No me sellan ni certifican los documentos en la notaría

¿Tienes razón?

Las notarías ejercen funciones públicas delegadas y, por ello, están obligadas a practicar ciertos actos cuando se cumplen los requisitos formales. Sin embargo, no pueden autorizar o certificar documentos que claramente contravengan la ley, que carezcan de identificaciones válidas o que requieran una actuación prohibida por el notario (por ejemplo, intervenir en asuntos fuera de su competencia). Para saber si tiene razón, revise: la identificación de las partes (cédula vigente), la capacidad legal de quienes comparecen, la existencia de poderes cuando alguien actúa en representación, y el cumplimiento de formalidades propias del acto (firmas, testigos si exigidos). Si la notaría dice que falta un requisito, pida que le indiquen cuál y cómo subsanarlo.

Otra causa frecuente de negativa es la simple reticencia del funcionario por temor a errores: notas mal escritas, dudas sobre la identidad o incongruencias en el documento. En la práctica, muchas denegaciones se resuelven con aclaraciones o con la presentación de documentos complementarios.

Cómo se soluciona

1. Pida la razón por escrito. Solicite que la notaría deje constancia de la negativa y explique el motivo. Esto es útil si hay que elevar la queja a la Superintendencia o iniciar un recurso.

1. Reúna pruebas de identidad y representación. Si alguien actúa en nombre de otra persona, aporte el poder correspondiente debidamente autenticado. Si la firma parece dudosa, ofrezca una certificación de identidad.

1. Corrija las formalidades. Si falta un testigo o una firma, o si la escritura tiene errores de forma, solicite la corrección y vuelva a presentar el documento para otorgamiento.

1. Si la notaría alega falta de competencia o duda sobre la legalidad del acto, pida que lo expliciten y consulte con un abogado para valorar alternativas: otra notaría, complemento documental o recurso administrativo.

1. Si considera que la negativa es injustificada, presente una queja ante la Superintendencia de Notariado y Registro o ante la entidad que regula la función notarial. También puede acudir a la Defensoría del Pueblo.

Usted puede solicitar la motivación, subsanar formalidades y presentar el documento en otra notaría cuando proceda. Necesitará abogado si la negativa implica una cuestión de derecho discutible, si hay un conflicto entre partes o si quiere iniciar el procedimiento administrativo frente a la Superintendencia.

Qué puede pasar

1. Solución directa en la notaría. En muchos casos, la notaría acepta la subsanación y procede al otorgamiento o certificación del documento. Esto ocurre cuando la objeción es meramente formal: falta un documento, una firma o una aclaración.

1. Cambio de notaría o acuerdo entre las partes. Si la notaría mantiene la negativa por dudas sobre la legalidad del acto, las partes pueden acudir a otra notaría o acordar la modificación del documento para cumplir requisitos. Un acuerdo entre las partes suele ser la vía más rápida y práctica.

1. Procedimiento administrativo o judicial. Si la notaría deniega sin fundamento y ello le causa un perjuicio, puede presentar queja ante la Superintendencia o, en casos de vulneración de derechos, acudir a la tutela. Si pierde en sede administrativa o judicial, la negativa se mantendrá y es posible que deba reformular el acto para que una notaría lo acepte.

Si gana la reclamación, la notaría podrá estar obligada a realizar el acto o a rectificar la actuación, pero la ejecución práctica depende de que se subsanen las causas que motivaron la negativa.

Errores que arruinan el caso

• No pedir la motivación por escrito: sin motivo formal no podrá reclamar eficazmente.

• Entregar documentos con errores de forma o fotos de baja calidad en vez de originales o copias legibles.

• Suponer que todas las notarías actúan igual: hay matices en la práctica, por eso documente todo.

• No verificar poderes y representaciones antes de la comparecencia: si alguien actúa sin poder, la notaría puede negarse legítimamente.

• Confundir la función notarial con la judicial: el notario no puede resolver conflictos de fondo; su competencia es formal.