Me han suplantado la identidad de mi empresa para contratar servicios

¿Tienes razón?

Saber si puedes desconocer esas contrataciones exige revisar tres cosas: 1) el instrumento que la contraparte presenta (contrato firmado, orden de compra, factura) y si la firma o autorización es auténtica; 2) quién recibió los bienes o servicios y si hubo entrega efectiva a la empresa; 3) el control interno de tu empresa: quién tiene facultades para contratar y si alguien del equipo pudo actuar indebidamente. Si la contratación muestra una firma falsificada, un RUT usado sin autorización o la entrega de bienes a una dirección que no corresponde a la tuya, tienes argumentos sólidos para impugnar. Si, en cambio, aparecen firmas de empleados con facultades o documentos internos que parecen autorizar la operación, la discusión pasa a la prueba interna y a la posible responsabilidad laboral.

Documentos como contrato, factura y guía de despacho son clave. La factura y la orden sola no bastan si hay evidencia de suplantación: extractos bancarios, registros de recepción de mercadería y testimonios de personas que confirmaron la recepción ayudan a reconstruir. Si la suplantación se apoyó en documentos falsificados (cédulas, poderes apócrifos), eso es delito y refuerza la impugnación.

Cómo se soluciona

1. Reúne toda la documentación que soporte la contratación: contratos, facturas, correos, guías de despacho, números de seguimiento y extractos bancarios. Anota la dirección y la persona a la que entregaron los bienes, si aplica.

1. Notifica inmediatamente al proveedor por escrito que la contratación no fue autorizada por la empresa y que se trata, a tu entender, de una suplantación. Solicita la suspensión de prestaciones y la paralización de cobros hasta aclarar. Guarda la constancia del envío.

1. Presenta denuncia penal por suplantación de identidad y estafa en la policía o PDI. Si hay documentos falsificados, indícalo en la denuncia y adjunta pruebas. La denuncia permite que la Fiscalía solicite medidas y recabe antecedentes.

1. Si se intentan cobrar las facturas, responde por escrito rechazando la obligación y apuntando a la denuncia presentada. Si ya han iniciado acciones de cobro, evalúa respuesta y defensa en la vía civil.

1. Internamente, revisa quién tenía acceso a documentos y si hubo filtración. Si sospechas de un empleado o tercero con acceso, activa mecanismos disciplinarios y protección de activos.

Qué puedes hacer hoy sin abogado: recopilar pruebas, notificar al proveedor por escrito y presentar la denuncia policial. Necesitarás abogado si el proveedor insiste en cobrar o si hay acciones judiciales en tu contra para defender la inexistencia de la obligación y procurar medidas cautelares sobre bienes.

Qué puede pasar

1) El proveedor acepta la suplantación y anula el contrato. En muchos casos, ante la presentación de denuncia y pruebas de suplantación, los proveedores aceptan anular o rectificar la operación para evitar riesgos legales.

2) Acuerdo o conciliación. Puede darse un arreglo donde se anula la obligación y se pacta reparación por daños si existieron entregas o perjuicios. Un acuerdo escrito y claro evita litigios largos.

3) Litigio civil y penal. Si el proveedor insiste en cobrar, deberás litigar para declarar la inexistencia de la deuda. Paralelamente, la investigación penal puede identificar a los autores y facilitar medidas de recuperación o responsabilidades. Si pierdes en lo civil, podrías ser condenado al pago y costas; si ganas, la ejecución depende del patrimonio del demandado.

Y si ganas, ¿cobras? Si la suplantación provino de terceros identificables con bienes, la sentencia puede permitir embargo y cobro. Si los autores son anónimos o fuera de jurisdicción, la ejecución será más compleja.

Errores que arruinan el caso

• No reaccionar por escrito al proveedor: la ausencia de una comunicación formal facilita que insistan en el cobro.
• Borrar registros internos que prueben que no hubo autorización. Conserva correos y controles de acceso.
• Intentar negociar informalmente con quien se presenta como proveedor sin pedir comprobantes de entrega y autorización firmada.
• No denunciar la suplantación: sin denuncia, el proveedor puede argüir que la contratación se efectuó válidamente.
• No auditar inmediatamente el acceso a documentos y no bloquear cuentas o permisos que pudieron ser usados para la suplantación.