Un colaborador externo alerta de posible blanqueo en mi empresa: ¿qué puedo hacer?

¿Tienes razón?

La relevancia de la alerta depende de tres elementos: la calidad de la información (qué operaciones concretas se señalan y con qué soporte), la relación del colaborador con los hechos (testigo directo, intermediario, proveedor) y si existe un protocolo de prevención en tu empresa. Una mera sospecha vaga sin datos no obliga a comunicar a autoridades, pero sí exige investigación interna. Si la alerta incluye movimientos inusuales, solicitudes de pagos a jurisdicciones opacas, facturas incoherentes o transferencias a cuentas de terceros sin explicación, el riesgo sube.

También influye el papel que tu empresa desempeña en la operación: receptor de fondos, intermediario o mero proveedor de servicios. Si vuestra actuación puede estar contribuyendo a ocultar el origen de activos, la obligación de diligencia es mayor. Por último, la normativa de prevención del blanqueo impone obligaciones de identificación, diligencia y, en determinados casos, comunicación de operaciones sospechosas a la autoridad competente. No adaptar la respuesta según la calidad de la alerta puede convertir una gestión correcta en un riesgo penal o administrativo.

Cómo se soluciona

1. Registra la alerta inmediatamente. Pide al colaborador que aporte por escrito, firmado o por correo, la descripción de los hechos, fechas, nombres, documentos y cualquier evidencia. Archiva esa comunicación en un expediente interno.
2. Designa un responsable de compliance o quien haga las funciones de control para abrir una investigación interna. Si no tienes un departamento, asigna a un ejecutivo con independencia funcional para evitar sesgos.
3. Reúne y preserva pruebas. Copia facturas, contratos, transferencias, correspondencia, contratos con proveedores y cualquier dato relacionado. Exporta correos y chats y evita borrar o alterar información.
4. Realiza una revisión documental y financiera. Comprueba si las operaciones señaladas se ajustan a la actividad económica declarada y si hay documentación justificativa del origen y destino de los fondos.
5. Evalúa la obligación de comunicar. Si la investigación interna confirma indicios razonables de blanqueo, la normativa de prevención puede obligar a remitir un reporte a la autoridad competente a través del canal previsto. Si existe dudas, consulta con el responsable de cumplimiento o con un abogado especializado.
6. Adopta medidas cautelares internas. Suspensión de relaciones comerciales con las partes implicadas, bloqueo de pagos o retención de provisiones hasta aclarar la situación son medidas razonables. Documenta siempre el motivo y la proporción de la medida.
7. Si procede, comunica formalmente. Tras valorar los indicios, presenta la comunicación a la unidad competente acompañando toda la información relevante.

Qué puedes iniciar hoy: pedir al colaborador un relato por escrito y copiar la información, y empezar a recopilar documentos. Qué precisa un experto: valorar las obligaciones de comunicación, preparar el reporte a la autoridad y asesorar sobre medidas internas para evitar responsabilidades.

Qué puede pasar

1) Se resuelve internamente con rectificación: muchas alertas se aclaran aportando documentación que justifica la operación. En esos casos, la acción correcta suele ser ajustar procedimientos y cerrar el expediente con una nota justificativa.

2) Acuerdo o medidas comerciales: puedes negociar con la contraparte la devolución de fondos, modificación de contratos o rescisión de relación comercial con fórmulas que limiten exposición. Un acuerdo puede evitar sanciones y reducir la exposición reputacional.

3) Comunicación a la autoridad y posible investigación: si hay indicios serios, la autoridad puede abrir diligencias, solicitar información o imponer medidas cautelares. Esto puede derivar en inspecciones, sanciones administrativas o, en último término, investigación penal si se acreditan delitos. Si la empresa cooperó y documentó sus gestiones, esa colaboración suele ser valorada positivamente.

Y si ganas, ¿cobras? Si la empresa logra demostrar la licitud de las operaciones, la consecuencia práctica es que no habrá sanción ni embargo; pero la empresa puede haber sufrido daños reputacionales y costes de verificación que no siempre se recuperan.

Errores que arruinan el caso

• Ignorar la alerta o no dejar rastro escrito. La ausencia de constancia dificulta defender la diligencia posterior.
• Borrar o alterar documentos relacionados con la operación señalada. Esto es gravemente perjudicial y puede interpretarse como ocultación.
• No separar funciones: permitir que la persona investigada maneje la respuesta interna sin supervisión independiente.
• Tomar medidas desproporcionadas que vulneren contratos sin asesoramiento legal.
• No pedir asesoramiento cuando la alerta apunta a jurisdicciones de alto riesgo o operadores desconocidos.