Me han abierto acta por no dar de alta y afiliar a trabajadores

¿Tienes razón?

No basta con decir que había un contrato verbal o que el trabajador era independiente. La Inspección y la autoridad de seguridad social examinan la realidad: quién dirige la labor, quién paga el salario, el horario, la prestación personal del servicio y la dependencia. Tres elementos definen si hay obligación de afiliar y cotizar: la existencia de una relación laboral real (subordinación), la prestación personal y la remuneración. Si esas condiciones existen, la falta de afiliación puede resultar en sanción y en requerimiento de cotizaciones atrasadas.

Si usted es empleador: su defensa puede basarse en demostrar que el trabajador era realmente independiente (prestador de servicios), aportando contratos de prestación de servicios, facturas, pruebas de autonomía y estructura empresarial propia del trabajador. Si no existen esos elementos, la Inspección puede considerar que hubo mera simulación y ordenar la afiliación retroactiva.

Si usted es trabajador: demostrar la subordinación y las condiciones de la prestación (horario, herramientas del empleador, dependencia) fortalece la reclamación de afiliación y cotizaciones. La falta de afiliación vulnera derechos de salud y pensión y permite exigir la correspondiente afiliación y pago de aportes.

Importa además la temporalidad y la existencia de pruebas como recibos, transferencias, correos que muestran instrucciones y órdenes de servicio.

Cómo se soluciona

1. Obtenga copia del acta y del informe de la Inspección para conocer la imputación exacta: número de trabajadores afectados, periodos y base de la inspección.

1. Reúna contratos, facturas, comprobantes de pago, listas de asistencia, comunicaciones y cualquier documento que muestre la naturaleza de la relación (facturas de un independiente, órdenes de compra, comprobantes de pago por servicios). Exporte chats y correos que muestren autonomía o subordinación.

1. Si hubo error administrativo, regularice: afiliación, pago de aportes y calendario de pago. A veces la corrección voluntaria mitiga sanciones; en otros casos hay que negociar con la entidad gestora o con la Inspección.

1. Si la Inspección propone sanción, presente alegaciones técnicas y, si procede, recurra la decisión con soporte probatorio. Si la relación es discutida, el empleador puede tener que probar la naturaleza independiente del vínculo.

1. Si usted es trabajador, promueva la afiliación y la liquidación de prestaciones sociales mediante la vía administrativa o laboral. Un abogado laboral puede ayudar a valorar la mejor vía para reclamar cotizaciones y prestaciones.

Actúe ya: pida copia del acta y recopile contratos y comprobantes de pago. Si hay trabajadores sin afiliación, evalúe regularizar y buscar asesoría para negociar sanciones.

Qué puede pasar

1) Se corrige con regularización: si la empresa regulariza y afilia, la Inspección puede reducir o no imponer sanción grave, dependiendo de la voluntad y de la gravedad. Muchas empresas subsanan y pagan aportes pendientes para cerrar la actuación.

2) Acuerdo o conciliación: si hay conflicto con un trabajador, la conciliación individual puede resolver la afiliación retroactiva y el pago de aportes. Esto evita sanciones mayores en algunos casos.

3) Sanción administrativa y cobro de aportes: si la Inspección considera que hubo reincidencia o simulación, puede imponer multas y requerir el pago de aportes atrasados. En casos de simulación, la entidad puede trasladar responsabilidades y exigir el pago con intereses y sanciones.

Si gana una impugnación, la restitución de recursos y la rehabilitación administrativa dependerán de los trámites y de la existencia de pagos ya realizados.

Errores que arruinan el caso

• Presentar contratos de prestación de servicios falsos o incompletos: ello demuestra simulación.
• No conservar comprobantes de pago o facturas que respalden la independencia del trabajador.
• Pagar "en efectivo" sin registro: dificulta probar la verdadera naturaleza de la relación.
• No pedir copia del acta: sin conocer la imputación exacta es difícil defenderse.
• Intentar ocultar la realidad laboral: eso empeora sanciones y puede generar responsabilidad penal en casos graves.