Si recibió una sanción por no afiliación o por no pago de seguridad social, lo primero es revisar la notificación y la documentación de las obligaciones: contratos, nóminas y recibos de pago. Puede existir error formal, confusión sobre la naturaleza de la relación o incumplimiento real. Prepare una respuesta por escrito con pruebas y, si procede, negocie planes de pago o presente los recursos administrativos correspondientes mientras reúne prueba para la defensa.
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Que usted tenga razón frente a una sanción por seguridad social depende de tres elementos: 1) la naturaleza real de las relaciones laborales (si eran trabajadores o contratistas); 2) la existencia o no de pagos y comprobantes debidamente conservados; 3) la correcta aplicación de la norma por parte de la entidad que sanciona. Si su empresa puede demostrar que contrató prestadores de servicios independientes y que recibió facturas o comprobantes de pago, su posición mejora. Si, por el contrario, hubo omisión en la afiliación y en los aportes, la sanción puede ser procedente.
Revise la notificación con atención: identifique a qué periodo y a qué trabajadores se refiere, qué conceptos imputa y qué sanciones y exigencias formula. Muchas notificaciones incluyen errores de identificación o periodos ya cubiertos; detectarlos puede servir de base para la defensa administrativa.
Además, las autoridades suelen imponer sanciones y exigir el pago retroactivo de aportes si consideran que existió relación laboral encubierta. La existencia de prueba documental de pagos y de la naturaleza independiente del servicio es determinante.
Acciones que puede hacer usted solo: reunir documentación y presentar respuesta a la autoridad. Necesita abogado para recursos administrativos complejos, negociación con la entidad sancionadora y, en su caso, defensa contenciosa ante la jurisdicción administrativa o el inicio de acciones judiciales.
1) La sanción se revoca o corrige. Si prueba que hubo error en la notificación o que la deuda está saldada, la entidad puede revocar o disminuir la multa. Esto suele ocurrir cuando hay pruebas claras de pago o identificación equivocada.
2) Acuerdo o plan de pago con la entidad. Puede negociarse la reducción o fraccionamiento de la deuda, especialmente si la empresa demuestra buena fe y presenta garantías de pago. Esto suele ser una solución práctica para evitar medidas de cobro forzoso.
3) La sanción se mantiene y se exige cobro. Si la entidad confirma la sanción, se exigirá el pago de aportes y multas y pueden iniciarse medidas de cobro coactivo. Si la empresa no cumple, pueden imponerse embargos sobre cuentas bancarias u otros bienes de la sociedad.
Y si gano la impugnación, ¿recupero lo pagado? Si la entidad revoca la sanción o usted demuestra pago previo, puede solicitar devolución o compensación, pero el proceso administrativo para recuperar sumas puede ser independiente y requerir trámite propio.
Puede responder inicialmente usted mismo y recopilar pruebas. Necesitará abogado si la entidad confirma la sanción, si se inicia proceso de cobro coactivo, o si quiere impugnar el acto administrativo ante la jurisdicción. Un abogado le ayudará a negociar plan de pago y a presentar recursos administrativos o contenciosos. Si su empresa tiene limitaciones económicas, consulte opciones de defensa pública o asesoría especializada.
Otros problemas frecuentes en startups
Solicite a la entidad la verificación de pagos y aporte recibos o comprobantes. Si existe error en la identificación del pago, presente la prueba y pida la corrección administrativa; conserve la constancia de la gestión.
Sí. Si la deuda queda firme y no se acuerda pago, la entidad puede iniciar cobro coactivo y embargar cuentas o bienes de la empresa. Negociar un plan de pago puede evitar estas medidas.
Puede convenir si la empresa no puede cancelar la deuda de una sola vez. Un plan de pago con la entidad evita medidas de cobro y reduce riesgo de sanciones adicionales; negocie condiciones con apoyo contable y legal.
Sí, mediante recursos administrativos y, posteriormente, acciones contencioso administrativas. En casos de vulneración de derechos fundamentales también puede proponerse acción de tutela. La estrategia depende de las circunstancias del caso.
Comprobantes de pago, facturas, contratos y comunicaciones con los trabajadores o prestadores. También son útiles soportes contables y reportes de nómina que muestren los aportes realizados.
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