Multa o requerimiento por parafiscales (UGPP)

¿Tienes razón?

Tres cuestiones definen si la actuación de la UGPP es sostenible. Primero: la correcta calificación de la relación laboral y de los conceptos sujetos a aportes. La UGPP cuestiona habitualmente si ciertos pagos eran salario y, por tanto, base para aportes parafiscales y seguridad social. Si esos conceptos estaban pagados bajo formas contractuales legítimas o beneficiaban de exenciones, su argumento puede prosperar.

Segundo: la exactitud de los registros y soportes. La UGPP basa sus requerimientos en cruce de información entre planillas, pagos y reportes. Si usted tiene comprobantes de pago, desprendibles, movimientos bancarios y contratos que expliquen la naturaleza de los pagos, podrá controvertir el requerimiento.

Tercero: procedimientos formales. La UGPP debe motivar su cálculo y notificar correctamente. Si existen errores formales en la notificación o en el procedimiento de fiscalización, usted puede impugnar los requerimientos por vicios procesales.

Si reúne pruebas claras sobre la naturaleza de los pagos y detecta errores en los cálculos o en la notificación, tiene bases para una defensa administrativa o judicial.

Cómo se soluciona

1. Examine la notificación con detalle. Anote los conceptos cuestionados, los periodos, y el cálculo que la UGPP presenta como base. Identifique si se trata de salarios, prestaciones o rubros no constitutivos de salario.

1. Reúna toda la documentación. Copias de nóminas, contratos de trabajo y de prestación de servicios, comprobantes de pago, planillas EPY/PAEP o los formatos que correspondan, consignaciones bancarias y declaraciones ante la seguridad social y parafiscales. Organice la información por periodos que cuestiona la UGPP.

1. Formule derecho de petición si necesita aclaraciones o copias de la actuación. Solicite la motivación del cálculo y los soportes que usaron para la determinación. Conservé la constancia de radicación; es una prueba de que solicitó información y puede ser exigida en fases posteriores.

1. Presente las pruebas y las observaciones ante la UGPP en el trámite previsto. Aclare concepto por concepto por qué ciertos pagos no constituyen base para aportes o por qué hubo errores de cálculo.

1. Evalúe la conciliación administrativa o un recurso. La UGPP admite impugnaciones técnicas: la defensa puede incluir peritajes contables, certificaciones de pago, y argumentación jurídica sobre la calificación de conceptos. Si la decisión es adversa, se puede acudir a la jurisdicción contenciosa-administrativa para impugnarla.

Cuándo necesitar abogado: casi siempre necesita asesoría técnica-contable y jurídica para contradecir los cálculos y presentar pruebas en forma efectiva, sobre todo cuando se cuestionan grandes sumas o hay riesgos de sanción severa. Un contador forense suele acompañar al abogado para rebatir la metodología de cálculo.

Qué puede pasar

1) Se corrige el cálculo. Si la UGPP reconoce errores tras revisar la documentación, puede reducir o anular el requerimiento. Esto ocurre cuando la empresa prueba que ciertos pagos no integran salario o que hubo duplicidades en la información reportada.

2) Conciliación o acuerdo. En algunos casos la UGPP ofrece conciliaciones administrativas donde se pacta el pago de la obligación con descuentos o plazos; antes de aceptar, evalúe con asesoría si la oferta es adecuada y si cubre todos los riesgos.

3) Procedimiento sancionatorio y cobro. Si se mantiene la determinación, la UGPP puede imponer liquidaciones y orden de cobro; la ejecución puede acarrear embargos y acciones para garantizar el pago. Ante una decisión desfavorable, procedería la vía contencioso-administrativa para discutir la legalidad del acto.

Y si gana, ¿cobro? Si la UGPP le reconoce error y su empresa demuestra pagos en exceso, podrá reclamar la devolución o la compensación en periodos siguientes según la normativa aplicable, aunque el mecanismo dependerá de lo que determine la UGPP en cada caso.

Errores que arruinan el caso

• No conservar planillas ni comprobantes de pago: sin esos documentos es muy difícil rebatir los cálculos.
• Mezclar mal contratos y pagos: etiquetar indebidamente conceptos sujeta la empresa a mayores cargos.
• No solicitar aclaraciones por escrito: la falta de un derecho de petición con pruebas limita su capacidad de defensa.
• No contratar asesoría contable especializada: la metodología de cálculo de la UGPP suele requerir réplica técnica.
• Aceptar ofertas de conciliación sin asesoría: puede renunciar a defensas importantes a cambio de pagos innecesarios.