Me niegan o perdieron mi historia clínica

¿Tienes razón?

Tres cosas determinan si su reclamación tiene fundamento: quién custodia la historia clínica (EPS, institución pública, clínica privada o profesional independiente); si existe registro físico o digital que pruebe la atención; y cómo usted solicitó la copia. Si la historia se generó en una EPS o institución pública, hay deberes de conservación y acceso más estrictos. Si la atención fue en una clínica privada, también existe obligación de entrega, pero el proceso operativo puede variar. Si no dejó constancia al pedirla, su posición sigue siendo válida, pero perderá fuerza probatoria: por eso la forma de solicitarla importa.

Además, la naturaleza del pedido importa: pedir copia completa, solicitar informes para un proceso judicial o pedir traslado de la historia a otra entidad son cosas distintas y pueden requerir documentos de identidad o autorización. Cuando la historia clínica se declara “extraviada” o “perdida”, lo relevante es si la entidad cumplió con los protocolos de custodia y si existe registro electrónico, respaldos o al menos notas en sistemas internos que permitan reconstruir el tratamiento.

Cómo se soluciona

1. Reúna pruebas ahora mismo. Busque: certificados de remisión, actas de urgencias, resultados de laboratorio en papel o en su correo, facturas, recibos de atención, mensajes de texto o WhatsApp donde coordinaron citas, órdenes médicas y autorización de la EPS. Exporta las conversaciones desde el teléfono y guarda correos electrónicos. Estas pruebas ayudan a reconstruir la atención aunque la historia principal no aparezca.

1. Solicite la historia por escrito con constancia de recibido. Diríjase a la entidad responsable (EPS, clínica, hospital) y presente un derecho de petición solicitando copia completa o acceso a su historia clínica. Pida fechas concretas, formatos (digital o físico) y que indiquen el lugar donde se custodia. Guarde la copia del envío y la prueba de recepción.

1. Pida un certificado de custodia o un informe interno. Si la entidad dice que la historia está extraviada, exija un informe por escrito donde expliquen el procedimiento que siguieron, qué búsquedas realizaron y qué respaldos existen. Esto obliga a la institución a documentar el daño y da base para reclamar responsabilidad.

1. Use los recursos administrativos y de control. Si la entidad no responde o la respuesta es insatisfactoria, presente una queja ante la Superintendencia de Salud o la entidad de control correspondiente. Para instituciones públicas puede acudir a la Defensoría del Pueblo o a la Personería local.

1. Considere la acción de tutela si hay riesgo a derechos fundamentales. Si la falta de historia clínica pone en peligro su salud o la de un familiar, la acción de tutela es una vía eficaz para obtener una respuesta rápida sin necesidad de abogado. Explique en la tutela la afectación concreta del derecho a la salud.

1. Si quiere exigir reparación, conserve la conciliación extrajudicial en derecho cuando sea procedente. En muchos casos, antes de demandar en sede judicial se necesita intentar conciliación. Un abogado puede ayudar a estructurar esa conciliación y calcular los daños para un eventual proceso civil o disciplinario.

1. Si hay indicios de destrucción deliberada, pida copia del protocolo de file y solicite intervención disciplinaria. La conducta de funcionarios o profesionales que destruyen historias puede dar lugar a sanción disciplinaria y responsabilidad civil.

Qué puede pasar

1. Se arregla con una carta o entrega de copias. Lo más habitual es que la entidad encuentre respaldos o imprima copias y usted reciba la documentación. Muchas veces la discrepancia se resuelve con una solicitud formal y la obtención de copias electrónicas.

1. Acuerdo o conciliación. Si faltan partes de la historia o hay daños por la pérdida (retrato clínico incompleto, tratamientos interrumpidos), se puede buscar un acuerdo que incluya entrega de soportes, reparación por perjuicios y medidas para evitar repetición. Un acuerdo reduce tiempo y da certidumbre; por eso conviene considerarlo si aparece como opción razonable.

1. Juicio o tutela con mayor alcance. Si la entidad se niega a entregar o hay indicios de destrucción, se podrá acudir a la vía judicial por responsabilidad civil, disciplinaria y, si procede, penal. En juicio se discutirá la prueba: si la entidad no aporta registros alternos, eso pesa en su contra; si demuestra insolvencia o falta de respaldo, una sentencia favorable puede ordenar medidas de reparación. Si pierde el proceso, la parte demandante puede quedar obligada a pagar las costas procesales de acuerdo con lo que el juez determine.

Y si gana, ¿cobro? Una sentencia no garantiza que la entidad pague de inmediato. Si la institución es solvente, la ejecución de la sentencia es la vía para obtener la reparación; si no lo es, la sentencia puede quedar como título ejecutivo pero su cobro dependerá de la situación patrimonial de la entidad.

Errores que arruinan el caso

• No dejar constancia por escrito: pedir la historia solo por teléfono o en persona y no tener prueba de la solicitud debilita su posición.
• No guardar correos y mensajes: muchas historias se pueden reconstruir con esos soportes; borrarlos o no exportarlos reduce la prueba.
• Aceptar explicaciones verbales sobre pérdida sin exigir informe por escrito: eso facilita que la institución no asuma responsabilidad.
• Destruir o alterar documentos propios pensando que no sirven: conservar todo, aunque parezca irrelevante.
• No usar la tutela cuando la salud está en riesgo: esperar por vías largas puede empeorar la situación.