Problemas con la escritura y su radicación

¿Tienes razón?

Tres cosas determinan si su posición es fuerte: la existencia de la escritura pública que contenga la constitución y los estatutos; la radicación o inscripción en la Cámara de Comercio y la congruencia entre ambos; y si hubo formalidades no cumplidas (comparecencias, firmas, autorización de aportes no dinerarios). Si la escritura no existe, o existe pero no se radicó, la sociedad puede estar formalmente incompleta y eso afecta la representación y la protección legal. Si hay errores en la escritura —por ejemplo, nombre de socios, capital suscrito o clausulas—, la posibilidad de corregirlos depende de si la corrección es un mero error material o si afecta derechos de terceros.

Cómo se soluciona

1. Reúna la documentación.

• Solicite copia de la escritura en la notaría que la protocolizó. Pida el historial del Registro Mercantil en la Cámara de Comercio para saber si fue radicada y qué consta inscrito.
• Reúna comunicaciones con el notario o la Cámara, recibos de pago por radicación o protocolos, y cualquier notificación que haya recibido.

1. Solicite aclaración o corrección en la notaría.

• Si detecta errores materiales (errores de mecanografía, nombres mal escritos), el notario puede expedir una fe de erratas o realizar la corrección mediante el trámite correspondiente. Conserve constancia de esa gestión.

1. Reclame por escrito a la Cámara de Comercio si la escritura no aparece radicada.

• Pida explicación y copia del expediente. Si la radicación fue rechazada por falta de documentos, corrija y aporte lo faltante.

1. Conciliación o vía judicial para impugnar o exigir la radicación.

• Si hay negativa de la Cámara o si un socio impide la inscripción, la vía es la conciliación y, de persistir la controversia, la demanda ante el juez civil para que se ordene la inscripción o la subsanación.

Qué hace usted y qué necesita profesional:

• Usted puede pedir copias, exigir información por escrito y llevar la documentación a la notaría y Cámara. Necesita abogado cuando hay disputas entre socios, cuando hay sospecha de fraude en la constitución, o cuando la Cámara o un tercero se niega a inscribir.

Qué puede pasar

1) Se arregla con una carta o gestión administrativa.

• Muchas veces un trámite administrativo resuelve el problema: corrección en la notaría, aporte de documentos y posterior radicación en la Cámara. Este camino evita litigio y es el resultado más habitual.

2) Acuerdo o conciliación entre socios.

• Si el problema es un conflicto interno, la conciliación puede pactar la subsanación de errores, la protocolización de complementos o el reconocimiento de aportes. Un acta de conciliación evita escaladas.

3) Juicio para ordenar la radicación o impugnar la constitución.

• Si hay fraude o negativa injustificada, un juez puede ordenar la inscripción o declarar la nulidad de actos. Si la escritura es nula por vicios, las consecuencias pueden ser graves: afectación de la existencia jurídica y responsabilidad frente a terceros. Si pierde quien reclama, puede costarle costas procesales.

Y si gana, ¿cobro o efecto?

Ganar puede traducirse en que se ordene la inscripción, la corrección o la nulidad de actos que perjudiquen a un socio. El efecto práctico depende de si terceros confiaron en la situación anterior: en algunos casos será necesario notificar a terceros y regularizar situaciones frente a bancos, proveedores y contratos.

Errores que arruinan el caso

• No solicitar copia de la escritura en la notaría y dejar pasar el tiempo: si no tiene el documento, no puede iniciar trámites de subsanación.
• No conservar comprobantes de radicación o pagos: sin recibos es más difícil demostrar que usted cumplió con los trámites.
• Intentar inscribir cambios por fuera de los canales oficiales: las inscripciones informales no prueban nada.
• No actuar frente a errores evidentes: la tolerancia a errores documentales puede permitir que terceros adquieran derechos que complican la corrección.
• No usar la conciliación cuando es procedente: puede perder la oportunidad de resolver el conflicto sin juicio.