Un proveedor me exige pagos que no reconozco

¿Tienes razón?

Para definir si tienes defensa o si debes pagar, mira tres cosas: (1) ¿existen facturas, albaranes o contratos que prueben la entrega del bien o la prestación del servicio?; (2) ¿existe conformidad expresa o tácita de tu parte (albaranes firmados, aceptación por correo, uso de los bienes)?; y (3) ¿la cuantía y conceptos reclamados coinciden con lo pactado? Si el proveedor no aporta documentación o la documentación muestra discrepancias (precios distintos, conceptos no prestados), tienes base para oponerte. Si has devuelto mercancía o rechazado el servicio y lo puedes probar, tu posición es fuerte.

También hay que considerar si existe prescripción o caducidad de la acción: en algunos supuestos no podrás exigir el pago pasado cierto tiempo. Evita inventar cifras: consulta con un profesional para saber cuál es tu situación temporal concreta.

Cómo se soluciona

1) Solicita la documentación: pide por escrito factura, albarán, contrato y cualquier justificante de entrega o de aceptación. Si el proveedor no la aporta, su reclamación es débil.

2) Contesta por escrito y de forma fehaciente: niega la deuda si procede, explica por qué no reconoces el importe (no se entregó, producto defectuoso, error en precio) y aporta pruebas en tu poder. Conserva el acuse de recibo.

3) Revisa tus registros contables y bancarios para buscar pagos parciales o confusiones. Si crees que hay un error, propone una reunión o conciliación para corregirlo.

4) Negociación: muchas reclamaciones se resuelven con un ajuste contable o una quita. Si aceptas pagar parte, exige recibo y extingue la deuda por escrito.

5) Si el proveedor inicia un procedimiento monitorio, tienes que oponerte aportando tus justificantes; si no hay oposición, puede dictarse un requerimiento que derive en título ejecutivo. Valora asesoramiento jurídico si recibes notificación judicial.

6) Si la reclamación es fraudulenta (facturas falsas), recoge indicios y denuncia por la vía penal o civil con asesoramiento.

Puedes hacer tú la fase inicial: pedir documentación y responder por burofax. Necesitarás abogado si hay notificación judicial, si la cuantía es alta, o si sospechas fraude o conducta dolosa.

Qué puede pasar

1) Se arregla con una carta: el proveedor reconoce el error y retira la reclamación o corrige la factura. Es la vía más rápida y evita costes.

2) Acuerdo o conciliación: se ajustan cantidades, se pacta un pago parcial o se acuerda compensación con futuras entregas. Firmad siempre el acuerdo para evitar reclamaciones posteriores.

3) Juicio: si no hay acuerdo, el proveedor puede demandar. Si el juez te da la razón, el proveedor podrá ser condenado en costas si procede; si pierdes, tendrás que pagar y talvez afrontar costas. Si la reclamación es infundada y maliciosa, podrías reclamar indemnización por daños.

Y si ganas, ¿cobras? Aquí la pregunta es al revés: si ganas, evitarás pagar; si la otra parte está en insolvencia, la situación será distinta. El objetivo es neutralizar la reclamación y, si procede, obtener compensación por gastos causados.

Errores que arruinan el caso

• Ignorar la primera notificación y no contestar por escrito.
• Destruir documentos que prueban la devolución o el rechazo del bien.
• Aceptar verbalmente que debes sin dejar constancia escrita.
• No consultar los registros contables antes de responder.
• No solicitar el expediente completo si te amenazan con acciones judiciales.