La Inspección reclama diferencias de cotización tras revisión

¿Tienes razón?

Cuando la Inspección reclama diferencias de cotización, la respuesta depende de varias cosas concretas que puedes comprobar ya: las bases liquidables que declaraste a la Seguridad Social; las nóminas que entregaste y los recibos bancarios que las acompañan; los partes de alta y baja y los contratos que acreditan la categoría y jornada; y los documentos que prueban horas extras, complementos o desempleo parcial. Si tus nóminas reflejan una base distinta de la que figuró en los seguros sociales, hay que ver por qué: puede ser un error de cálculo, un fichero de bases mal generado o una interpretación distinta de un complemento retributivo.

Otra cosa que determina si la reclamación es justa es la forma en que la Inspección ha hecho la comprobación: si la corrección es por un error formal (un campo mal cumplimentado) suele ser más fácil de solventar; si niegan la categoría profesional y reclasifican el puesto, la discusión es sobre hechos y puede requerir prueba testimonial o pericial. Por último, mira si la Inspección te ha notificado correctamente y si la liquidación incluye sanción o solo reclamación de cuotas. A partir de ahí, tu posición será fuerte si la documentación coincide y si puedes probar que lo declarado sigue las tablas retributivas y la jornada real. Si falta documentación o hay diferencias apreciables, tocará negociar o impugnar.

Cómo se soluciona

1. Reúne toda la documentación: nóminas firmadas o justificantes de pago, contratos, partes de alta y baja, registros de jornada, recibos de cotización y cualquier comunicación con la Tesorería de la Seguridad Social. Exporta conversaciones de correo y mensajes y guarda los ficheros originales.
2. Compara lo declarado con lo pagado: identifica qué conceptos generan la diferencia (salario base, complementos, horas extras, indemnizaciones, etc.). Si la diferencia viene de un complemento puntual, procura localizar el documento que lo soporte (propuesta, modificación contractual, acuerdo colectivo).
3. Pide una cita con tu gestoría o responsable de nóminas para revisar los ficheros de bases y los seguros sociales. Que te expliquen por qué la base que figure en el sistema difiere de la nómina.
4. Responde a la notificación de la Inspección dentro del trámite que te indiquen: aporta la documentación ordenada, un escrito explicando la discrepancia y, si procede, un informe de descargo firmado por quien gestione las nóminas.
5. Si la Inspección mantiene la liquidación, valora presentar alegaciones por escrito y solicitar la rectificación ante la Tesorería o impugnar administrativamente si procede. En paralelo, prepara la prueba (testigos, peritajes, contratos de trabajo, convenios aplicables).

Qué puedes hacer tú y qué necesita profesional:

• Tú puedes reunir y ordenar la documentación, sacar los ficheros de nómina, exportar conversaciones y preparar un primer escrito de alegaciones.
• Necesitarás un abogado laboralista y, en muchos casos, un gestor o asesor laboral cuando la discusión sea técnica (bases de cotización, bases de accidente de trabajo) o cuando la empresa deba aceptar una regularización y negociar la sanción.

Qué puede pasar

1. Se arregla con un escrito y la aportación de prueba: la Inspección acepta las aclaraciones, corrige la liquidación y la empresa solo regulariza aportando las cuotas correctas. Esto ocurre con frecuencia cuando el problema es un error en el fichero de bases o una documentación incompleta que se completa.

1. Acuerdo administrativo o conformidad: la empresa y la Tesorería llegan a un acuerdo sobre la base a considerar y la empresa acepta ingresar las diferencias más, en su caso, la sanción propuesta reducida por conformidad. Un acuerdo puede ser conveniente aunque la cuantía reclamada sea discutible: permite cerrar el expediente y limitar el riesgo de sanción mayor.

1. Procedimiento sancionador y juicio: si hay discrepancia sobre la naturaleza de la retribución (por ejemplo, si una cantidad se considera salario y no gasto reembolsable) o se aprecia fraude de contratación, la Inspección puede abrir expediente sancionador. Si recurres y pierdes en vía administrativa, la discusión puede llegar a la jurisdicción contencioso-administrativa. Si pierdes, hay riesgo de que la empresa tenga que pagar las cuotas, posibles recargos y la sanción; las costas administrativas no siempre se imponen, pero las consecuencias económicas pueden ser elevadas. Además, una sentencia contra una empresa insolvente puede ser difícil de ejecutar: una resolución favorable no garantiza el cobro si la entidad no tiene fondos.

Y si ganas, ¿cobras? Una resolución favorable administrativa o judicial que anule la liquidación permite recuperar lo pagado indebidamente, pero si la Seguridad Social ha cobrado y la empresa no tiene recursos, el recupero dependerá de la solvencia del pagador o de medidas de ejecución. En ocasiones conviene negociar un fraccionamiento o garantías para asegurar el pago.

Errores que arruinan el caso

• Destruir o modificar nóminas y ficheros originales: perderás la prueba más valiosa. Conserva siempre los archivos originales y los justificantes de pago.
• No contestar a la notificación de la Inspección o hacerlo tarde: puedes perder la oportunidad de aportar descargos que cambien el sentido de la liquidación.
• Mezclar justificantes: presentar documentación incompleta o desordenada da mala impresión y facilita que la Inspección descarte algunos documentos.
• Firmar conformidades o reconocimientos de deuda sin entender su alcance: un reconocimiento puede cerrar vías de defensa.