Una auditoría de royalties puede pedirse y estar dentro del contrato: en muchos casos la otra parte puede exigirla si así lo pactaron. Lo que determina si la petición es válida es el contrato (qué conceptos se auditan, quién paga, el alcance) y la ley aplicable. Primer paso: localiza el contrato y anota exactamente qué derechos y cuentas están sujetos a auditoría. Con eso puedes organizar evidencia y negociar el procedimiento.
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Que te pidan una auditoría no significa fraude ni mala fe, y tampoco es necesariamente una guerra. Lo que importa para valorar si la petición es legítima son, básicamente, cuatro cosas:
Si cumples con lo anterior tienes base para negociar; si el contrato no existe o es ambiguo, la disputa se centra en interpretación y proporcionalidad.
1) Localiza y copia el contrato y cualquier adenda.
2) Ordena la información contable.
3) Revisa la política de confidencialidad.
4) Negocia el alcance y el equipo auditor.
5) Prepara a tu equipo operativo.
6) Si hay discrepancias, documenta todo.
Qué puede hacer un abogado: redactar o revisar el acuerdo de confidencialidad, negociar el alcance y, si procediera, impugnar la auditoría por exceso de facultades si el contrato no la prevé.
1) Se arregla con una carta y conciliación administrativa o privada.
2) Acuerdo o conciliación.
3) Controversia judicial o arbitral.
Qué pasa si pierdes: la parte que pierda puede verse obligada a pagar costas judiciales y honorarios en la medida que lo determine el tribunal o el árbitro. Si un auditor externo actuó de mala fe, hay recursos contra él también.
La primera fase puedes gestionarla sin abogado: prepara contrato y la documentación solicitada y propón un acuerdo de confidencialidad. Busca asesoría profesional cuando haya ambigüedad contractual, cuando te pidan acceso a secretos empresariales, o si te ofrecen un ajuste económico: en esos momentos un abogado especializado en propiedad intelectual y derecho contractual puede valorar riesgos, negociar el alcance y revisar cualquier convenio de conciliación. Si calificaras para justicia gratuita en un litigio, coméntalo con el abogado.
Otros problemas frecuentes en propiedad intelectual
Sí. Sin una cláusula expresa la otra parte no tiene base contractual para exigir una auditoría. Puedes ofrecer una conciliación alternativa o solicitar que se formalice una cláusula de confidencialidad antes de dar información.
Sí. Los reportes oficiales de plataformas suelen ser prueba valiosa, pero conviene acompañarlos con extractos bancarios y facturas que demuestren la relación entre el ingreso reportado y el pago de royalties.
Depende del contrato: algunos pactos imponen el costo a quien solicita la auditoría; otros solo si se detecta un desvío significativo el auditado paga. Si el contrato es silencioso, se negocia o lo decide un tribunal/arbitraje.
No si la cláusula limita el alcance. Una auditoría razonable se focaliza en los libros y cuentas relacionados con la obra o producto. El acceso a toda la contabilidad puede rechazarse o condicionarse mediante confidencialidad y muestreo.
Si apareciera indicio de conductas penales (fraude fiscal, falsificación de documentos), la contraparte puede denunciarlo ante la autoridad correspondiente. En ese caso conviene asesoría legal penal y contable de inmediato.
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