Mi cliente no me paga la factura electrónica

¿Tienes razón?

Que la factura sea electrónica no la convierte en incuestionable: lo que determina si usted tiene la razón son tres cosas. Primera, la existencia de la obligación: que la factura electrónica (comprobante electrónico) corresponda a bienes entregados o servicios prestados y esté correctamente expedida según las reglas de la DIAN. Segunda, la recepción y aceptación: si el cliente recibió las mercancías o servicios y no presentó objeciones formales en el mismo contrato o por escrito. Tercera, las condiciones contractuales y las retenciones: si en el contrato hay cláusulas que permiten retener pago por defectos, garantías o compensaciones, o si hay descuentos y compensaciones legalmente aplicables. Si cumple lo primero y no existe causa válida de retención, su posición es fuerte; si faltan recibos, entregas firmadas o hubo acuerdos verbales no documentados, su caso depende de la capacidad probatoria.

Cómo se soluciona

1. Reúna y preserve la prueba (usted solo, inmediatamente). Busque: la factura electrónica en formato XML y en PDF, el folio y el CUFE/CUDE o comprobante que emite la DIAN, el contrato o pedido, las órdenes de compra, guías de remisión o recibos de entrega, correos y chats en los que acepta la orden, comprobantes de prestación del servicio (actas de entrega, informes), y pruebas de que la factura fue enviada al cliente (correo con acuse, plataforma de facturación). Exporte y guarde las conversaciones de WhatsApp y correos en PDF; no dependa de que sigan en su celular.

1. Solicite por escrito y con constancia la explicación del impago (usted solo). Envíe un escrito o correo con acuse de recibido solicitando la razón del impago, indicando la factura y adjuntando la copia. Use un medio que deje constancia (correo con confirmación, mensaje en la plataforma de compra-venta, o un derecho de petición si la contraparte es entidad pública). Evite conversaciones verbales que no puedan probarse.

1. Intente un acuerdo por escrito (usted o con abogado). Proponga plazos de pago, conciliación extrajudicial en derecho o descuentos a cambio de pago inmediato. Un acuerdo firmado y pagadero es la forma más rápida de recuperar dinero y evita gastos judiciales.

1. Agote la conciliación extrajudicial cuando sea requisito (usted o con abogado). En asuntos civiles y comerciales la conciliación extrajudicial suele ser un requisito de procedibilidad. Consulte la cámara de comercio o centro de conciliación para iniciar el trámite; muchas veces eso obliga al deudor a reconsiderar.

1. Demanda civil por incumplimiento comercial (normalmente con abogado). Si no hay acuerdo, el siguiente paso es presentar demanda por incumplimiento de obligaciones contractuales delante de los juzgados civiles municipales o de circuito según la cuantía. La demanda debe acompañar pruebas y cuantificar lo que se reclama. Si el deudor es empresa, compruebe si existe proceso de reorganización o liquidación que complique la ejecución.

1. Medidas cautelares y ejecución (con abogado). Cuando la deuda y la prueba son claras, su abogado puede solicitar medidas cautelares para asegurar bienes del deudor antes de la sentencia: embargo sobre cuentas, muebles, o inmuebles, siempre que la ley y la prueba lo permitan. Si obtiene sentencia favorable, la ejecución dependerá de la eficacia patrimonial del deudor; una sentencia contra un insolvente no siempre se paga de inmediato.

Qué puede pasar

1) Se arregla con una carta y pago. Se da más de lo que parece: muchas facturas se cobran tras una reclamación formal porque al cliente le faltaba documento o tenía una razón menor. Un acuerdo suele ser la salida más rápida y el dinero entra sin mayores costes. Si le ofrecen pagar menos, compare el tiempo y el coste de un juicio con lo que le proponen antes de rechazar.

2) Conciliación o acuerdo. Si llega a conciliación extrajudicial, firmar un acuerdo y recibir un calendario de pagos es una solución segura: crea una obligación ejecutable. Para usted, la ventaja es certeza y reducir el riesgo de que el deudor se vuelva insolvente. Para el deudor, evitar una demanda y costas.

3) Juicio y ejecución. Si no hay acuerdo y la demanda prospera, se obtiene sentencia que obliga al pago más intereses y costas. Riesgos: el proceso demora y puede terminar con una sentencia difícil de cobrar si el deudor carece de bienes. Si pierde la demanda, usted puede ser condenado en costas y honorarios.

Y si gana, ¿cobra? La sentencia es un título que da derecho a ejecutar, pero la eficacia depende del patrimonio del deudor y de medidas cautelares obtenidas antes. Una sentencia contra una empresa en liquidación puede convertirse en un crédito común en la masa de acreedores.

Errores que arruinan el caso

• No conservar la factura electrónica original o el CUFE/CUDE y depender solo de una copia en pantalla.
• No tener evidencia de entrega o aceptación: no pedir firma en la guía de remisión o un acta de entrega.
• Comunicar por WhatsApp y borrar conversaciones; no exportarlas y guardarlas fuera del teléfono.
• Aceptar verbalmente compensaciones sin documento firmado.
• No intentar la conciliación extrajudicial cuando es requisito: le devuelven la demanda por improcedente.