Sí —tu fundación tiene que cumplir la normativa de protección de datos— y lo que determina si la política es suficiente es qué datos tratáis, para qué fines y cómo lo documentáis. Primer paso: identificar los tratamientos concretos y reunir los documentos (estatutos, cesiones, formularios, contratos con proveedores). Con eso se puede adaptar la política y la información al interesado.
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Que la fundación cumpla la normativa de protección de datos no es opcional: depende de tres cosas concretas. Primero, qué categorías de datos tratáis: datos identificativos básicos no son lo mismo que datos sensibles o relativos a menores. Segundo, la finalidad del tratamiento: recoger donativos, gestionar voluntariado, hacer campañas de comunicación o gestionar ayudas tienen exigencias distintas sobre la información que dais a las personas y sobre la base jurídica del tratamiento. Tercero, las relaciones con terceros: si encargáis a proveedores el envío de boletines o el tratamiento de nóminas, hace falta contrato de encargado y controles sobre esos encargados.
Si tu política actual no identifica cada tratamiento, no enumera las bases jurídicas ni carece de contratos con encargados, es probable que no sea adecuada. Si, por el contrario, tenéis formularios actualizados, registros de actividades y cláusulas en las cesiones de datos, la política puede necesitar sólo ajustes formales.
Qué puedes hacer tú y qué necesita ayuda profesional: tú puedes hacer el inventario, reunir formularios y localizar contratos. Un abogado con experiencia en fundaciones debe revisar la política actualizada, redactar cláusulas y contratos de encargado y valorar si hay que notificar incidencias o adaptar estatutos.
1) Se arregla con un cambio de política y contratos. Muchas fundaciones resuelven la cuestión internamente: actualizan la política, firman acuerdos con proveedores y publican la información a interesados. Es lo más rápido y evita conflicto.
2) Acuerdo con la autoridad supervisora o con terceros afectados. Si alguien reclama o si un proveedor detecta un incumplimiento, puede cerrarse mediante un acuerdo que imponga medidas correctoras y formación. A veces un ajuste negociado evita sanciones y preserva reputación.
3) Procedimiento sancionador o reclamación judicial. Si la supervisión entiende que hay incumplimiento grave, puede abrir un expediente administrativo o sancionador. En un juicio civil, la consecuencia puede ser la obligación de reparar daños y adoptar medidas de seguridad. Si la fundación ha destruido pruebas o no tiene contratos, su posición se debilita. Y si la otra parte es una persona con derecho afectado, una sentencia no garantiza el cobro real si la fundación tiene liquidez limitada.
Y si ganas, ¿cobras? En procedimientos contra terceros por daños, una sentencia favorable puede ordenar una indemnización, pero la ejecución depende de la solvencia de la parte condenada y de la existencia de bienes embargables.
La primera revisión documental puedes hacerla tú: inventario de tratamientos y recopilación de formularios. Sin embargo, conviene que un abogado especializado redacte o valide la política actualizada y los contratos con encargados, sobre todo si tratáis datos sensibles, tenéis relaciones con administraciones o os ofrecen subvenciones: en esos supuestos un abogado protege a la entidad y puede tramitar comunicaciones formales ante la autoridad competente. Si la autoridad ya os ha requerido o hay reclamaciones, busca asesoramiento; en muchos casos la fundación puede acceder a asesoramiento gratuito o a tarifas adaptadas.
Otros problemas frecuentes en abogados especialistas en fundaciones
Sí, un consentimiento firmado en papel es válido si cumple los requisitos: debe ser específico, informado y libre. Pero es importante que el documento explique con claridad para qué se usan los datos y que conserves prueba de la firma. Para tratamientos de mayor riesgo o para menores, conviene documentación adicional y medidas de control.
Depende de la base jurídica: si el donante ha consentido específicamente el envío, es legítimo; si el envío se basa en interés legítimo, hay que valorar proporcionalidad y ofrecer siempre la posibilidad de oponerse fácilmente. La mejor práctica es pedir autorización expresa al dar de alta al donante.
Un mensaje de WhatsApp puede contribuir como prueba, pero es preferible tener formularios o correos con texto claro. Si utilizas mensajes, expórtalos y guarda capturas firmadas por fecha; además, asegúrate de que el mensaje contiene la información mínima sobre finalidad y derechos.
Depende del volumen y tipo de tratamientos que realice la fundación. Si gestionáis datos a gran escala o incluyes categorías especiales, puede ser necesario. Un abogado o consultor puede valorar ese requisito en función de las actividades y proponer la estructura organizativa adecuada.
La fundación como responsable debe comprobar si la brecha afecta a sus datos y exigir al proveedor las medidas contractuales indicadas. Es imprescindible que exista un contrato que establezca obligaciones de notificación y remediación; sin contrato, la responsabilidad y costes pueden recaer en la fundación.
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