Me sancionó la DIAN por errores en facturación electrónica

¿Tienes razón?

No puedo decir sí o no: lo que importa son varios elementos que determinan si la sanción es procedente. Primero, la naturaleza del error en la facturación electrónica: errores formales aislados (como campos mal diligenciados) tienen distinta consideración que emitir documentos inexistentes, duplicados o modificar facturas para evadir impuestos. Segundo, si hubo intención o negligencia grave: la DIAN evalúa si el contribuyente actuó con responsabilidad fiscal y usó los medios técnicos adecuados. Tercero, la prueba técnica: los archivos XML, los archivos de respuesta del sistema de facturación electrónica, los reportes de transmisión y las marcas de tiempo. Cuarto, la regularización previa: si usted corrigió o anuló las facturas al detectar el error y puede demostrarlo, eso pesa a su favor.

En el caso de startups que usan facturación electrónica por primera vez o a través de un proveedor externo, muchas sanciones vienen por fallas de implementación o por no mantener soporte técnico adecuado. Si la DIAN alega un incumplimiento formal y usted puede presentar los archivos originales y los log de transmisión, su defensa mejora. En cambio, si faltan soportes o si hay manipulación de documentos, la sanción tiende a sostenerse.

Cómo se soluciona

1. Reúna la documentación técnica y comercial: exporte los XML de las facturas señaladas, los archivos de respuesta del operador tecnológico o del software, los reportes de envío, las constancias de autorización y las conciliaciones contables que coincidan con las operaciones. Si cobró por tarjeta, adjunte los extractos que muestren la operación.

1. Prepare una explicación técnica y comercial: describa cómo funciona su proceso de facturación, quién es el proveedor, qué controles tenía y qué causó el error. Acompañe con evidencias de que la falla fue técnica o humano y de las medidas adoptadas para corregirla.

1. Si hay facturas erradas, haga los ajustes formales que la normativa exige (anulación, documento de ajuste, corrección según el procedimiento aplicable) y deje constancia de esas correcciones. No improvise; siga el procedimiento técnico para que las correcciones sean válidas.

1. Responda a la notificación de la DIAN con la documentación anterior y solicite la revisión. Mantenga la comunicación por los canales formales y guarde constancias de radicación.

1. Evalúe una conciliación tributaria si la DIAN lo propone. En algunas situaciones, regularizar y colaborar disminuye el riesgo de sanción mayor.

1. Si la sanción sigue y considera que hay error de hecho o de derecho, la vía recursal administrativa es la alternativa. Prepare un recurso bien fundado con soporte técnico y contable.

En muchos casos la clave es demostrar diligencia: controles, auditorías internas, y la pronta corrección de errores. No basta afirmar; hay que aportar prueba técnica.

Qué puede pasar

1. Se corrige sin sanción mayor: si la DIAN reconoce que la falla fue técnica y se regulariza, puede terminar en una corrección formal sin medidas adicionales.

1. Acuerdo o reducción de la sanción: si hay disposición a colaborar y a corregir, la DIAN puede aceptar medidas de regularización que limiten el impacto. Un acuerdo puede ser ventajoso si evita un proceso prolongado y mayores sanciones.

1. Procedimiento sancionatorio: si la DIAN encuentra indicios de fraude o de reiterado incumplimiento, puede imponer sanciones tributarias. Si decide impugnar la sanción, la impugnación administrativa y la posterior acción contenciosa son las rutas. Tenga en cuenta que una sentencia favorable no garantiza la recuperación de costos si la empresa es insolvente.

Errores procesales o técnicos pueden convertir una sanción leve en un problema mayor si no se documenta la corrección ni se demuestra la ausencia de dolo.

Errores que arruinan el caso

• No conservar los archivos XML ni los reportes de transmisión. Sin ellos, la defensa técnica se debilita.
• Modificar archivos sin dejar rastro o sin seguir el procedimiento de anulación y corrección.
• Delegar todo al proveedor y no tener contratos o evidencias de control sobre su funcionamiento.
• Responder tarde o con documentación incompleta ante la DIAN; la falta de claridad empeora la impresión.
• No asesorarse cuando la DIAN alega intencionalidad: en esos casos la defensa técnica y tributaria especializada es esencial.