Me están cobrando mal las cuotas de administración

¿Tienes razón?

Tres cosas determinan si su queja sobre la cuota de administración prospera. Primera: el régimen interno. La cuota ordinaria y los gastos extraordinarios deben estar aprobados por la asamblea de copropietarios o por el reglamento; el valor que le cobran debe corresponder a esa aprobación. Segunda: la forma de cálculo. Debe existir un criterio objetivo en el reglamento o en el acuerdo de asamblea para repartir gastos (coeficiente de copropiedad, proporcionalidad u otro). Tercera: la publicidad y la contabilidad. La administración está obligada a llevar libros, registros y entregar soportes que expliquen la liquidación. Si la administración cobra conceptos no previstos en el presupuesto aprobado, o incluye rubros personales del administrador, su posición es débil salvo que pruebe autoría o acuerdo.

Si la cuota aumentó y no existe acta que lo apruebe, tiene base para oponerse. Si la administración le aplica multas o intereses sin procedimiento interno o sin notificación adecuada, también puede impugnar esos cargos. Ojo con cuotas extraordinarias: deben justificarse técnicamente y aprobarse en asamblea; si se usan para gastos impropios, puede reclamar su nulidad.

Cómo se soluciona

1) Pida la documentación por escrito. Solicite copia del reglamento de propiedad horizontal, actas de asamblea donde se aprobó el presupuesto, el cálculo de la cuota, la contabilidad correspondiente al periodo y los soportes de los gastos que componen la liquidación. Haga la petición mediante comunicación con constancia de recibido o derecho de petición si lo desea.

2) Revise y documente las discrepancias. Compare el presupuesto aprobado con la liquidación que le enviaron. Identifique conceptos que no aparecen en el acta o que parecen duplicados. Si tiene recibos de pagos anteriores, compárelos para detectar errores aritméticos o cambios de coeficientes.

3) Reclame ante la administración. Envíe una reclamación formal y pida la rectificación o una explicación detallada. Adjunte copias de las pruebas y pida la corrección de la factura o comprobante. Guarde la comunicación y la respuesta.

4) Lleve el asunto a la asamblea o a la conciliación. Puede pedir que se convoque a asamblea para revisar la liquidación o solicitar conciliación para resolver la controversia. La conciliación es requisito de procedibilidad para muchos asuntos civiles y suele ser el escenario en el que se revisan y pactan correcciones.

5) Si la administración no corrige, prepare la acción judicial. La demanda puede pedir la nulidad de cobros indebidos, la devolución de lo pagado de más o la reparación por daños y perjuicios si hubo conducta dolosa. En la demanda se exige la contabilidad y se solicita la condena en costas si procede.

En qué necesita abogado: si la administración responde con argumentos técnicos, si hay multas significativas, si la asamblea es hostil o si hay posibles responsabilidades penales o disciplinarias del administrador. Si su situación económica justifica justicia gratuita, consignarlo puede facilitar la asistencia legal.

Qué puede pasar

1) Se arregla con una carta. A menudo la administración rectifica tras recibir un reclamo formal y devuelve o acredita el valor cobrado de más. Esto evita la asamblea y el pleito.

2) Acuerdo o conciliación. En conciliación puede acordarse revisar la contabilidad, un reembolso parcial y establecer controles para evitar repeticiones. Un acuerdo es práctico porque impone un plan de cumplimiento inmediato.

3) Juicio. Si va a juicio, el juez examinará el reglamento, las actas y la contabilidad. Si usted prueba cobros indebidos, puede obtener la devolución y condena en costas. Si el administrador demuestra correcta actuación, puede perder y pagar costas. Además, una sentencia contra la copropiedad exige ejecución para cobrar.

Y si gana, ¿cobro? Obtener la sentencia no garantiza el efectivo si la copropiedad carece de fondos en ese momento; sin embargo, la sentencia facilita la cobranza y la exigencia de medidas para ejecutar el crédito.

Errores que arruinan el caso

• No pedir la contabilidad por escrito: sin la documentación oficial la reclamación queda en palabra contra palabra.
• Tirar recibos o no conservar comprobantes de pago.
• No acudir a la asamblea o no usar la conciliación cuando es requisito.
• Hacer pagos en efectivo sin recibo que justifique la aplicación a la cuota debida.
• Firmar acuerdos verbales con la administración sin dejar constancia documental del alcance.