaciones.
Tanto la asociación como el voluntario deben tener claro el marco: qué funciones realiza, duración del compromiso, si recibe reembolso de gastos, cobertura frente a riesgos (seguro) y mecanismos de terminación. Dejar esto por escrito evita confusiones y riesgos legales.
Qué puede hacer solo: redactar una carta de voluntariado básica y un reglamento. Cuándo llamar a un profesional: si hay dudas sobre riesgo laboral, si hay reclamaciones por accidentes o si se planea un programa masivo de voluntariado con financiación externa.
1) Arreglo simple y formalización. Lo habitual es que la relación se formalice con convenio y reglamento, se registren horas y se certifique la participación. Esto evita problemas posteriores y facilita la gestión.
2) Acuerdo con medidas de protección. Si surge un incidente (accidente, conflicto con beneficiarios), la asociación y el voluntario pueden acordar medidas de reparación o reembolsos. Un acuerdo escrito evita escaladas.
3) Recalificación laboral. Si un voluntario reclama relación laboral y demuestra subordinación, horarios rígidos y compensaciones regulares, podría solicitar reconocimiento como trabajador. Si el juez o la autoridad laboral concluye que existe relación laboral, la asociación tendría que asumir prestaciones y pagos atrasados. Si pierde una reclamación, las costas y los pasivos laborales pueden afectar la sostenibilidad de la entidad.
Y si gana, ¿cobro? El beneficio suele ser el reconocimiento de derechos y, en casos laborales, el pago de prestaciones. Pero obtener sentencia favorable no garantiza liquidez: si la asociación es insolvente, la ejecución puede resultar difícil.
Para formalidades sencillas no necesita abogado: puede preparar un convenio básico y un reglamento. Busque asesoría jurídica cuando exista riesgo de reclasificación laboral, cuando haya accidentes con reclamaciones o si el programa de voluntariado recibe fondos que exigen controles. Si la asociación califica para asistencia legal gratuita, explote esa opción para revisar contratos y pólizas.
Otros problemas frecuentes en abogados especializados en asociaciones y entidades sin ánimo de lucro
No por el simple hecho de ser voluntario. Si existe subordinación, pago regular y condiciones propias de un contrato de trabajo, puede reclamarse la relación laboral con derecho a prestaciones. La formalización y la naturaleza de la actividad marcan la diferencia.
Puede acordar horarios en el convenio, pero imponer horarios estrictos y control permanente puede acercar la relación a un contrato laboral. Es mejor fijar disponibilidad y tareas con flexibilidad.
Es recomendable si la actividad implica riesgos o desplazamientos. Un seguro de responsabilidad civil o accidente protege a la asociación y al voluntario ante reclamaciones.
Sí, la asociación puede reembolsar gastos debidamente comprobados. Documente y justifique esos pagos como reintegros, no como salario.
Mantenga un registro de asistencia firmado por el responsable del proyecto y expida un certificado oficial que detalle actividades y horas. Eso sirve para fines académicos o laborales del voluntario.
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