Cómo contratar personal en una asociación

¿Tienes razón?

Contratar personal no es solo firmar un contrato: exige que la asociación tenga capacidad orgánica y financiera para asumir la relación laboral. Lo que define si la contratación es adecuada son tres elementos: la necesidad real del puesto para el cumplimiento del objeto asociativo, la disponibilidad de fondos que sostengan la remuneración y la formalización correcta ante la Seguridad Social y la Agencia Tributaria. Si el puesto forma parte de un proyecto con financiación específica, el contrato debe reflejar la duración y la función vinculada al proyecto. Si el trabajo es voluntario y sin remuneración, debes distinguir claramente entre voluntariado y relación laboral para evitar contingencias. También importa si la asociación ya tiene personal y cómo se integran las nuevas contrataciones en la estructura retributiva.

Cómo se soluciona

1. Define el puesto por escrito. Elabora una descripción de funciones, duración prevista, jornada y perfil. Determina si el puesto es laboral o de voluntariado; si es laboral, especifica si es eventual por proyecto, indefinido o temporal por circunstancias.

1. Revisa estatutos y plan de viabilidad. Asegura que contratar esté dentro del objeto social y que el presupuesto aguante el coste total (salario, cotizaciones y seguros). Si la financiación proviene de una subvención, comprueba las condiciones sobre gastos de personal.

1. Publica la oferta y selecciona. Mantén un proceso documental de selección: criterios, curriculum y pruebas realizadas. Esto protege contra reclamaciones por discriminación o falta de publicidad en procesos financiados por fondos públicos.

1. Formaliza el contrato. Redacta el contrato por escrito con las condiciones esenciales: funciones, jornada, salario y duración si procede. Entrega copia firmada al trabajador y conserva una en la asociación.

1. Alta en la Seguridad Social y afiliaciones. Antes de que el trabajador empiece a prestar servicios, hay que gestionarle el alta en el sistema de la Seguridad Social y, si procede, registrarlo en el régimen correspondiente. Comunica el contrato a la autoridad laboral si la normativa lo exige.

1. Documentación laboral y fiscal. Conserva copia del DNI, datos bancarios para la nómina, modelo de retención a efectos fiscales y cualquier documento requerido por la financiación del puesto.

1. Prevención de riesgos laborales y seguros. Integra al trabajador en las medidas de prevención de la asociación y contrata o extiende el seguro de accidentes o responsabilidad si no está cubierto.

1. Registro y libro de personal. Lleva un fichero interno con contratos, nóminas, cotizaciones y justificantes de las pagas. Si se acude a un gestor o asesoría, formaliza un encargo por escrito.

1. Formación y relación con la junta. Integra al personal en la estructura organizativa y deja en acta el acuerdo que autoriza la contratación para mantener transparencia interna.

Qué puedes hacer sin abogado: definir el puesto, publicar la oferta y gestionar la documentación. Necesitarás asesoría laboral cuando haya convenios colectivos aplicables, dudas sobre la naturaleza del contrato, o si hay subvenciones con condiciones complejas. Un abogado laboralista o un gestor laboral te ayuda a evitar contingencias y a calcular costes.

Qué puede pasar

1. Se arregla con contratación correcta. Si el proceso es transparente y la contratación está bien documentada, el trabajador se integra sin problemas y la relación funciona.

1. Acuerdo o regularización. Si la relación no se formalizó correctamente, puede regularizarse mediante firma del contrato y altas tardías; en muchos casos esto evita reclamaciones mayores. Aun así, las regularizaciones pueden implicar abonar cotizaciones atrasadas.

1. Reclamación laboral. Si la contratación es eventualmente impropia (por ejemplo, un voluntario que debería ser empleado), el trabajador puede reclamar y solicitar la calificación laboral de la relación. Si un juzgado o la autoridad laboral declara la relación laboral, la asociación puede tener que pagar salarios de tramitación, cotizaciones y, en casos de despido improcedente, indemnizaciones. La capacidad de la asociación para afrontar esos costes depende de su situación financiera; en ocasiones la responsabilidad recae sobre responsables concretos si hubo dolo o incumplimiento grave.

Y si ganas, ¿cobras? En un litigio laboral, cobrar del trabajador no procede; lo que cabe es que la asociación reciba una sentencia favorable que confirme la correcta naturaleza del contrato. Ejecutar una sentencia favorable contra un trabajador insolvente no garantiza cobro.

Errores que arruinan el caso

• Confundir voluntariado con relación laboral: remunerar en negro a un voluntario o asignarle tareas propias de un trabajador crea riesgo de reclamación.
• No hacer alta en la Seguridad Social antes de empezar: da lugar a reclamaciones de cotizaciones.
• No documentar el proceso de selección: complica la defensa frente a reclamaciones laborales o subvenciones auditadas.
• No revisar condiciones de subvenciones: usar fondos para personal sin autorización puede obligar a reintegro.
• No formar en prevención de riesgos: incumplir obligaciones de PRL puede generar responsabilidad en caso de accidente.