Hay retraso en la liquidación y cierre del contrato

¿Tienes razón?

No todo retraso implica irregularidad. Las tres cosas que definen si su reclamo prospera son: (1) si existe constancia formal de entrega y conformidad (acta, informe técnico, recepción provisoria o definitiva); (2) si cumplió las obligaciones contractuales y aportó las garantías exigidas; y (3) si la demora es atribuible a la entidad (falta de personal, trámites internos) o a circunstancias excepcionales previstas en el contrato. Si usted tiene actas de recepción firmadas, informes técnicos favorables y comunicaciones que exijan la liquidación, su posición es sólida. Si no hay pruebas de entrega o hay observaciones pendientes, la entidad puede retener la liquidación hasta su subsanación.

Revise el contrato: identifique las condiciones para la liquidación, los requisitos para la entrega final y los mecanismos de resolución de controversias. El contrato y las actas técnicas serán la base de su reclamo.

Cómo se soluciona

1. Reúna pruebas de cumplimiento. Localice actas de entrega, informes técnicos, certificados de conformidad, bitácoras, fotografías fechadas, correos en los que la entidad reconoce recepción y cualquier documento que muestre el cumplimiento de etapas.
2. Solicite por escrito la liquidación. Dirija una comunicación formal a la unidad que gestiona el contrato solicitando la liquidación y adjunte las pruebas de entrega y conformidad. Envíe por medios que dejen constancia: sistemas del contrato, correo institucional con acuse, o el sistema de gestión documental.
3. Documente las respuestas de la entidad. Si la entidad responde con observaciones técnicas, pida que las concrete por escrito y le indiquen qué falta exactamente para la liquidación. Si la respuesta es silencio, mantenga un registro de ese silencio.
4. Agote los recursos administrativos internos. Si la entidad no responde o niega la liquidación sin motivo, presente la impugnación o solicitud de reconsideración prevista en el contrato o en la normativa aplicable, solicitando la resolución del conflicto.
5. Si no hay rectificación, evalúe la vía contenciosa. Prepare la documentación para demandar la liquidación forzada del contrato y el pago de lo adeudado. Ordene cronológicamente todas las comunicaciones, actas y la copia del contrato.

Qué puede hacer sin abogado: reunir y organizar la prueba, solicitar la liquidación y presentar las observaciones a la entidad. Cuándo contratar a un abogado: si la entidad niega de manera injustificada la liquidación, si hay riesgo de perder garantías o si la suma en disputa justifica impugnar administrativamente o litigar.

Qué puede pasar

1) Se corrige con la emisión de la liquidación. Lo más común es que, al aportar la documentación exigida, la entidad emita la liquidación y proceda a pagar lo pendiente y devolver las garantías. Esta solución es rápida si las observaciones son menores.

2) Acuerdo o negociación. Puede negociarse un acuerdo para subsanar observaciones técnicas a cambio de la liquidación parcial o del pago de parte de lo adeudado. A veces un compromiso práctico es preferible a litigar por plazos y montos inciertos.

3) Litigio por la liquidación y pago. Si va a juicio, el tribunal valorará el contrato, los certificados de conformidad y las pruebas de cumplimiento. Si pierde, la entidad mantiene su posición y usted cargará con los costos. Si gana, podrá obtener la declaración de la obligación de liquidar y pagar, pero la ejecución práctica dependerá del patrimonio de la entidad y de los mecanismos de cobro.

Y si gano, ¿cobro? Conseguir una sentencia favorable que ordene la liquidación no siempre implica pago inmediato; en muchos casos la ejecución depende de disponibilidades presupuestarias de la entidad o de mecanismos especiales para hacer efectivos los créditos, por lo que hay que planificar la fase de ejecución.

Errores que arruinan el caso

• No conservar actas de recepción o informes técnicos: sin esos documentos es difícil probar cumplimiento.
• No responder por escrito a las observaciones de la entidad: las comunicaciones verbales no cuentan.
• Entregar documentación incompleta sin registro de envío: guarde comprobantes de entrega.
• Emprender medidas administrativas y judiciales sin priorizar la documentación técnica: los tribunales revisan el cumplimiento técnico antes que las formas.
• Ignorar las cláusulas contractuales sobre recepción, pruebas y plazos: su contrato contiene las reglas del juego.