Problemas con la presentación electrónica de ofertas (e-procurement)

¿Tienes razón?

Si su oferta no se presentó correctamente por un fallo del sistema o por un error en la plataforma de e-procurement, su posición se valora según: el contenido de los pliegos sobre responsabilidad tecnológica; la existencia de avisos o comunicaciones oficiales sobre incidencias; la evidencia técnica que usted pueda aportar; y la igualdad de condiciones respecto a otros oferentes. Si los pliegos señalan que la responsabilidad de la correcta carga recae en el oferente, la entidad puede rechazar la propuesta aunque la falla haya sido del portal. Sin embargo, si la falla es general y afecta a varios participantes, la entidad tiene mayor obligación de adoptar medidas y compensaciones.

Verifique si la plataforma genera acuses automáticos al recibir archivos y si usted cuenta con ellos. En algunos sistemas el acuse es la prueba de recepción; en otros, el registro del envío no implica que la oferta esté conforme. Además, revise si el portal dejó registros de error y las comunicaciones del soporte técnico.

Cómo se soluciona

1. Reúna pruebas técnicas: capturas con fecha y hora, acuses del portal, correos de notificación, registros de errores, comprobantes de pago y cualquier intercambio con soporte. Guarde archivos originales y versiones temporales.

1. Notifique formalmente a la entidad convocante y al soporte de la plataforma. Describa la incidencia, adjunte evidencia y solicite que conste en el expediente de la licitación; pida escrito de respuesta o acuse.

1. Determine si procede la subsanación: si los pliegos permiten rectificar errores de forma y la entidad acepta, presente la documentación que complete la oferta. Si no, solicite motivación por escrito del rechazo.

1. Si la entidad no corrige la situación, utilice los recursos de impugnación señalados en la convocatoria. En procesos de mayor complejidad puede necesitar peritaje informático para demostrar la falla.

1. Valore soluciones prácticas: solicitar reprogramación de carga, presentar la oferta por otro medio previsto o pedir que se declare desierta la licitación si la falla afectó la competencia.

Qué puede hacer usted solo: guardar toda la prueba y notificar por los canales oficiales. Busque abogado para impugnar o para coordinar un peritaje técnico cuando la entidad niega la incidencia.

Qué puede pasar

1. Aclaración y rectificación: la entidad reconoce problemas y permite la reposición o extensión para todos los participantes, o acepta su oferta si demuestra el envío correcto. Es la solución más rápida.

1. Conciliación administrativa: la entidad ofrece soluciones particulares como admitir la oferta fuera de término o permitir subsanación. A veces conviene aceptar si la solución no perjudica sus intereses.

1. Impugnación y procedimiento: si la entidad mantiene el rechazo, puede impugnarse la decisión. En ese trámite se discutirá la validez de la exclusión y la proporcionalidad de la respuesta. Si la impugnación prospera, la autoridad puede ordenar que se reabra la recepción o que su oferta sea revaluada; si no, la exclusión se confirma. El resultado económico depende de la eficacia de la ejecución de cualquier resolución a su favor.

Y si gana, ¿cobro? En contratación pública la restitución más habitual es la posibilitad de participar o la anulación del acto; obtener una compensación económica requiere pasos adicionales y pruebas de daño.

Errores que arruinan el caso

• No conservar los acuses y capturas del proceso de carga.
• No documentar las comunicaciones con soporte.
• Intentar volver a cargar archivos sin guardar los originales que prueben el fallo.
• No revisar los requisitos técnicos de los archivos antes de subirlos (formatos, tamaños, firmas digitales).
• No usar los medios alternos que indiquen los pliegos cuando la plataforma falla.