Me demandan por retener aportes a seguridad social

¿Tienes razón?

La demanda por retener aportes a la seguridad social puede surgir por diferentes vías: reclamación de un trabajador, acción de la UGPP, o incluso investigación penal si se sospecha de apropiación o fraude. Tres elementos determinan si la situación es crítica: la existencia de planillas y soportes de pago que acrediten la liquidación, los comprobantes de pago efectivamente realizados a seguridad social y parafiscales, y la intención o uso de esos recursos por parte del empleador. Si usted tiene planillas y comprobantes, pero no pagó por problemas de liquidez, suele ser un problema administrativo o laboral; si hay pruebas de que se retuvieron y usaron para otros fines, la cuestión puede escalar a penal.

Además, importa la frecuencia y el patrón: errores aislados con muestras de intento de corrección se tratan distinto a esquemas sistemáticos de retención. También cuenta si intentó regularizar las obligaciones y documentó intentos de pago o acuerdos con entidades de seguridad social.

Cómo se soluciona

1. Reúna documentación laboral y contable: contratos de trabajo, liquidaciones, planillas, certificados de afiliación, comprobantes de pago, conciliaciones bancarias y declaraciones a entes de control. Exporte la información del sistema de nómina y guarde respaldos.
2. Verifique los soportes de pago: identifique qué periodos están en disputa y qué montos aparecen como no pagados o parcialmente pagados. Solicite certificaciones bancarias y de seguridad social que confirmen el estado de pagos.
3. Comuníquese con el trabajador o con la entidad que demanda para intentar un arreglo o conciliación extrajudicial en derecho si procede: muchas reclamaciones laborales se solucionan con acuerdos que incluyen pago y generación de garantías.
4. Si la UGPP u otra autoridad fiscal presenta requerimiento, responda con los soportes y, si hace falta, proponga un plan de regularización acompañado de prueba de ingresos y egresos.
5. Si hay riesgo penal (acusaciones de apropiación indebida), busque asesoría penal y prepare pruebas que demuestren la destinación real de los recursos o la imposibilidad económica y las gestiones de regularización.
6. Valore la necesidad de auditoría externa o contador que avale la contabilidad y prepare informes periciales.

Acciones personales: recopilar contratos, planillas y comprobantes; intentar conciliación extrajudicial. Acciones para abogado y contador: negociar con autoridad, preparar defensa en proceso laboral o penal, y presentar peritajes.

Qué puede pasar

1) Se resuelve con pago o acuerdo: en muchos casos, la disputa se cierra mediante pago de las cotizaciones e intereses, o mediante un acuerdo de pago que evita mayores consecuencias.

2) Sanciones administrativas o laborales: la UGPP o el juez laboral pueden imponer sanciones, exigir pago de aportes y de intereses, o condenar al empleador a resarcir al trabajador. Un acuerdo puede ser la opción menos riesgosa si la empresa tiene capacidad de pago.

3) Procedimiento penal: si hay evidencia de apropiación y ocultamiento sistemático de aportes, puede abrirse investigación penal por apropiación de recursos destinados a la seguridad social. La vía penal implica imputación, medidas cautelares y posible juicio.

Y si gana, ¿recupera reputación y bienes? Una sentencia favorable puede cerrar la vía penal o administrativa, pero la recuperación de la confianza laboral y la regularización ante entes de control puede requerir medidas adicionales y transparencia contable.

Errores que arruinan el caso

• No conservar nóminas, contratos o comprobantes de pago.
• Mezclar fondos de la empresa y de seguridad social para cubrir gastos operativos.
• No intentar conciliación o pago parcial cuando hay posibilidad de cerrar el conflicto extrajudicialmente.
• Ignorar requerimientos de la UGPP o notificaciones laborales: no responder empeora la posición.
• Hacer pagos informales sin dejos documentales que los respalden.