Compliance penal y obligaciones de la empresa: primeros pasos

¿Tienes razón?

No todas las empresas enfrentan el mismo riesgo penal, pero toda empresa puede beneficiarse de controles mínimos. Tres factores determinan la necesidad e intensidad del compliance: la exposición al riesgo penal por el sector y operaciones (licencias públicas, contrataciones internacionales, manipulación de información financiera), la complejidad de la estructura (grupos, filiales, operaciones en múltiples jurisdicciones) y la disponibilidad de recursos para implantar controles. La ley y la jurisprudencia valoran positivamente la existencia de un programa de prevención de delitos para eximir o mitigar la responsabilidad penal de la persona jurídica, siempre que el programa sea efectivo, actualizado y aplicado. Es decir: no basta con tener un manual; hay que aplicarlo, formarlo, medirlo y demostrar registros y actuaciones.

Cómo se soluciona

1. Realiza un mapeo de riesgos. Identifica las actividades, áreas y procesos con mayor exposición (contratación pública, pagos a intermediarios, operaciones internacionales, tratamiento de datos, prevención de blanqueo). Documenta cada riesgo y su posible impacto.
2. Diseña políticas y procedimientos proporcionales. Establece códigos de conducta, políticas de regalos y hospitalidad, control de proveedores e intermediarios, procedimientos de contratación y autorización de pagos, y protocolos de conflictos de interés. Asegúrate de que sean adecuados al tamaño y recursos de la empresa.
3. Implanta controles organizativos y de supervisión. Nombra un responsable de cumplimiento (compliance officer) con independencia funcional, define canales de denuncia (internos y externos) suficientes y protege a denunciantes. Implementa controles contables y de segregación de funciones.
4. Forma y comunica. Realiza formación periódica al personal relevante y a los órganos de gobierno. Conserva evidencias de las sesiones: listas de asistencia, materiales y evaluaciones.
5. Monitoriza y actualiza. Audita periódicamente el funcionamiento del programa, registra las incidencias y adopta medidas correctoras. Guarda registros y evidencia documental que demuestren la aplicación efectiva.
6. Reacciona ante incidencias. Si surge una irregularidad, actúa: investiga internamente, preserva pruebas, toma medidas disciplinarias y valora la comunicación a autoridades si procede. Coordina con abogados para valorar el posible impacto penal y mercantil.

Qué puedes hacer tú solo y qué requiere profesional: puedes empezar por un mapa de riesgos y redactar políticas básicas. Necesitarás asesoría externa para diseñar un programa adaptado, para formar a la alta dirección, para auditar su eficacia y para gestionar incidentes que puedan tener consecuencias penales o regulatorias. En casos complejos, la intervención de un abogado penalista y de un auditor interno es clave.

Qué puede pasar

1) Se arregla con medidas internas: muchas irregularidades se corrigen con formación, revisión de procesos y despidos disciplinarios cuando corresponde. Un programa que detecte y corrija a tiempo evita sanciones mayores.

2) Acuerdo o negociación con autoridades: cuando se detecta un delito, las empresas que colaboran, aportan programas eficaces de prevención y muestran medidas correctoras suelen conseguir una mejor posición en cualquier negociación con autoridades y, en su caso, atenuantes o exención de responsabilidad penal.

3) Procedimiento penal o sancionador: si la empresa carece de programa efectivo y se prueban delitos cometidos en su beneficio, puede enfrentarse a responsabilidades penales, multas y medidas accesorias (inhabilitaciones, pérdida de ayudas). En estos procedimientos, la eficacia del programa de compliance y la actitud de la empresa ante la investigación son factores decisivos. Si la empresa resultase condenada, la ejecución de sanciones y la reparación del daño dependerán de los bienes disponibles y de la existencia de seguros de responsabilidad.

¿Y si ganas? Una absolución o acuerdo favorable no garantiza recuperar la reputación dañada; por eso además de la defensa legal es importante gestionar la comunicación y las medidas de reparación para clientes y proveedores.

Errores que arruinan el caso

• Crear un manual que queda en un cajón: la apariencia de cumplir sin ejecución practica no exonera.
• No proteger los canales de denuncia o no investigar internamente las alertas.
• Elegir un compliance officer sin independencia real o sin recursos.
• No actualizar procedimientos tras cambios en la actividad o en la regulación.
• No coordinar la respuesta legal cuando aparece una incidencia con posibles consecuencias penales.