La notaría retiene el testamento o pide mucho dinero para entregarlo

¿Tienes razón?

Tres cosas determinan si la notaría actúa correctamente: si el testamento fue depositado con cláusulas de reserva o bajo retención por mandato, si existe un proceso judicial o medida cautelar que impida su entrega, y si la notaría está exigiendo pagos que no corresponden a tarifas oficiales. En Colombia las notarías y oficinas de registro tienen tarifas reguladas para la expedición de copias y certificados; pedir sumas superiores o condicionar la entrega a pagos no tarifados puede ser abuso. Sin embargo, la notaría puede retener temporalmente documentos si existe mandato judicial, solicitud de autoridad o duda sobre autenticidad que requiera investigación. Antes de concluir que la notaría “cobra de más”, usted debe pedir por escrito la motivación y la referencia legal o la orden judicial que sustente la retención.

Si el testamento es público y no hay medida judicial, su derecho es a que le entreguen copia o acceso razonable al documento, previa acreditación de su interés legítimo o de su condición de heredero, albacea o apoderado. La notaría debe dar información sobre procedimientos y sobre tarifas aplicables.

Cómo se soluciona

1. Pida por escrito (y guarde copia) la razón de la retención. Solicite que indiquen la norma o el requerimiento judicial que obliga a retener el testamento. Pida también el detalle de los cobros que exigen, la naturaleza del pago y el soporte tarifario.

1. Presente un derecho de petición dirigido a la notaría solicitando entrega de copia o certificación del testamento y requiriendo la motivación legal de cualquier cargo. El derecho de petición obliga a respuesta y le deja constancia del reclamo.

1. Si la respuesta es insatisfactoria o no llega, valore la presentación de una acción de tutela si entiende que se vulneran derechos fundamentales (acceso a la administración de justicia, derecho a la propiedad o al debido proceso). La tutela puede ser una vía rápida cuando el asunto afecta el ejercicio de un derecho esencial y hay documentación que lo evidencie.

1. Si la disputa es sobre tarifas, consulte la normatividad notarial y la Superintendencia de Notariado y Registro. Puede presentar queja administrativa ante la entidad competente por cobros indebidos.

1. Si hay sospecha de falsedad o de irregularidad en la firma, pida que la notaría ponga el testamento a disposición del juez para que se decida sobre su validez. En esos casos la actuación judicial es la vía para resolver la entrega.

Acciones que puede hacer usted solo: solicitar por escrito la motivación, presentar derecho de petición, pedir copia simple o certificación, y reclamar ante la Superintendencia. Cuándo necesita abogado: si la notaría invoca medidas judiciales, si hay conflicto entre herederos por la entrega, o si planea acudir a la tutela o a un proceso declarativo sobre la validez del testamento.

Qué puede pasar

1) Se arregla con una carta o pago legítimo: si efectivamente hay tarifas por copias o certificaciones, usted paga la suma legal y obtiene el documento. Es la salida más frecuente cuando la notaría solo reclama tasas regladas.

2) Conciliación o resolución administrativa: si hay conflicto sobre cobros, la disputa puede resolverse mediante trámite ante la Superintendencia o en conciliación con la notaría, con devolución parcial o ajuste del cobro.

3) Litigio: si la notaría retiene sin base legal o existe disputa sobre la autenticidad, la vía judicial o la tutela resolverá. Si pierde la acción, puede que la notaría tenga razón por una orden judicial; si gana, la notaría deberá entregar el documento y podría afrontarse sanciones administrativas. Recuerde: una sentencia solo vale si tiene quien la ejecute; si la notaría tiene bienes limitados, las sanciones administrativas son la herramienta adecuada.

Errores que arruinan el caso

• Firmar recibos de pago sin exigir factura o soporte tarifario que justifique el cobro.
• No dejar constancia por escrito de las solicitudes: sin acuses es su palabra contra la notaría.
• Presentar reclamaciones públicas sin agotar el derecho de petición y las vías administrativas previas.
• Desatender la posibilidad de tutela cuando hay vulneración de derechos esenciales: en asuntos decisivos la tutela es una herramienta eficaz.
• Enfrentarse a la notaría sin reunir pruebas de su interés legítimo (ser heredero, albacea, apoderado), lo que debilita su reclamo.