La empresa nueva debe cumplir obligaciones laborales y frente a la Seguridad Social desde el primer día: determinar la relación laboral, registrar el centro de trabajo y dar de alta a quien vaya a trabajar. Lo que marca la diferencia es la naturaleza del trabajo (por cuenta ajena o autónoma) y la documentación: contrato, bases de cotización y documentación de prevención. Primer paso: clasifica correctamente cada relación laboral y formalízala por escrito si procede.
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No se trata de si «puedes» contratar o no: lo que determina tu situación son cuatro factores claros. Primero, la realidad de la relación: quién dirige la actividad y soporta el riesgo económico. Si la persona trabaja con dependencia y ajena su horario y medios, es un trabajador por cuenta ajena. Segundo, la alta en la Seguridad Social: toda persona que presta servicios por cuenta ajena debe estar dada de alta y cotizar. Tercero, el tipo de contrato y la jornada: contrato indefinido, temporal o formación, y si se acuerdan horas. Cuarto, las obligaciones empresariales recurrentes: retenciones en nómina, cotizaciones, prevención de riesgos y registros. Si cualquiera de estos puntos falla, la Inspección de Trabajo puede reclasificar la relación y exigir cuotas no ingresadas y sanciones.
Si firmaste un contrato mercantil y en la práctica hay subordinación, tu riesgo existe. Si la persona es socio que trabaja en la sociedad, la situación cambia según sea administrador o trabajador, y puede implicar alta en Régimen General o en RETA.
Qué puedes hacer solo y cuándo necesitas profesional: tú puedes preparar contratos simples y dar de alta si manejas la sede electrónica. Necesitas abogado o asesor laboral cuando hay dudas sobre la calificación del vínculo laboral, cuando la persona es socio que presta servicios o cuando existe riesgo de impropia contratación de autónomos.
1) Se arregla con una carta. Lo más corriente: regularizar la situación con una propuesta escrita. Si descubres ausencia de alta, proponer dar de alta retrospectiva y pagar las cotizaciones pendientes (acordando cómo se cubren) puede resolverlo sin litigio. Para la persona trabajadora, a veces interesa más llegar a un acuerdo que ir a juicio.
2) Acuerdo o conciliación. Si hay reclamación, puede tramitarse una conciliación ante la autoridad laboral o en vía social. Un acuerdo puede incluir pago de cuotas, salarios pendientes y finiquito. Un convenio evita la incertidumbre y los costes de un pleito; es habitual aceptar menos de lo reclamado para obtener certidumbre y pago rápido.
3) Inspección o juicio. Si la Inspección investiga o se reclama judicialmente, la empresa puede ser sancionada y obligada a pagar cotizaciones y recargos. Si el empresario pierde en juicio, además de las cantidades reclamadas puede afrontar costas y sanciones. Una sentencia contra una empresa insolvente puede quedar como crédito a cobrar más adelante; no garantiza cobro inmediato.
Y si ganas, ¿cobras? Una sentencia favorable normalmente genera título ejecutivo; pero si la empresa no tiene activos, cobrar puede ser difícil. En esos casos hay que valorar bienes de la sociedad y del administrador (si existe responsabilidad por deudas laborales y de Seguridad Social), y explorar medidas cautelares y ejecuciones.
La primera regularización administrativa la puedes gestionar con una gestoría y la sede electrónica; en muchos casos una carta o una alta retroactiva arregla la cuestión. Necesitarás abogado o graduado social si hay reclamaciones, riesgo de sanción de la Inspección o si la otra parte ya ha iniciado acciones (denuncia, demanda o procedimiento administrativo). Si la empresa es pequeña y no domina la normativa, consulta por si puedes acceder al turno de oficio o a asesoramiento laboral subvencionado.
Otros problemas frecuentes en constitución de sociedades y creación de empresas
Si la persona actúa con dependencia y ajena (horarios impuestos, herramientas tuyas, ausencias no posibles), es probable que la relación sea laboral. La calificación no depende de lo que llaméis el contrato, sino de la realidad. Si dudas, evalúa la organización de la prestación; valora asesoramiento porque la Inspección revisa esos casos.
Sí: un WhatsApp puede servir si lo exportas y conserva fecha y contenido que demuestren subordinación. Exporta la conversación y guárdala en PDF o imprime con sello horario; no confíes en que quede en el móvil indefinidamente.
La Inspección puede exigir regularizar la situación y reclamar cotizaciones y recargos; además puede imponer sanciones. La regularización voluntaria suele ser menos gravosa que una sanción tras inspección, pero conviene asesorarse antes de negociar pagos retroactivos.
Depende de su condición: administradores suelen tener régimen distinto y socios trabajadores pueden necesitar alta en el Régimen General o en RETA, según la participación y el control. Es un punto técnico que conviene aclarar antes de formalizar la estructura societaria.
Puedes hacerlo si manejas bien la normativa y las tablas de cotización; muchas pymes externalizan este trabajo a una gestoría para evitar errores. Un error en bases o en retenciones puede generar inspección y recargos.
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