Administrador saliente no rinde cuentas ni entrega archivos y chequeras

¿Tienes razón?

Para determinar si su reclamo es sólido debe comprobar tres elementos. Primero, que existió un acto de remoción o término de contrato que obliga al administrador a entregar documentación. Segundo, qué documentos y bienes deben entregarse según el contrato, el reglamento y las prácticas contables de la comunidad. Tercero, la existencia de un perjuicio potencial: cuentas sin conciliación, pagos pendientes, chequeras sin control o claves bancarias en manos de una persona fuera de la administración.

Si el administrador ya no tiene facultades y retiene chequeras o claves, la comunidad corre el riesgo de que se realicen operaciones impropias o de que se oculte información. Por eso es relevante actuar con prontitud para asegurar las cuentas y dejar constancia documental de la solicitud de entrega. No basta la queja verbal; se necesita prueba escrita con recepción fehaciente.

También importa si el administrador entregó parcialmente documentación y retiene solo ciertos archivos: hay que especificar qué falta y exigir la entrega completa. Si el contrato contemplaba la entrega de inventario y llaves, esos puntos deben incluirse en la solicitud formal.

Cómo se soluciona

1) Solicite la entrega por escrito y con constancia. Envíe un requerimiento que enumere los documentos, chequeras, llaves y claves que deben entregarse. Pida acuse de recibo o envío notarial. Guarde copia de todo.

2) Tome medidas internas de seguridad. Si tiene acceso a firmas bancarias, notifique al banco la terminación del mandato del administrador y pida bloqueo o cambio de firmas y claves. Haga lo propio con proveedores que tengan instrucciones de pago automático.

3) Haga un inventario conjunto. Programe una sesión con el administrador saliente y dos o más miembros de la junta para contabilizar libros, chequeras y archivos. Levante acta firmada por quienes participaron y por el administrador si acepta. Si el administrador se niega a firmar, haga constar la negativa y las circunstancias.

4) Si no entrega, presente reclamación en asamblea o ante la autoridad competente y acuerde la remoción formal y la recuperación de bienes. Pida que la asamblea acuerde las medidas necesarias para asegurar la contabilidad, como auditoría externa.

5) Considere una auditoría forense. Si hay indicios de irregularidades o falta de conciliaciones, una revisión profesional detecta faltantes y ofrece base probatoria para acciones civiles o penales.

6) Si existe riesgo inminente de disposición de fondos por parte del administrador saliente, valore con un abogado la solicitud de medidas cautelares o la denuncia ante la autoridad para prevenir fugas de recursos.

Acciones que puede hacer sin abogado: solicitar la entrega por escrito, notificar al banco que cambie firmas y organizar el inventario. Necesitará asesoría profesional para medidas cautelares, auditoría forense y, en su caso, denuncia penal.

Qué puede pasar

Primero, entrega tras reclamación. Muchos administradores entregan la documentación una vez que la comunidad exige formalmente. Este desenlace suele ser el menos costoso.

Segundo, acuerdo y auditoría. La asamblea puede acordar auditoría y, con sus resultados, definir la reparación del daño o la restitución de fondos. Un acuerdo permite reparar sin litigio y evita desgaste.

Tercero, litigio o denuncia penal. Si el administrador retiene documentos para impedir la conciliación o hay indicios de malversación, la comunidad puede denunciar y pedir medidas judiciales. Si pierde la comunidad en juicio por falta de prueba, se enfrentará a costos procesales; si gana, la recuperación dependerá de la situación patrimonial del administrador.

Errores que arruinan el caso

• No documentar la solicitud de entrega por escrito y con acuse. Sin constancia es su palabra contra la del administrador.
• No notificar al banco a tiempo sobre el cambio de firmas y claves.
• Dejar pasar el tiempo sin hacer inventario, con lo que desaparecen pruebas.
• Permitir que solo una persona haga el inventario sin testigos ni acta firmada.
• No pedir auditoría cuando hay dudas serias sobre la contabilidad.