El administrador no facilita cuentas y quiero acceder a la contabilidad

¿Tienes razón?

La legitimidad de su queja depende de si usted solicitó la documentación correctamente y de qué documentos pide. El administrador tiene la obligación de llevar la contabilidad, custodiar facturas y documentar los cobros y pagos; como propietario tiene derecho a solicitar información y copias. Si ha pedido los documentos por escrito y le han sido negados o se le entrega información incompleta, su reclamación es fundada.

También importa la existencia de un contrato de administración que establezca plazos y obligaciones. Si el administrador retiene documentación esencial o no responde a las solicitudes, la asamblea puede exigir la entrega, sancionarlo o rescindir el contrato. En casos de sospecha de irregularidades contables, la comunidad puede encargar auditoría o solicitar intervención judicial.

Cómo se soluciona

1. Haga la solicitud por escrito y con acuse de recibo: pida copia de las actas, libros contables, facturas, comprobantes de pago, conciliaciones bancarias y el libro de propietarios. Sea concreto en lo que solicita para facilitar la entrega. Guarde copia de su petición y del acuse.

1. Si el administrador responde parcialmente, revise la documentación recibida y anote las omisiones. Pida nuevamente lo que falta, especificando fechas y documentos exactos.

1. Lleve el asunto a la asamblea: solicite que se incluya la rendición de cuentas en el orden del día y que el administrador presente un informe. Si existe sospecha de irregularidad, proponga que la asamblea acuerde una auditoría externa o la revisión por un contador.

1. Si la administración sigue sin colaborar y hay indicios de malversación o manipulación, recoja pruebas (copias, correos, discrepancias bancarias) y considere pedir asesoría para presentar una demanda de rendición de cuentas o incluso una denuncia ante la autoridad competente si hay indicios de delito.

1. Como medida práctica, la asamblea puede acordar la revocación del administrador y nombrar uno provisional para que entregue la documentación. Consulte el contrato de administración para conocer el procedimiento de destitución.

Qué puede pasar

1) Se arregla con entrega de documentación: con frecuencia la presión colectiva y la solicitud formal bastan para que el administrador entregue las cuentas y explique las diferencias.

2) Acuerdo o auditoría: la asamblea puede aprobar una auditoría externa y, según el resultado, negociar la devolución de fondos o la restitución de errores contables. Un acuerdo incluyendo medidas de control suele calmar la situación.

3) Vía judicial o penal: si hay pruebas de apropiación indebida o falsificación contable, la comunidad puede iniciar acciones civiles para la restitución y, si procede, denunciar penalmente. Si la comunidad pierde una acción mal planteada, podría asumir costas; si gana, la ejecución depende del patrimonio del administrador.

Si gana, ¿cobro? La sentencia puede ordenar la restitución de fondos, pero cobrar efectivamente dependerá de la situación patrimonial del administrador y de la eficacia de las medidas de ejecución.

Errores que arruinan el caso

• No documentar las solicitudes por escrito: sin constancia, la obligación de entrega es más difícil de probar.
• Compartir contraseñas o documentos sin control: eso complica la responsabilidad.
• Actuar públicamente y acusar sin pruebas: puede dar lugar a demandas por daños morales.
• No revisar el contrato de administración antes de intentar la destitución: el contrato fija procedimientos que hay que respetar.
• No buscar apoyo en la asamblea: una reclamación individual suele tener menos fuerza que una decisión colectiva.