Perdimos escrituras y hay que inscribir la adjudicación

¿Tienes razón?

Que falte la escritura no significa que la propiedad no exista. Lo que determina la posibilidad de inscribir la adjudicación son tres factores:

• Pruebas complementarias de titularidad. Recibos de predial, pagos de servicios, contrato de compra-venta, copia simple de la escritura si la conserva o testimonios notariales pueden acreditar la posesión y titularidad.
• Existencia de asientos registrales previos. Si la propiedad está inscrita en el Registro Público de la Propiedad, la falta del documento original es menos grave: el asiento registral es la prueba de propiedad frente a terceros. Si no hay asiento, la carga probatoria aumenta.
• Acto de adjudicación formalizado. La adjudicación debe constar en escritura pública o en resolución judicial; sin ese título no puede inscribirse. Si la adjudicación se hizo en la partición sucesoria, la escritura que consigne la partición es el instrumento que pide el registrador.

Con buenos documentos alternos y el respaldo notarial, suele poderse inscribir la adjudicación aun cuando el original de la escritura esté extraviado.

Cómo se soluciona

1. Localice cualquier copia o constancia. Busque copias simples de la escritura, recibos de impuesto predial, pagos de agua o luz que identifiquen el predio, o contratos previos. Estas piezas ayudan a reconstruir la cadena de titularidad.

1. Pida al Registro Público de la Propiedad un certificado de libertad de gravamen o búsqueda registral. Ese certificado indica si existe un asiento previo y si aparecen cargas que impidan la inscripción. Guarde el certificado como prueba.

1. Acuda al notario para que haga una declaración de extravío y levante las diligencias necesarias. El notario puede solicitar la protocolización de hechos, realizar las publicaciones o gestiones que exijan los protocolos locales y preparar la escritura de adjudicación o de reconstitución del título.

1. Si la adjudicación ya fue acordada en la partición, haga la escritura de partición que contenga la adjudicación. Si la partición fue por vía judicial, obtenga la resolución o sentencia que la ordenó para presentarla al registro.

1. Si falta todavía algo, proceda a la vía judicial o administrativa prevista en su estado para la reconstitución de títulos extraviados. En ocasiones se requiere una resolución que autorice la inscripción en ausencia del original, previa verificación de hechos y notificación a terceros.

1. Inscriba la adjudicación en el Registro Público de la Propiedad aportando la escritura, certificados y pruebas complementarias. El registrador podrá solicitar documentos adicionales; el notario le asesorará para atender esos requisitos.

Qué puede hacer usted ahora: recopile cualquier documento que identifique el bien y pida al notario que realice la diligencia de extravío y la búsqueda registral inicial.

Qué puede pasar

1. Se inscribe con trámite notarial administrativo. Si existe registro previo o las pruebas son suficientes, el registrador aceptará la escritura de adjudicación y hará el asiento correspondiente, resolviendo la pérdida del original de manera administrativa.

1. Acuerdo entre interesados y escritura de reconstitución. Los interesados acuerdan la partición o la adjudicación y formalizan una escritura pública que reconstruye la cadena de título; con ese instrumento se logra la inscripción.

1. Recurso judicial para reconstituir el título o para autorizar la inscripción. Si la documentación es insuficiente o existen terceros que se oponen, puede ser necesario acudir al juez para que ordene la inscripción o la reconstitución del título. El proceso judicial documenta la cadena y resuelve las disputas; si usted pierde, la inscripción puede quedar denegada.

Y si gana, ¿cobro o ejecución? La resolución judicial o la escritura debidamente inscrita permitirá ejercer derechos sobre el bien (venta, gravamen, posesión). Sin embargo, la efectividad práctica depende de que no existan cargas laterales o terceros que aleguen derechos preferentes.

Errores que arruinan el caso

• No pedir el certificado registral antes de actuar. Sin la búsqueda registral puede cumplirse un trámite inútil o presentar documentos incompletos.
• Entregar la adjudicación sin la constancia de extravío o sin la intervención notarial adecuada. El registrador puede rechazarla por falta de soporte.
• Hacer gestiones de hecho (vender, gravar) mientras la titularidad no está clara. Eso crea conflictos y pone en riesgo la inscripción definitiva.
• Confiar en testimonios orales sin documentarlos: testigos sin protocolo notarial tienen peso limitado ante el registrador.