La administración me reclama penalizaciones por incumplimiento del contrato

¿Tienes razón?

Si le reclaman penalizaciones por incumplimiento, su situación depende de tres cosas principales:

• Si hubo incumplimiento. Verifique si los hechos que la administración imputa realmente constituyen un incumplimiento del contrato conforme a las obligaciones pactadas. Compruebe fechas, entregas, especificaciones técnicas y comunicaciones. A veces la divergencia es sobre interpretación técnica más que sobre falta real.

• Si se siguió el procedimiento contractual para sancionar. Los contratos públicos suelen contener un procedimiento para constatar el incumplimiento, emitir notificaciones y aplicar multas o penalidades. Si la administración no cumplió esas formalidades, la imposición puede ser impugnable.

• La proporcionalidad y la liquidación de la penalidad. Revise cómo calcularon la penalidad y si la fórmula sigue lo pactado. Las penalizaciones deben estar motivadas y la liquidación debe ser coherente con el daño alegado.

Reúna comunicaciones, actas de recepción, reportes técnicos, pruebas de entrega y cualquier documentación de trabajo que muestre el cumplimiento o las dificultades justificadas. Eso será clave para responder.

Cómo se soluciona

1. Solicite el acta y la motivación de la penalización. Pida copia de los informes técnicos, de las notificaciones previas y de la liquidación en la que se basa la sanción. Sin documentación no podrá hacer una defensa efectiva.

1. Prepare descargos por escrito y aporte prueba. Conteste las alegaciones con hechos, cronologías, órdenes de cambio, actas de conformidad parcial y cualquier documento que justifique demoras o discrepancias. Si existieron causas externas o eventos de fuerza mayor, documente su impacto.

1. Solicite una auditoría técnica o peritaje. Cuando la controversia gira en torno a aspectos técnicos, proponga un dictamen pericial o técnico independiente que aclare si hubo incumplimiento y cuantifique eventuales daños.

1. Negocie un acuerdo reparador. A veces conviene acordar un plan de subsanación o una reducción de la penalidad a cambio de medidas correctivas. Un acuerdo evita un procedimiento largo y puede ser preferible por costes y rapidez.

1. Presente recursos administrativos y, si procede, la impugnación contenciosa. Si la entidad confirma la penalidad y usted considera que es injusta o mal calculada, ejerza los recursos internos y, si no prosperan, acuda a la jurisdicción contencioso administrativa o al mecanismo de amparo si se vulneran derechos fundamentales.

Qué puede hacer sin abogado: recabar documentación, preparar descargos y pedir la revisión técnica. Necesita abogado cuando hay riesgo de ejecución de garantías, cuando la penalidad es elevada en proporción al contrato o cuando la administración inicia procedimientos complementarios (resolución del contrato, ejecución de fianza).

Qué puede pasar

1. Ajuste administrativo o acuerdo. Lo más frecuente es que, tras presentar descargos y prueba técnica, la administración acepte una solución negociada: reducción de la penalidad, plan de corrección o revisión técnica del cálculo. Este resultado evita litigio costoso.

1. Confirmación de la penalidad con pago. Si la administración mantiene la sanción, deberá pagar o soportar la ejecución de la garantía. El cobro puede afectar la liquidez y la capacidad para cumplir otras obligaciones.

1. Litigio contencioso y posibles consecuencias si pierde. Si se impugna y el tribunal confirma la sanción, usted deberá asumir la penalidad y, además, podría cargar con costas procesales. Si la administración es vencedora pero es insolvente, la ejecución puede quedar como título pero difícil de cobrar.

Y si gana, ¿recupera todo? Una resolución favorable que anule la penalidad puede ordenar la devolución de montos indebidamente cobrados, pero la recuperación real depende de la capacidad financiera del órgano y de los mecanismos de ejecución que se pongan en marcha.

Errores que arruinan el caso

• No responder a la notificación de penalidad con descargos y prueba. Quedarse en silencio facilita que la administración consolide la sanción.

• Destruir documentos técnicos o de obra que demuestren cumplimiento parcial. La documentación técnica es clave en disputas sobre cumplimiento.

• No pedir peritaje cuando la controversia es técnica. La ausencia de dictamen independiente reduce su capacidad de refutar alegaciones técnicas.

• Aceptar acuerdos verbales con funcionarios para “arreglar” la penalidad. Si negocia, hágalo por escrito y con testigos o acta firmada.

• No vigilar la ejecución de garantías. Si la administración ejecuta una garantía, actúe pronto para impugnar la ejecución si carece de fundamento.