Un socio o administrador retiene fondos de la sociedad

¿Tienes razón?

La respuesta depende de tres elementos: si la disposición de fondos fue autorizada por los órganos sociales (junta de socios, asamblea o administrador dentro de sus atribuciones), si la operación se justificó contablemente y si hay prueba de que el dinero fue usado para fines personales o sin soporte. Si la decisión aparece en actas y la aplicación de los recursos está soportada por documentos (contratos, facturas, autorizaciones), es más difícil sostener que hubo conducta indebida. Por el contrario, si no existen actas, si los movimientos no tienen respaldo y el socio o administrador actúa a título personal, su conducta puede ser reprochable y dar pie a reclamaciones civiles y, dependiendo del caso, a actuaciones penales.

Otro factor determinante es la naturaleza de la empresa: en sociedades de responsabilidad limitada o anónimas la separación patrimonial importa; sin embargo, la mala administración o el abuso de confianza permite medidas contra quien actuó mal. También es relevante si hay pruebas contables y extractos bancarios que muestran transferencias a cuentas personales.

Cómo se soluciona

1. Consulte los libros y actas. Pida copia de las actas de la junta o asamblea y de los registros contables. Si no se han levantado actas que autoricen las disposiciones, anótelo y pida explicaciones por escrito.

1. Reúna pruebas financieras. Obtenga extractos bancarios, conciliaciones, comprobantes de transferencias y facturas relacionadas. Si usted no tiene acceso, solicítelo formalmente por escrito a la administración o al revisor fiscal si existe.

1. Solicite medidas internas. Solicite una convocatoria de junta o asamblea para que la sociedad evalúe la gestión del administrador o socio. Si es posible, pida la intervención de revisor fiscal o auditor para que haga inventario y dictamine sobre las operaciones.

1. Requerimiento formal de devolución. Envíe un requerimiento por escrito solicitando la restitución de los fondos y la documentación que respalde las operaciones. Conserve el acuse de recibido.

1. Acciones civiles y contables. Si la devolución no se produce, la sociedad o los socios afectados pueden promover acciones de responsabilidad contra el administrador o socio por enriquecimiento ilícito, incumplimiento de deberes o responsabilidad por mala administración. Un contador y un abogado prepararán la cuantificación del perjuicio.

1. Medidas cautelares y, cuando proceda, denuncia penal. Si la conducta apunta a apropiación indebida o fraude, y hay riesgo de ocultamiento del patrimonio, se puede solicitar ante un juez medidas cautelares sobre bienes y cuentas. También existe la posibilidad de denunciar los hechos ante la autoridad penal, si se cumplen los elementos del delito.

Qué puede hacer sin abogado: solicitar acceso a la documentación societaria y enviar requerimiento. Qué necesita abogado: convocar a asamblea, accionar judicialmente por responsabilidad y tramitar medidas cautelares.

Qué puede pasar

1) Se arregla en asamblea. Muchas veces la situación se resuelve en junta o asamblea, con aprobación de cuentas, exigencia de devolución o acuerdos de pago. Esta salida evita procesos largos.

2) Acuerdo con reparación. Puede negociarse un plan de devolución, pago de intereses o compensación por daños. Un acuerdo formal protege a la sociedad y a los socios.

3) Juicio y posibles medidas penales. Si se demanda y el juzgado da la razón a la sociedad, se ordenará la restitución y posible indemnización por daños y perjuicios; además, si hay indicios delictivos, la denuncia penal puede seguir su curso. Si usted pierde en el juzgado, podría afrontar costas y seguirá sin recuperar el dinero.

Y si gana, ¿cobra? El cobro dependerá del patrimonio del demandado. Si el socio o administrador no tiene bienes embargables, la sentencia será un reconocimiento pero con dificultades prácticas para su ejecución.

Errores que arruinan el caso

• No pedir actas o no exigir que se levanten actas sobre operaciones sospechosas. La ausencia de registro favorece al administrador.
• No conservar extractos y comprobantes. Sin contabilidad clara, probar malversación es más difícil.
• Actuar unilateralmente (retirar fondos, cambiar firmas) sin convocatoria formal. Eso puede invalidar acciones posteriores.
• Mezclar cuentas personales y societarias sin evidencia documental. Facilita la defensa del acusado.
• Retrasar la actuación cuando hay riesgo de desvío de activos. La demora puede permitir que se oculten bienes.