Necesito adaptar mi web al RGPD y LSSI: qué hacer

¿Tienes razón?

Tu web está sujeta al RGPD si procesa datos personales de visitantes o usuarios: formularios de contacto, registros, compras, newsletters, o incluso IPs si se vinculan a una persona. A la LSSI le importan las comunicaciones comerciales y la información que debes facilitar como prestador de servicios en línea: identificación, condiciones generales y obligaciones de actividad. Lo que determina la exactitud de la obligación es la naturaleza del dato y la finalidad: recoger un email para enviar una factura no es lo mismo que usar ese email para campañas de marketing sin información previa.

Piensa en tres puntos clave: ¿qué datos recoges? ¿qué herramientas de terceros (analítica, publicidad, hosting) acceden a esos datos? ¿pides consentimiento claro y específico cuando corresponde? Si no puedes responder con documentación, existe incumplimiento potencial.

Cómo se soluciona

1. Mapear la web y los tratamientos. Haz una lista de todos los puntos donde se recogen datos: formularios de contacto, alta a newsletter, compra online, comentarios, chat, login, formularios de demanda de empleo. Para cada uno, anota: datos pedidos, finalidad, base jurídica, plazo de conservación y destinatarios. Exporta los registros de tu gestor de contenidos y de las plataformas que uses (proveedor de correo, CRM, pasarela de pago).

1. Revisa avisos legales y política de privacidad. La información debe ser accesible y comprensible: quién es el responsable, finalidades, bases jurídicas, periodo de conservación, derechos y cómo ejercerlos, y datos de contacto. Coloca estos textos en enlaces visibles (footer, formularios). No uses textos genéricos: adapta las finalidades a lo que hace tu web.

1. Consentimiento y formularios. Cada formulario que recoja datos para finalidades distintas debe ofrecer opciones separadas: por ejemplo, una casilla para recibir newsletter con enlace a la política. Registra el consentimiento: quién, cuándo y qué aceptó. Si basas tratamientos en interés legítimo (por ejemplo, prevención de fraude), documenta el balance de intereses.

1. Cookies y herramientas de terceros. Identifica cookies y trackers que instala la web (analítica, publicidad, redes sociales). Implementa un sistema de control de cookies que permita aceptar o rechazar categorías. Asegúrate de que las cookies no esenciales no se activen antes del consentimiento.

1. Contratos con proveedores. Firma encargos de tratamiento con hosting, pasarelas de pago, plataformas de email y cualquier tercero que acceda a datos. Exige clausulado sobre subencargados y medidas de seguridad.

1. Medidas de seguridad. Aplica HTTPS, copias de seguridad, actualizaciones del CMS y plugins, control de accesos y contraseñas robustas. Limita accesos administrativos y lleva registro de cambios críticos.

Qué puedes hacer tú solo: mapear la web, redactar y publicar política de privacidad y aviso legal básicos, instalar un gestor de cookies que respete bloqueo previo. Cuándo llamar a un abogado: si haces perfiles de usuarios para publicidad personalizado, si ofreces servicios financieros o de salud, o si recibes una reclamación o requerimiento.

Qué puede pasar

1) Solución por ajuste de la web: muchas webs están en regla tras implementar un gestor de consentimiento, actualizar la política y firmar encargos con proveedores. Normalmente se resuelve cambiando prácticas y demostrando correcciones.

2) Acuerdo con la autoridad: si la Agencia considera que hubo un incumplimiento significativo, puede imponer medidas correctoras y requerir auditorías o informes. Un acuerdo suele incluir instrucciones para subsanar y puede quedar condicionado a pruebas posteriores.

3) Sanción administrativa o reclamación civil: en incumplimientos graves la autoridad puede imponer sanciones; los usuarios afectados pueden reclamar daños. Si la empresa carece de recursos, la ejecución puede ser limitada. Además, la reputación puede sufrir si hay filtraciones o envíos comerciales no consentidos.

Y si ganas, ¿cobras? En demandas civiles por daños materiales o morales, la ejecución dependerá de la solvencia del demandado; una sentencia favorable no garantiza cobro inmediato.

Errores que arruinan el caso

• Activar cookies no esenciales sin consentimiento previo.
• Copiar políticas de otras webs sin adaptarlas a tus tratamientos.
• No documentar consentimientos: sin registros no puedes probar que los usuarios aceptaros.
• No firmar encargos con proveedores críticos (email marketing, hosting, pasarela de pago).
• Ignorar actualizaciones del CMS y plugins: muchos incidentes vienen por software desactualizado.