Constitución de sociedades por extranjeros residentes y no residentes

¿Tienes razón?

Lo que te exige la constitución de una sociedad en España son cuatro cuestiones: identidad y documento acreditativo, forma de representación (si actúas personalmente o por apoderado), la verificación de residencia fiscal y el cumplimiento de requisitos formales ante notario y Registro Mercantil. Si eres residente fiscal en España, tus obligaciones fiscales se vinculan a tu residencia; si no lo eres, tendrás obligaciones diferentes respecto a impuestos y retenciones en operaciones con entidades españolas. También puede variar la necesidad de ciertos documentos apostillados o traducidos y la manera en que el notario o el Registro Mercantil verifican tu identidad. Es importante que la documentación extranjera esté correctamente legalizada o apostillada y, si procede, traducida por un traductor jurado.

Cómo se soluciona

1. Obtén el documento de identificación adecuado. Si eres residente, conseguirás la identificación nacional correspondiente; si no, necesitas el número de identificación de extranjero que permita realizar actos societarios. Consulta cuál es el documento exigido por la notaría antes de solicitarlo.
2. Prepara documentos de identidad y, si actúas mediante representante, un poder público. El poder debe estar debidamente legalizado o apostillado y traducido si procede. Verifica con la notaría qué formato y legalizaciones son necesarias para aceptar el poder.
3. Redacta la escritura de constitución. Incluye información sobre administradores, capital social, socios y estatutos. Si hay aportaciones no dinerarias, acompáñalas de valoración justificativa y documentación que acredite titularidad.
4. Designa la forma de administración y la cuenta bancaria. Abre la cuenta a nombre de la sociedad para ingresar el capital social; en algunos bancos se piden particulares requisitos para no residentes, como documentos adicionales de identificación o justificantes de origen de fondos.
5. Inscripción en el Registro Mercantil. Presenta la escritura pública y la documentación requerida para la inscripción. Comprueba si la inscripción exige documentación complementaria o acreditación de representación.
6. Cumple obligaciones fiscales y de comunicación. Da de alta la sociedad en los registros fiscales y en la seguridad social si vas a contratar. Declara el inicio de actividad y presenta los modelos fiscales que correspondan. Si tu residencia fiscal es extranjera, infórmate sobre los efectos con un asesor fiscal.

Si estás fuera de España y no puedes desplazarte, puedes constituir la sociedad por apoderado siempre que el poder reúna las formalidades de legalización y traducción. En operaciones con inversión extranjera o complejas, consulta a un abogado y a un asesor fiscal para evitar riesgos de doble tributación o incumplimientos de obligaciones informativas.

Qué puede pasar

1. Se arregla con la documentación correcta. Muchas incidencias se solucionan aportando la documentación requerida por la notaría o el registro: apostillas, poderes correctos o traducciones juradas. Esto evita litigios y retrasos administrativos.
2. Acuerdo administrativo o subsanación. Si alguna documentación resulta defectuosa, el registro suele permitir subsanación. Acordar con el banco o con el notario la presentación de documentos adicionales puede desbloquear la operación sin más consecuencias.
3. Problemas administrativos o sancionadores. Si la documentación no es correcta o si se detectan irregularidades en la representación o en la procedencia de fondos, puede haber requerimientos, sanciones administrativas o incluso la imposibilidad de inscribir la sociedad hasta que se corrija la situación. En casos graves, la responsabilidad puede afectar a administradores o apoderados.

Y si ganas en un conflicto sobre constitución o representación, ¿cobras? Las disputas sobre validez documental o representación suelen resolverse mediante subsanación o con procedimientos administrativos; obtener una sentencia favorable no siempre implica efectos económicos inmediatos: la principal consecuencia será la posibilidad de inscribir y operar legalmente.

Errores que arruinan el caso

• No legalizar o apostillar documentos extranjeros o no aportar traducciones juradas cuando el registro las exige.
• Utilizar poderes con formalidades insuficientes para actos notariales en España.
• No comprobar requisitos del banco para abrir cuenta a no residentes y no justificar el origen de fondos.
• Confundir residencia fiscal con residencia administrativa: las obligaciones fiscales dependen de la residencia real.
• No asesorarse sobre efectos de la doble imposición o de las obligaciones informativas por inversión extranjera.