Recibir financiación pública obliga a cumplir una serie de deberes: justificar el uso de los fondos conforme al convenio, conservar la documentación y respetar condiciones de publicidad y control. Lo primero es leer el convenio y crear un expediente con todas las obligaciones y pruebas de cumplimiento.
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No es suficiente con haber aceptado un ingreso: lo que determina tus obligaciones es el convenio o la resolución que concede la financiación, los estatutos de la fundación y la normativa aplicable a subvenciones y contratos públicos. Tres aspectos clave definen tu posición. Primera, el destino del gasto: la financiación suele estar condicionada a fines específicos y a justificar el empleo de los recursos. Segunda, las obligaciones de control y publicidad: muchas subvenciones exigen la inclusión de la mención del financiador en actividades y materiales, así como la entrega de informes de seguimiento. Tercera, las reglas de compatibilidad con otras ayudas y la exigencia de mantener la documentación justificativa a disposición del financiador o del Protectorado.
La documentación es el activo más valioso: contratos, convenios, facturas, justificantes bancarios, informes de actividad, nóminas si procede y cualquier comunicación con la administración que haya concedido la financiación. Sin esa documentación tu capacidad para justificar gastos y responder a requerimientos se debilita, incluso si la actuación materialmente fue correcta.
Qué puedes hacer sin abogado: organizar el expediente, llevar la contabilidad por proyecto y responder a requerimientos de información de forma documental. Cuándo necesitas abogado: si la administración exige reintegro, inicia procedimiento sancionador o si hay dudas sobre compatibilidad de ayudas o sobre la calificación como subvención o contrato público.
Y si ganas, ¿cobras? No suele haber un “cobro” favorable por estas vías; la resolución normalmente confirma la legalidad de la entrega o la necesidad de reintegro. La cuestión práctica es evitar desembolsos imprevistos por reintegros.
Puedes gestionar internamente la mayoría de obligaciones formales: organizar expedientes, justificar gastos y presentar informes. Contrata abogado cuando la administración reclama reintegro, inicia un procedimiento sancionador o si hay dudas sobre la naturaleza jurídica de la ayuda. Un abogado con experiencia en fundaciones preparará alegaciones, negociará acuerdos de fórmula de pago y te orientará sobre responsabilidad de gestores. Si la fundación puede optar a asistencia jurídica gratuita, coméntalo.
Otros problemas frecuentes en abogados especialistas en fundaciones
Guarda el convenio, facturas originales, órdenes de pago, extractos bancarios, contratos con terceros, nóminas relacionadas con el proyecto, informes de actividad y documentación que pruebe la publicidad exigida. Tener todo ordenado facilita las inspecciones y reduce riesgos.
Depende del convenio. Algunos permiten costes indirectos expresamente; otros limitan la financiación a partidas concretas. Si no está claro, solicita aclaración escrita al financiador antes de imputar el gasto.
Ofrecer la devolución y presentar un plan de corrección mejora la posición en negociación con la administración y puede reducir el riesgo de sanción. Sin embargo, si existe infracción grave, la devolución no siempre evita procedimientos sancionadores.
Sí. Un incumplimiento grave o el inicio de un procedimiento de reintegro puede afectar la reputación y la elegibilidad para futuras convocatorias. Por eso es importante actuar con diligencia y documentar las correcciones.
Algunas convocatorias exigen auditoría externa o certificación de gastos. Aunque no sea obligatoria, una revisión externa ayuda a prevenir errores y a dar confianza a financiadores sobre la correcta gestión de fondos.
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