Mi empresa tiene un problema por transferencias de datos entre oficinas en distintos Estados miembros

¿Tienes razón?

El problema puede estar justificado o no según tres elementos principales. Primero, la categoría de datos: datos ordinarios, datos especialmente protegidos o datos de trabajadores implican requisitos distintos. Segundo, la base jurídica: las transferencias requieren una base como ejecución de contrato, consentimiento válido, interés legítimo documentado u otra previsión normativa aplicable. Tercero, las garantías y medidas técnicas y organizativas: los derechos de los interesados deben preservarse (acceso, rectificación, supresión cuando proceda), y debes tener controles de seguridad, evaluación de impacto si procede y cláusulas contractuales entre responsables y/o encargados.

En la práctica, muchos conflictos nacen por falta de documentación: no tener políticas internas, no haber registrado las transferencias en el registro de actividades de tratamiento, o no contar con cláusulas contractuales internas entre las distintas entidades del grupo. Otro origen común es la falta de información a las personas afectadas: si no se les ha informado correctamente sobre la transferencia, pueden denunciar ante la autoridad de control en España o en el Estado receptor.

Por lo tanto, tu razón dependerá de si la empresa cumple o no con estas exigencias formales y técnicas.

Cómo se soluciona

1. Identifica qué datos se transfieren y las finalidades. Haz un inventario claro: qué ficheros, qué categorías de datos (por ejemplo, datos identificativos, datos fiscales, datos de salud), y con qué finalidad se comparten entre sedes.

1. Determina la base jurídica del tratamiento y documenta la misma. Si es consentimiento, comprueba que éste sea válido; si es ejecución de contrato o interés legítimo, deja constancia del análisis realizado.

1. Revisa contratos internos y acuerdos entre las distintas entidades del grupo: incorpora cláusulas que regulen responsabilidades, medidas de seguridad, y los derechos de los afectados. Si la transferencia implica encargados, firma acuerdos de encargado de tratamiento.

1. Evalúa la necesidad de una evaluación de impacto sobre la protección de datos (EIPD) cuando el tipo de tratamiento sugiere riesgos elevados para los derechos y libertades de las personas. Si ya existe, actualízala para cubrir la transferencia transfronteriza.

1. Implementa medidas técnicas y organizativas: cifrado, controles de acceso, políticas de retención y eliminación, registro de accesos y copias de seguridad. Documenta todo en el registro de actividades de tratamiento.

1. Informa a los afectados con la información mínima exigida: identidad del responsable, finalidades, base jurídica, destinatarios o categoría de destinatarios y, si procede, el derecho a presentar reclamación ante la autoridad de control.

1. Si ha habido una vulneración (brecha de seguridad), actúa según la normativa: identifica el alcance, contén la brecha, documenta y valora la notificación a la autoridad de control y a los afectados según corresponda.

1. Qué puedes hacer sin abogado: revisar el inventario de datos, actualizar políticas internas, y preparar documentación básica. Cuándo necesitas abogado o consultor DPIA: si hay datos sensibles, riesgo alto, sanciones en juego, o si la autoridad de control ha abierto expediente contra la empresa.

Qué puede pasar

1) Se arregla con medidas y documentación: en muchos casos regularizar la situación (actualizar registros, firmar acuerdos internos y mejorar medidas técnicas) satisfará a la autoridad o evitará reclamaciones de afectados. Esto puede resolver el conflicto sin sanciones.

2) Acuerdo o medidas correctoras impuestas por la autoridad: la autoridad de control puede exigir medidas de cumplimiento y supervisión, y la empresa puede negociar plazos y planes de actuación. Aceptar medidas correctoras puede ser preferible a litigar y arriesgar sanciones más graves.

3) Sanción y procedimiento administrativo. Si la autoridad considera que ha habido incumplimiento grave, puede iniciar un expediente que puede terminar en sanción o en apercibimiento con obligaciones específicas. Si impugnas y pierdes, te expones a la sanción y a la obligación de remediar las deficiencias.

Y si ganas, ¿cobro? En protección de datos no se trata de cobrar, sino de evitar sanciones y restaurar cumplimiento. En algunos casos los afectados pueden reclamar daños y perjuicios; una sentencia a favor de la empresa evita la responsabilidad, pero no genera compensación económica por tu defensa.

Errores que arruinan el caso

• No documentar las transferencias entre sedes: la falta de registro es casi siempre la primera debilidad.

• No firmar acuerdos entre entidades del grupo o con encargados: deja la responsabilidad sin reparto claro.

• No cifrar datos sensibles ni controlar accesos: la falta de medidas técnicas facilita brechas.

• Informar mal o no informar a los afectados: la ausencia de aviso es causante frecuente de reclamaciones.

• Subestimar la necesidad de una evaluación de impacto cuando el tratamiento implica riesgos elevados.