Si tu clínica privada cerró y hay falta de historiales o responsabilidades

¿Tienes razón?

Que la clínica cierre no significa que usted se quede sin remedio. Tres cosas concretas determinan si su demanda tiene base:

1) Quién era el responsable del historial. Si el establecimiento era privado con personería jurídica propia, la responsabilidad de conservar los historiales recae en esa entidad o en quien asumió sus obligaciones (liquidador, adquirente, tercero designado). Si la clínica era un consultorio donde un profesional ejercía de forma independiente, el deber puede recaer directamente en el médico.

2) Dónde están físicamente o electrónicamente los registros. Muchas instituciones trasladas sus archivos a la Secretaría de Salud, a un archivo hospitalario regional o a un tercero administrador. Si los historiales quedaron en custodia de la Superintendencia de Salud o de la Secretaría, usted tiene un camino más directo para acceder a ellos.

3) Si existe daño que derive de la falta de acceso al historial o de la conducta de la clínica. Hay dos problemas distintos: el acceso a la información (derecho de información y a la historia clínica) y la responsabilidad por un daño médico. Para reclamar responsabilidad necesita demostrar el nexo entre la conducta (omisión o actuación) y el perjuicio.

Si se cumplen estos tres elementos —responsable identificable, registros localizables y perjuicio acreditable— su reclamación tiene fundamentos serios. Si falta cualquiera, el caso cambia: por ejemplo, si el responsable desapareció y no hay registros, su objetivo real puede ser primero obtener la historia antes de iniciar cualquier demanda de responsabilidad.

Cómo se soluciona

1. Reúna y asegure pruebas. Busque: contratos de prestación de servicios, comprobantes de pago, órdenes médicas, resultados de laboratorio, imágenes, correspondencia (WhatsApp, correo), facturas y las últimas comunicaciones con la clínica. Si tiene recetas o informes firmados por médicos que trabajaban allí, consérvelos. Fotografía todo lo físico y exporte las conversaciones digitales (no dependa de que sigan en el teléfono).

1. Solicite la historia clínica por escrito mediante Derecho de Petición dirigido a la clínica y, si no responde o la clínica ya no existe en la dirección, diríjalo a la Secretaría de Salud municipal o departamental y a la Superintendencia de Salud. Pida constancia de recibo. El derecho de petición es la herramienta inicial para obtener copias o información sobre dónde quedaron custodiados los expedientes.

1. Si obtiene respuesta negativa o no hay respuesta, acuda a la vía administrativa o de protección de derechos. Puede presentar queja ante la Secretaría de Salud y la Superintendencia de Salud, acompañando la documentación. Estas instituciones pueden ordenar medidas para localizar y preservar historiales.

1. Mantenga la cadena de custodia. Si un tercero le entrega archivos, haga acta de entrega, fotografíe los originales y pida copia simple y firma. Si un laboratorio o un profesional guarda pruebas (radiografías, imágenes), solicite que le entreguen copia en formato digital.

1. Si hay daño y el responsable existe, concile. Antes de demandar, en muchos casos la conciliación extrajudicial en derecho es obligatoria o recomendable para intentar un acuerdo con el prestador, aseguradora o su representante legal. Si hay oferta de reparación económica o de cobertura de tratamiento, considérelo y pida asesoría para valorar la propuesta.

1. Si no hay acuerdo, inicie la vía judicial. Las demandas por responsabilidad médica se tramitan ante los juzgados civiles correspondientes. Allí deberá presentar prueba pericial médica que establezca el estándar de cuidado, la falla y el nexo causal. Si no puede costear peritos, investigue si aplica defensoría pública o subsidio para patrocinio judicial.

1. Si la clínica cerró sin depositar historiales y hay riesgo de pérdida de evidencia, valore la tutela para protección inmediata de derechos fundamentales (salud, información). La tutela puede ordenar medidas provisionales rápidas y no exige abogado para interponerla.

Qué puede pasar

1) Se arregla con carta y entrega de historial. Es frecuente que la petición por escrito y la intervención de la Secretaría de Salud consigan que custodia o un tercero entregue copias. Esto resuelve la mayoría de problemas de acceso y permite continuar tratamientos.

2) Acuerdo o conciliación. Si hay daño probado, puede alcanzarse un acuerdo donde el prestador o su aseguradora financian tratamiento, prótesis o compensación. Un acuerdo evita los riesgos de juicio y suele resolverse más rápido; a veces es preferible aceptar una oferta razonable frente a la incertidumbre de una sentencia.

3) Juicio por responsabilidad patrimonial. Si no hay acuerdo, litigará en la vía civil. En juicio se discutirán la negligencia, el daño y el monto de reparación. Si pierde la demanda, puede quedar con las costas procesales a su cargo; si gana, la sentencia ordenará reparación, pero cobrarla depende de la solvencia del condenado. Una sentencia contra una entidad insolvente puede ser difícil de ejecutar.

Y si gana, ¿cobro? Una condena vale si el condenado tiene bienes o seguros que respondan. Si la clínica ya no existe y no hay aseguradora ni patrimonio, la sentencia puede quedar como crédito difícil de cobrar. Por eso es clave identificar desde el principio si existe aseguradora o tercero responsable.

Errores que arruinan el caso

• No pedir la historia por escrito: hacer solo llamadas o mensajes sin constancia dificulta exigirla luego.
• Perder o no exportar conversaciones y documentos digitales; confiar en que el archivo del teléfono seguirá intacto.
• Destruir pruebas: borrar imágenes o correos propios que acrediten tratamientos o pagos.
• Aceptar un pago en efectivo sin recibo formal ni acuerdo por escrito que renuncie a acciones futuras.
• No identificar al asegurador o al liquidador de la clínica: sin eso es difícil ejecutar una eventual sentencia.