Si una auditoría externa pide documentación y aparecen irregularidades, la fundación no puede ocultarlas ni improvisar. Lo que importa es la naturaleza de la irregularidad, si afecta a la responsabilidad de los gestores y si supone riesgo de sanción o de reproche por el Protectorado. El primer paso es recopilar la prueba, evaluar el alcance y decidir correcciones y comunicaciones formales.
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No siempre que la auditoría encuentra “irregularidades” hay delito o responsabilidad grave. Tres factores determinan la gravedad. Primera, la tipología de la irregularidad: errores formales de contabilización no son lo mismo que apropiación indebida de fondos o falsedad documental. Segunda, la intención: una deficiente práctica administrativa por desconocimiento tiene distinta consecuencia que la manipulación deliberada. Tercera, el alcance: si el problema afecta a una cifra insignificante para la entidad el remedio puede ser interno; si compromete la solvencia, los objetivos fundacionales o la confianza de financiadores públicos, las consecuencias serán mayores.
La auditoría externa tiene poder para solicitar información y emitir un informe que refleje su opinión. Si el auditor detecta hechos que podrían ser constitutivos de infracción administrativa o delito, puede advertirlo en su informe o informar a las autoridades competentes según su deber de colaboración. Por eso no es buena estrategia esconder información: eso suele agravar las consecuencias.
Qué puedes hacer sin abogado: recolectar la documentación, documentar las medidas internas y comunicar a financiadores cuando los contratos lo exijan. Cuándo necesitas abogado: si hay indicios de delito, riesgo de sanción administrativa relevante, o si los financiadores amenazan con recuperar ayudas.
Y si ganas, ¿cobras? En procedimientos sancionadores o penales no suele haber una “cobranza” a favor de la fundación salvo que la sentencia ordene reparaciones. La recuperación efectiva depende de la situación patrimonial de los responsables y de la existencia de seguros que cubran la responsabilidad.
Si las irregularidades son formales y no afectan a terceros ni a subvenciones, puedes gestionar internamente la corrección y la comunicación con el auditor. Necesitarás abogado si hay riesgo de sanción administrativa o penal, si los financiadores exigen reintegros, o si la situación implica posibles responsabilidades personales de gestores. Un abogado te ayudará a redactar comunicaciones, coordinar la defensa y negociar con autoridades. Si la fundación puede acceder a asistencia jurídica, consúltalo.
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Sí, según su deber profesional el auditor puede apuntar en su informe hechos que puedan ser constitutivos de infracción y, en algunos supuestos, existe la posibilidad de comunicación a autoridades competentes. La mejor conducta es colaborar y preparar una explicación documentada de lo ocurrido.
Reconocer errores y presentar un plan de corrección ayuda a mitigar consecuencias, especialmente cuando la conducta nació de una mala praxis administrativa. Sin embargo, si hay indicios de conducta dolosa, la corrección no evita necesariamente sanciones o responsabilidades penales.
Contratos, facturas, extractos bancarios, actas de órgano de gobierno, listados de personal, justificantes de subvenciones, informes de proyectos y documentación contractual con financiadores son las piezas más habituales. Ten todo ordenado y accesible.
Si el informe contiene errores relevantes y motivan daños a la fundación, existe la posibilidad de reclamar al auditor. Eso requiere un análisis técnico y jurídico para valorar la procedencia de la reclamación y la posibilidad de reparación.
La decisión de suspender debe tomarse con prudencia y con base en indicios sólidos. Suspender sin causa puede derivar en reclamaciones laborales; no suspender ante indicios claros puede agravar responsabilidades. Evalúa con asesoramiento y documenta la decisión.
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