Mi empresa detecta una operación sospechosa: ¿qué deberíamos hacer internamente?

¿Tienes razón?

No todo movimiento extraño es delito, pero su empresa tiene obligaciones claras: identificar, documentar y —si procede según su régimen— reportar. Tres factores determinan si la operación exige reporte o solo revisión interna: el perfil del cliente (si muestra incongruencias con su actividad declarada), la naturaleza de la transacción (si es inusual respecto a su patrón normal) y el riesgo que la operación implica para la entidad. Si su negocio está sujeto a la normativa de prevención de lavado y financiamiento del terrorismo, la política de conocimiento del cliente y los manuales internos precisan cuándo escalar. Si el cliente rechaza aportar información o la documentación es inconsistente, eso aumenta la necesidad de reportar. En cambio, si la operación tiene una explicación documental y coherente, bastará con registrar la gestión de diligencia debida reforzada.

Cómo se soluciona

1. Active de inmediato su protocolo interno: pida a la persona encargada —el oficial de cumplimiento o la unidad correspondiente— que inicie la carpeta del incidente. Documente quién detectó la alerta, cuándo y por qué.

1. Reúna y preserve toda la documentación relacionada: contratos, facturas, comprobantes de pago, comunicaciones con el cliente, identificación y cualquier dato de la operación. Exporte registros electrónicos y haga copias seguras para evitar pérdida de prueba.

1. Aplique medidas de conocimiento del cliente (KYC) reforzado: solicite información adicional sobre el origen de fondos, la cadena contractual y las beneficiarios finales. Si la información no aparece o es contradictoria, registre esa falta de colaboración.

1. Analice el riesgo con su matriz interna: describa por escrito por qué la operación se considera sospechosa. El análisis debe ser objetivo y contener hechos verificables, no suposiciones genéricas.

1. Decida si procede el reporte a la UIAF (si su sector lo exige): si el análisis y la normativa interna concluyen que hay indicios de operaciones inusuales vinculadas a lavado, el oficial de cumplimiento debe elaborar el reporte y enviarlo conforme a los canales oficiales. Si es un sector no regulado, puede igualmente consignar la incidencia y, en casos graves, consultar asesoría externa.

1. Suspensión temporal o medidas comerciales: evite tomar medidas arbitrarias que afecten al cliente sin motivos documentados. Si la operación implica riesgo inminente, su política puede permitir la suspensión cautelar de la operación mientras se aclara la situación; todo debe estar documentado.

1. Comuníquese con asesores legales y con su auditoría interna si la incidencia tiene alcance reputacional o riesgo penal. En empresas con áreas internacionales, coordine la acción con las oficinas en otros países.

Qué puede hacer internamente y cuándo necesita externo:

• Internamente: activar protocolo, recopilar documentación, hacer análisis de riesgo y decidir medidas comerciales temporales.
• Con asesor externo: cuando el caso puede derivar en investigación penal o administrativa, o si el reporte a la UIAF conlleva riesgo para la empresa. También conviene asesoría para contestar requerimientos de autoridades.

Qué puede pasar

1. Resolución interna y no reporte: si la operación tiene una explicación razonable y la documentación lo acredita, el asunto se cierra internamente con registro de la gestión. Esto evita escaladas y protege a la empresa frente a futuras preguntas regulatorias.

1. Reporte y diálogo con autoridades o supervisores: si se reporta a la UIAF y hay indicios serios, la entidad puede requerir información adicional y remitir el caso a la Fiscalía o a la Superintendencia competente. En muchos casos, el reporte es el inicio de una investigación más amplia.

1. Investigación formal y sanciones: si la conducta se considera delito o hay incumplimiento de obligaciones de prevención, la empresa y responsables pueden enfrentar investigaciones administrativas o penales. Si se abre investigación, la supervisión puede imponer sanciones o medidas de supervisión. También existe el riesgo reputacional y contractual.

Y si la empresa actúa con diligencia, ¿está protegida? Documentar el proceso y seguir los protocolos de debida diligencia reduce significativamente el riesgo sancionatorio. Una empresa que actúa con políticas claras y archivos de los pasos seguidos suele presentar una sólida defensa frente a supervisores.

Errores que arruinan el caso

• No conservar la documentación: borrar registros electrónicos o no archivar comunicaciones impide probar la diligencia.
• Tomar decisiones verbales sin registro: cualquier suspensión o bloqueo debe constar por escrito y con motivación.
• Confundir una explicación plausible con ausencia de riesgo: no dejar de documentar cuando el cliente ofrece justificantes.
• No escalar la decisión al oficial de cumplimiento: delegar mal o ignorar el protocolo debilita defensas.
• No buscar asesoría cuando hay indicios de delito: esperar puede complicar la posición de la empresa y sus administradores.