El administrador debe custodiar y facilitar la documentación contable y administrativa de la comunidad. Si le niega acceso, pida por escrito la relación de ingresos y gastos, facturas y actas; la falta de entrega por sí sola puede justificar que la asamblea exija rendición de cuentas o revoque la administración. Primer paso: solicite por escrito copia de los documentos concretos que necesita.
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La legitimidad de su queja depende de si usted solicitó la documentación correctamente y de qué documentos pide. El administrador tiene la obligación de llevar la contabilidad, custodiar facturas y documentar los cobros y pagos; como propietario tiene derecho a solicitar información y copias. Si ha pedido los documentos por escrito y le han sido negados o se le entrega información incompleta, su reclamación es fundada.
También importa la existencia de un contrato de administración que establezca plazos y obligaciones. Si el administrador retiene documentación esencial o no responde a las solicitudes, la asamblea puede exigir la entrega, sancionarlo o rescindir el contrato. En casos de sospecha de irregularidades contables, la comunidad puede encargar auditoría o solicitar intervención judicial.
1) Se arregla con entrega de documentación: con frecuencia la presión colectiva y la solicitud formal bastan para que el administrador entregue las cuentas y explique las diferencias.
2) Acuerdo o auditoría: la asamblea puede aprobar una auditoría externa y, según el resultado, negociar la devolución de fondos o la restitución de errores contables. Un acuerdo incluyendo medidas de control suele calmar la situación.
3) Vía judicial o penal: si hay pruebas de apropiación indebida o falsificación contable, la comunidad puede iniciar acciones civiles para la restitución y, si procede, denunciar penalmente. Si la comunidad pierde una acción mal planteada, podría asumir costas; si gana, la ejecución depende del patrimonio del administrador.
Si gana, ¿cobro? La sentencia puede ordenar la restitución de fondos, pero cobrar efectivamente dependerá de la situación patrimonial del administrador y de la eficacia de las medidas de ejecución.
Puede solicitar cuentas por su cuenta y elevar el asunto a la asamblea sin letrado; en muchos casos eso basta. Necesitará abogado si hay evidencias de irregularidades contables que requieran demanda de rendición de cuentas, acciones de responsabilidad civil o denuncia penal. Un abogado le orientará sobre la mejor vía y sobre la posibilidad de solicitar medidas provisionales o auditorías.
Otros problemas frecuentes en comunidades de propietarios
Solicite las actas, libros contables, facturas, recibos de pago, conciliaciones bancarias, contratos de proveedores y el padrón de propietarios. Sea lo más concreto posible en su petición para facilitar la entrega.
La documentación contable de la comunidad no es confidencial para los propietarios; el administrador no puede negarse a facilitarla si usted la solicita como copropietario. Si niega entrega, pida que figure en acta y lleve el asunto a la asamblea.
Solicite por escrito las omisiones y pida que se incluya la rendición de cuentas completa en la próxima asamblea. Proponga una auditoría externa si persisten discrepancias.
Puede pedir extractos y conciliaciones bancarias referentes a la cuenta de la comunidad; esa información es parte de la contabilidad y debe facilitarse a los propietarios.
El coste dependerá del alcance y del profesional elegido; la asamblea puede acordar contratarla y distribuir el gasto entre propietarios según el régimen de cuotas.
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