La administración me reclama penalizaciones por incumplimiento del contrato

¿Tienes razón?

Si te reclaman penalizaciones, la cuestión clave es contractual: las penalizaciones tienen que estar previstas en el pliego o en el contrato y aplicadas conforme a las reglas allí establecidas. Determina tres cosas: 1) si la conducta que justificó la penalización está descrita en el contrato; 2) si la cuantía aplicada respeta el modo de cálculo pactado; y 3) si la administración respetó los trámites para imponer la sanción (notificación, posibilidad de alegaciones, certificado de liquidación).

Las penalizaciones pueden gravar retrasos, defectos en la ejecución o incumplimientos formales. Algunas cláusulas estipulan penalizaciones diarias o porcentajes sobre el precio; otras prevén fórmulas de cálculo vinculadas al coste de ejecución. Si la administración aplica una penalización sin motivación o sin fundamento en el pliego, tienes base para reclamar. Igualmente, si el cálculo contiene errores matemáticos o pretende compensar costes no relacionados con el incumplimiento, cabe impugnación.

También hay que valorar si la penalización cumple el principio de proporcionalidad: sancionar de forma desproporcionada a una falta menor puede ser cuestionable. No obstante, si el contrato contempla explícitamente la penalidad y la conducta es grave, la administración tendrá margen. Por último, si la penalización se compensa con cantidades que te adeudan, comprueba que el neteo se hace con la documentación pertinente y en la cuantía correcta.

Cómo se soluciona

1. Solicita el detalle de la liquidación. Pide por escrito la resolución que impone la penalización y el cálculo pormenorizado. Guarda todo lo que te envíen.
2. Reúne documentación de ejecución. Presenta partes de obra, certificados, informes de control de calidad, comunicaciones con la administración que prueben cumplimiento o causas externas que justificaron demoras.
3. Contesta en el trámite de audiencia. Aporta tus alegaciones técnicas y contables, señalando errores de cálculo o valoración.
4. Si procede, encarga un informe pericial. Un perito puede rebatir la existencia de defecto, demostrar que los retrasos no son imputables a tu empresa o demostrar errores en la metodología de cálculo.
5. Negocia un acuerdo. A veces es mejor negociar una reducción o fraccionamiento de la penalización a cambio de evitar litigio y mantener relación futura con la administración.
6. Prepara impugnación judicial. Si no hay acuerdo y la administración mantiene la liquidación, valora recurso contencioso-administrativo con el soporte técnico y contable. Reúne toda la prueba para demostrar errores o desproporción.

Qué puedes hacer solo y qué necesita profesional: puedes solicitar la liquidación y presentar alegaciones iniciales. Necesitarás abogado y perito si hay cálculos complejos, cuando la administración retenga garantías o cuando la penalización es relevante económicamente.

Qué puede pasar

1) Se corrige el cálculo: si tu alegación demuestra errores aritméticos o de imputación, la administración puede rectificar y reducir o eliminar la penalización. Esto ahorra tiempo y dinero.

2) Llegas a un acuerdo: negociar una reducción o un plan de pago evita litigio y mantiene buena relación contractual. Un acuerdo escrito que detalle el reconocimiento parcial de deuda y plazos de pago suele ser la solución más práctica.

3) Se mantiene la penalización y se impugna judicialmente: si acudes a los tribunales, pueden anular la liquidación total o parcialmente si demuestras errores en la motivación o el cálculo. Si pierdes, la administración podría ejecutar garantías o compensar con pagos pendientes. Si ganas, la ejecución de la sentencia puede tardar y depender de la situación presupuestaria del ente.

Y si ganas, ¿cobras? Si la penalización fue indebidamente retenida, una sentencia favorable ordenará su devolución; sin embargo, el cobro efectivo puede depender del proceso de ejecución y de si la administración recurre.

Errores que arruinan el caso

• No reclamar el detalle del cálculo y no revisar partidas ni criterios del pliego.
• No conservar documentación técnica y administrativa que pruebe tu correcta ejecución.
• No encargar peritaje cuando la cuestión es técnica: sin perito es difícil rebatir informes oficiales.
• Firmar reconocimiento de deuda para aplazar el problema sin asegurar cláusulas que preserven derechos.
• No valorar negociar para evitar la pérdida de la relación contractual y el coste del litigio.